Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu là một bảng mà bạn tự quyết định hàng và cột. Bạn có thể lưu số liệu hằng ngày và sổ ghi chép trong đó. Bảng đã tạo có thể liên kết với mục tiêu, hoặc nhờ AI ghi dữ liệu vào.

Mở và tạo

• Mở: Trên PC, nhấn "Khác" ở thanh bên → "Tính năng khác" → "Lưu trữ dữ liệu" → thẻ "Cơ sở dữ liệu". Trên điện thoại, nhấn "Cơ sở dữ liệu" bên dưới "Khác" trong menu (≡) ở góc trên bên trái. Với tổ chức mới tạo, tính năng này có thể đang bị khóa. Bạn dùng được sau khi hoàn thành thử thách "Tìm hiểu về cơ sở dữ liệu" hoặc nhấn "Bỏ qua và dùng ngay (không có điểm)" (→ Thử thách và khóa tính năng).
• Tạo: Nhấn "Tạo" trong danh sách, chọn tên, tên cột khóa và loại khóa, rồi nhấn "Tạo". Người tạo là người phụ trách. Khóa là cột dùng để phân biệt các hàng. Với bảng theo ngày, ngày là khóa. Một bảng không thể có hai hàng cùng khóa. Các cột khác được thêm ở "Cài đặt cột" của bảng đang mở. Khách và thành viên bên ngoài không tạo được bảng
• Tạo cùng AI: Nhấn "Tạo cùng AI" trong danh sách, AI sẽ hỏi bạn muốn ghi lại điều gì, quyết định đơn vị của hàng, khóa và các cột rồi tạo bảng. Những con số đầu tiên cũng do AI ghi. Nếu muốn ghi mỗi ngày, hãy quyết định nguồn lấy dữ liệu, ngày cần lấy và giờ chạy, rồi lưu các bước đó trong nội dung mục tiêu (cách giao việc giống Trang mục tiêu "Nhờ AI thực hiện")

Ghi và sửa hàng

• Thêm hàng: Nhấn "Thêm hàng" phía trên bảng, nhập giá trị khóa rồi lưu. Nếu đã có hàng cùng khóa, hàng đó sẽ được hiển thị
• Sửa giá trị: Nhấn vào giá trị cần sửa, nhập rồi lưu. Trên PC, Enter để lưu và Esc để hủy. Với cột quan hệ, hãy chọn từ dấu + bên cạnh giá trị để đổi. Cột công thức và cột tổng hợp được tính tự động nên không sửa được giá trị
• Xóa và khôi phục: Nhấn "Xóa hàng" ở hàng đó. Trong vòng 30 ngày, hãy đánh dấu "Hiển thị cả hàng đã xóa" phía trên bảng, rồi nhấn "Khôi phục hàng" ở hàng đó để lấy lại. Nếu đã có hàng cùng khóa thì không khôi phục được

Người sửa được hàng và giá trị là người có quyền "Sửa giá trị" trở lên (→ Phạm vi hiển thị và quyền).

Quyết định các cột

Khi nhấn "Cài đặt cột" phía trên bảng, ba mục sẽ hiện ra: "Tên cột", "Thêm cột" và "Cột đã xóa". Người mở được là người có quyền "Sửa cấu trúc" trở lên. Tên cột dài 1–64 ký tự, không được trùng tên và không dùng được { }.

Loại cột không đổi được sau khi đã tạo.

• Công thức: Viết các cột khác dưới dạng {tên cột} để tính. Ví dụ: {Chi phí quảng cáo} / {Lượt đăng ký}. Khi bạn nhập, màn hình sẽ kiểm tra công thức. Khi giá trị của cột được tham chiếu để trống, hoặc khi chia cho 0, kết quả sẽ để trống. Cột quan hệ không dùng trực tiếp được, nên hãy tổng hợp bằng cột tổng hợp
• Quan hệ: Chọn đối tượng cần nối từ "Bản ghi", "Mục tiêu", "Khách hàng" và "Định nghĩa KPI". Chỉ chọn được đối tượng khi tạo cột. Một giá trị quan hệ nối được tối đa 500 mục
• Tổng hợp: Chọn theo thứ tự "1. Cột quan hệ", "2. Mục cần tổng hợp" và "3. Cách tổng hợp". Cách tổng hợp chọn được thay đổi theo đối tượng được nối. Ví dụ: với hàng thì là số lượng, tổng và trung bình; với mục tiêu thì là số mục đã hoàn thành; với khách hàng thì là số lượng theo giai đoạn hiện tại. Chỉ đếm những đối tượng mà bạn có quyền xem, và không đếm những đối tượng đã xóa
• Sửa hoặc xóa cột: Chọn một cột trong "Tên cột" để đổi tên, định dạng và cài đặt tính toán. Khi xóa cột, các giá trị vẫn còn, và trong vòng 30 ngày bạn có thể lấy lại bằng "Khôi phục cột" trong "Cột đã xóa". Cột khóa và cột được công thức hoặc cột tổng hợp tham chiếu thì không xóa được
• Đổi khóa: Nhấn "Khóa: ◯◯" ở tiêu đề bảng rồi chọn "Đổi khóa". Khóa có thể gồm 1–3 cột kiểu văn bản, số, ngày, URL hoặc lựa chọn đơn. Nếu có giá trị trùng hoặc để trống thì không đổi được

