Cài đặt tổ chức

Những gì bạn có thể làm trong Cài đặt

"Cài đặt tổ chức" là màn hình để quản lý tổ chức. Chỉ quản trị viên mới mở được. Trên máy tính, mở từ menu trên biểu tượng của bạn ở góc dưới bên trái, hoặc từ "Cài đặt tổ chức" trong "Khác" → "Tính năng khác"; trên điện thoại, mở từ "Cài đặt tổ chức" trong menu (≡) ở góc trên bên trái.

Danh sách bên trái (trên điện thoại là phía trên màn hình) có 7 mục: Chung, Thành viên, Gói và thanh toán, Mức sử dụng, Tích hợp, Bot biên bản họp, Network. Nội dung của mục bạn chọn sẽ hiển thị trong một cột. Trên ứng dụng iOS, danh sách không hiển thị "Gói và thanh toán".

Phía trên danh sách có nút chuyển "Cá nhân" / "Tổ chức" và "Tìm kiếm".

• "Cá nhân" / "Tổ chức" — Chọn "Cá nhân" để chuyển sang Cài đặt cá nhân, chọn "Tổ chức" để chuyển sang Cài đặt tổ chức. Nút chuyển này chỉ hiển thị với quản trị viên
• "Tìm kiếm" — Nhập từ khóa để tìm trong tên các mục và các thiết lập bên trong từng mục

Chung

Bạn có thể thay đổi tên tổ chức, logo và múi giờ.

"Dữ liệu tổ chức" gồm "Lịch sử chat" và "Hiển thị quảng cáo trong ứng dụng". Từ "Mở lịch sử chat", bạn có thể xuất lịch sử trò chuyện DM và nhóm trong tổ chức ra CSV theo từng cuộc trò chuyện. Trong "Hiển thị quảng cáo trong ứng dụng", bạn có thể thiết lập việc hiển thị quảng cáo thông báo trên tab "Thực hiện" cho toàn tổ chức.

"Thao tác không thể hoàn tác" ở cuối trang gồm "Chuyển quyền sở hữu tổ chức" để giao quyền sở hữu cho thành viên khác và "Xóa tổ chức". Lưu ý khi xóa có trong Xóa một tổ chức.

Thành viên

Kiểm tra số thành viên, chỗ ngồi, khách (miễn phí) và thành viên bên ngoài, và mời thành viên từ "Mời". Chuyển giữa "Quản trị viên", "Thành viên" và "Khách" qua "Vai trò" trong bảng thành viên, và loại một thành viên bằng "Loại khỏi tổ chức" ở dòng của họ. Thành viên bên ngoài có thể được chuyển thành thành viên chính thức bằng "Chuyển thành thành viên chính thức" ở dòng của họ.
Bạn cũng có thể xem "Yêu cầu thành viên" từ khách, cùng số lần dùng, thời hạn và trạng thái hoạt động của "Liên kết mời". Khách và thành viên bên ngoài không được tính vào số chỗ. Xem Quyền và quản lý thành viên để biết chi tiết.

Gói và thanh toán

Mục này liên quan đến hợp đồng của tổ chức. Kiểm tra chi tiết hợp đồng, đổi gói, hóa đơn và biên lai, và hủy hợp đồng được thực hiện tại nơi bạn đã đăng ký. Các bước được hiển thị trên màn hình gói đăng ký.
Xem cách hoạt động của các gói và ai được tính vào số ghế trong Gói và thanh toán.

Mức sử dụng

Kiểm tra số dư AI còn lại và lần cấp tiếp theo, mức dùng AI theo từng kỳ, và dung lượng lưu trữ. Từ "Xem chi tiết theo thành viên," bạn cũng có thể kiểm tra mức dùng AI của từng thành viên.

Tích hợp

Trong "Slack", dùng "Thêm" để kết nối workspace Slack của tổ chức. Để dùng thông báo Slack, trước tiên quản trị viên tổ chức kết nối workspace tại đây. Sau đó mỗi thành viên thiết lập thông báo Slack trong "Kênh nhận thông báo" ở Cài đặt cá nhân › Thông báo.