Lọc, sắp xếp và tổng hợp

Phía trên bảng có "Bộ lọc", "Sắp xếp", "Nhóm", "Cột" và "Hàng tổng hợp".

• Bộ lọc: Đặt được tối đa năm điều kiện, và hiển thị các hàng khớp với tất cả
• Sắp xếp: Các hàng được sắp xếp theo một cột giá trị. Giá trị trống hiển thị ở cuối. Nếu không chọn gì, các hàng theo "Thứ tự khóa"
• Nhóm: Gom các hàng theo một cột
• Cột: Kéo tiêu đề cột để đổi thứ tự. Bạn cũng có thể chọn hiển thị hoặc cố định cột
• Hàng tổng hợp: Với mỗi cột, bạn chọn được tổng, trung bình, nhỏ nhất, lớn nhất, số lượng hoặc số hàng không trống. Tất cả hàng khớp với bộ lọc đều được tính. Cột công thức và cột tổng hợp không tổng hợp được

Bộ lọc và nhóm chỉ có tác dụng trên màn hình của chính bạn. Cách người khác nhìn không thay đổi. Khi người có quyền "Sửa giá trị" trở lên thay đổi thứ tự, độ rộng, hiển thị, cố định cột, sắp xếp hoặc hàng tổng hợp, thay đổi đó được lưu thành cách hiển thị của bảng và áp dụng cho mọi người. Cách hiển thị do người có quyền "Thành viên" thay đổi sẽ thành "Chỉ trên màn hình của bạn (không lưu)".

Tìm và sắp xếp từ danh sách

Danh sách hiển thị tên, số hàng, số cột, lần cập nhật gần nhất (người cập nhật và thời gian; nếu AI ghi thì là "AI của ◯◯") và quyền của bạn.

• Tìm: Tìm theo tên bằng "Tìm cơ sở dữ liệu". Với "Bộ lọc", bạn lọc được theo người phụ trách và thẻ, và đánh dấu "Bao gồm đã lưu trữ" thì các mục đã lưu trữ cũng hiện ra. Thứ tự sắp xếp chọn từ "Mới cập nhật trước", "Theo tên" và "Ngày tạo mới nhất"
• Sắp xếp: Từ "…" ở hàng, bạn chọn được "Quyền cơ sở dữ liệu", "Gắn hoặc gỡ thẻ", "Đặt hoặc chuyển vào thư mục" và "Lưu trữ". Thẻ và thư mục dùng được với người có quyền "Sửa giá trị" trở lên, còn lưu trữ dùng được với người có quyền "Sửa cấu trúc" trở lên
• Thư mục và lưu trữ: Khi xóa thư mục, các cơ sở dữ liệu bên trong chuyển lên thư mục cha. Nếu không có thư mục cha, chúng sẽ không thuộc thư mục nào. Cơ sở dữ liệu tạm thời chưa dùng thì cho vào lưu trữ. Khi cần dùng lại, hãy lấy lại bằng "Khôi phục từ lưu trữ" ở hàng đó

Liên kết với mục tiêu

Ở mục "Cơ sở dữ liệu" trong chi tiết mục tiêu, nhấn "Liên kết cơ sở dữ liệu", chọn bảng cần liên kết rồi nhấn "Liên kết". Người sửa được mục tiêu có thể dùng. Mục này nằm phía trên mục tài nguyên.