"API Keys" trong "Dành cho nhà phát triển" là các khóa để gọi API của Addness từ CLI hoặc công cụ tự làm. Kết nối MCP không cần khóa API. Các bước kết nối Claude Code hoặc Codex có trong Hướng dẫn tích hợp MCP.

Cách tạo khóa API

1. Nhấn "Tạo mới"
2. Nhập tên và hạn dùng (30 ngày, 90 ngày, 365 ngày hoặc không hết hạn), rồi nhấn "Tạo". Ở tổ chức có hiện ô "Loại", hãy chọn "Khóa API"
3. Khóa chỉ hiển thị một lần khi tạo. Hãy sao chép ngay lúc đó

• Khóa phát hành thủ công tối đa 20 khóa cho mỗi người, tính tổng trên mọi tổ chức
• Với "Cập nhật" trong danh sách, bạn có thể thay khóa của mình bằng khóa mới. Khóa hiện tại vẫn dùng được đến hạn hiện tại hoặc 7 ngày sau, tùy mốc nào đến trước
• Công cụ đang dùng khóa đã bị thu hồi sẽ dừng ngay. Không thể hoàn tác
• Loại "Khóa API tích hợp" là khóa để hệ thống bên ngoài đọc thành viên của tổ chức và ToDo của họ (→ API tích hợp bên ngoài (chỉ đọc))

Bot biên bản họp

Đặt tên và hình ảnh cho bot biên bản tham gia các cuộc họp Google Meet và Zoom, cùng tin nhắn mà bot đăng vào chat cuộc họp khi tham gia. Những gì đặt ở đây được dùng cho mọi yêu cầu ghi biên bản trong tổ chức.

• "Hiển thị trong cuộc họp" — Xem trước người tham gia cuộc họp sẽ thấy bot với tên và hình ảnh nào
• "Tên bot" — Chọn tên mặc định hoặc tên tùy chỉnh (tối đa 60 ký tự). Nếu ngôn ngữ hiển thị đã lưu của người yêu cầu không phải tiếng Nhật, tên mặc định là <Name>'s Addness Notetaker (<Name> là tên người yêu cầu), hoặc Addness Notetaker nếu không lấy được tên. Nếu ngôn ngữ là tiếng Nhật hoặc chưa được lưu, tên là <Name>の議事録bot, hoặc Addness議事録bot nếu không lấy được tên.
• "Hình ảnh bot" — Với "Đổi hình ảnh", bạn có thể đổi sang ảnh JPEG hoặc PNG (tối đa 5MB và 1024px). "Về hình mặc định" để trở lại như cũ
• "Tin nhắn chat khi tham gia" — Đặt tin nhắn mà bot biên bản đăng vào chat cuộc họp khi tham gia
  • Chọn "Tin nhắn mặc định" hoặc "Tin nhắn tùy chỉnh" rồi lưu. Trong "Hiển thị trong chat cuộc họp", bạn có thể xem trước nội dung người tham gia sẽ thấy. Muốn quay về mặc định thì chọn "Tin nhắn mặc định" rồi lưu. Nếu ngôn ngữ hiển thị đã lưu của người yêu cầu không phải tiếng Nhật, tin nhắn mặc định khi tham gia bằng tiếng Anh: This is {bot_name}. và I joined at {inviter_name}'s invitation to transcribe this meeting and take notes., tiếp theo là https://hp.addness.com. Nếu ngôn ngữ là tiếng Nhật hoặc chưa được lưu, tin nhắn bằng tiếng Nhật và kết thúc bằng https://hp.addness.com/ja.
  • Tin nhắn tùy chỉnh có thể chứa {bot_name} (tên bot) và {inviter_name} (tên người yêu cầu bot). Nếu không lấy được tên đó, bot dùng chữ tiếng Nhật "組織メンバー" ("thành viên tổ chức"). Các biến khác như {botname} không lưu được
  • Tin nhắn dài tối đa 500 ký tự. {bot_name} được tính là 60 ký tự và {inviter_name} được tính là 40 ký tự. Có thể xuống dòng, nhưng không dùng được ký tự tab
  • Bot gửi tin nhắn đúng như đã viết và không dịch sang ngôn ngữ của người tham gia. Trên Google Meet, tin nhắn được ghim trong chat. Trên Zoom, tin nhắn không được ghim
  • Thay đổi áp dụng cho các yêu cầu và lịch ghi được đặt sau khi lưu. Các lịch ghi đã đặt qua tích hợp lịch sẽ gửi tin nhắn tại thời điểm đặt