• Mục này hiển thị tên bảng, số hàng và lần cập nhật gần nhất. Hiển thị tối đa năm bảng, theo thứ tự mới liên kết trước, phần còn lại chỉ hiện số lượng là "N mục khác". Nhấn "Mở" để mở bảng
• Để gỡ, nhấn "…" ở hàng → "Hủy liên kết". Hủy liên kết không xóa bảng
• Đặt vào nội dung: Trong nội dung chi tiết mục tiêu, nhấn "Thêm widget" → "Cơ sở dữ liệu", chọn bảng rồi nhấn "Thêm vào nội dung". Nội dung sẽ hiện 20 hàng đầu của bảng. Nhấn "Mở trong Cơ sở dữ liệu" để mở bảng
• Liên kết với mục tiêu không làm thay đổi quyền xem cơ sở dữ liệu. Người không có quyền xem sẽ thấy "Bạn không có quyền xem" thay cho bảng trong nội dung

Phạm vi hiển thị và quyền

Mở "…" ở góc trên bên phải bảng → "Quyền cơ sở dữ liệu" để đặt phạm vi hiển thị và quyền của từng thành viên. Lựa chọn được lưu ngay khi chọn.

• Phạm vi hiển thị: Chọn "Hiển thị với tổ chức" (mặc định khi tạo) hoặc "Chỉ thành viên được chỉ định". Khi hiển thị với tổ chức, quyền mặc định của thành viên tổ chức là "Sửa giá trị"
• Quyền của từng thành viên: Chọn từ "Thành viên", "Sửa giá trị" và "Sửa cấu trúc". Quyền đặt riêng cho một người được ưu tiên hơn mặc định của tổ chức. "Gỡ quyền riêng" đưa người đó về mặc định
• Khách và thành viên bên ngoài: Mặc định của tổ chức không áp dụng cho họ, nên hãy đặt quyền riêng cho từng người. Khách chỉ xem được
• Chuyển chủ sở hữu: Trên màn hình quyền, chọn "Chuyển chủ sở hữu" trong thao tác của thành viên

Nhờ AI

• Bạn có thể giao bảng cho AI bằng "Tạo cùng AI" trong danh sách và "Nhờ AI" trên bảng. Với "Nhờ AI" trên bảng, bạn và AI cùng quyết định các bước ghi dữ liệu mỗi sáng
• Khi nhờ AI đã kết nối qua MCP, với các bảng bạn có quyền, AI có thể đọc danh sách và hàng, tạo bảng, đổi cột, ghi và xóa hàng, xóa và khôi phục, liên kết với mục tiêu, và đổi phạm vi hiển thị, quyền, người phụ trách, thẻ và thư mục (→ Hướng dẫn tích hợp MCP)
• Khi AI đã kết nối qua MCP làm việc trên mục tiêu đã liên kết, AI đọc tên bảng, số hàng, khóa, các cột và năm hàng đầu. Với bảng liên kết với mục tiêu cấp trên, AI chỉ đọc tên và số hàng
• Khi AI ghi vào bảng này mỗi sáng, giá trị của các hàng cùng khóa bị ghi đè bằng giá trị của AI. AI không ghi được vào bảng nếu người nhờ có quyền "Thành viên"

Cài đặt chi tiết

Những gì dùng được trong công thức

• Cách viết: Đặt văn bản trong "...". Công thức dài tối đa 2.000 ký tự. Đơn vị của dateAdd và dateDiff là "days" "months" "years", còn định dạng của formatDate là YYYY MM DD HH mm
• Tính toán: + - * /, round (chữ số thập phân 0–6), floor, ceil, abs, min, max
• Văn bản: &, concat, length, contains, replace, toText, format, toNumber
• Điều kiện: if(điều kiện, giá trị 1, giá trị 2), coalesce, empty, and, or, not, = != < <= > >=
• Ngày: today() (ngày hôm nay; trước 4 giờ sáng vẫn là ngày hôm trước), now(), dateAdd, dateDiff, year, month, day, formatDate

Giới hạn và thời gian các mục đã xóa được giữ lại

• Hàng, cột và cơ sở dữ liệu có thể khôi phục trong 30 ngày sau khi xóa. Quá 30 ngày thì không khôi phục được. Để xóa cơ sở dữ liệu, nhấn "…" trên bảng → "Xóa cơ sở dữ liệu". Chỉ người phụ trách làm được. Để khôi phục cơ sở dữ liệu đã xóa, người phụ trách hoặc quản trị viên tổ chức nhờ AI
• Một tổ chức tạo được tối đa 300 cơ sở dữ liệu (kể cả đã lưu trữ). Tên dài 1–64 ký tự. Một bảng có tối đa 100 cột, và tối đa 200 cột nếu tính cả cột đã xóa
• Một bảng chứa được tối đa 50.000 hàng, kể cả hàng đã xóa trong vòng 30 ngày. Giá trị khóa dài tối đa 256 ký tự, một cột có tối đa 100 tùy chọn, và một cơ sở dữ liệu gắn được tối đa 50 thẻ

Bài viết này dựa trên giao diện tại thời điểm ngày 21 tháng 10 năm 2026.