Việc cho bot biên bản ghi hình theo sự kiện trên Google Calendar do mỗi người tự thiết lập trong "Lịch của bot ghi biên bản" ở Cài đặt cá nhân › Tích hợp (→ Cuộc họp và biên bản).

Network

Thiết lập hồ sơ công khai và phạm vi hiển thị của tổ chức trên Addness Network. Nhấn "Quản lý tuyển dụng" trong "Tuyển dụng" để mở màn hình quản lý tin tuyển dụng đăng trên Network trong một tab mới của trình duyệt (→ Addness Network).

Báo cáo sử dụng

Báo cáo sử dụng không nằm trong danh sách của Cài đặt tổ chức. Hãy mở từ "Báo cáo sử dụng" trong "Khác" → "Tính năng khác". Bạn xem được Addness đang được dùng nhiều đến đâu qua số liệu tính đến hôm qua (cập nhật mỗi sáng lúc 6:00). Hãy xem ai xem được những gì ở từng gói trong Gói và thanh toán.

Cài đặt cá nhân nằm trong "Cài đặt cá nhân"

Cài đặt của riêng bạn nằm trong "Cài đặt cá nhân". Ai cũng dùng được, kể cả người không phải quản trị viên. Trên máy tính, mở từ menu trên biểu tượng của bạn ở góc dưới bên trái; trên điện thoại, mở từ cuối menu (≡) ở góc trên bên trái. Quản trị viên cũng có thể chuyển bằng "Cá nhân" / "Tổ chức" phía trên danh sách.

• Hồ sơ — Chỉnh sửa ảnh, tên hiển thị, nội dung giới thiệu, danh sách “Điều tôi đang tìm”, tổ chức và chức danh, cùng kinh nghiệm.
• Phạm vi hiển thị — Trong “Công khai trên Network”, hãy chọn phạm vi hiển thị hồ sơ, các mục hiển thị và tổ chức chính, rồi xem người theo dõi. Trong “Công khai trong tổ chức này”, hãy chọn phạm vi hiển thị kết quả chẩn đoán. “Thời gian” hiển thị trạng thái chia sẻ thời gian rảnh và liên kết “Đổi trong Thời gian”.
• Thời gian — Thiết lập giờ làm việc, cách chia sẻ với thành viên tổ chức, góc nhìn của thành viên tổ chức và cách chia sẻ thời gian với người trên Network.
• Thông báo — Chọn "Kênh nhận thông báo" (email, Slack, trình duyệt) và "Nội dung nhận" (như "Hoạt động của mọi người") (→ Trang thông báo). Trên ứng dụng điện thoại, dòng thông báo trình duyệt không xuất hiện.
• Giao diện và ngôn ngữ — Trong "Hiển thị", thiết lập chế độ hiển thị (Sáng, Tối, Hệ thống), hoạt ảnh khi hoàn thành mục tiêu, pháo giấy khi đã cập nhật hết và hiển thị khi điểm tăng; trong "Ngôn ngữ", thiết lập ngôn ngữ hiển thị, định dạng giờ và ngôn ngữ nhập bằng giọng nói.
• AI — Chọn "Nơi nhận chỉ dẫn" của "Nhờ AI thực hiện" (Chọn mỗi lần / Mở bằng Claude Code / Mở bằng Codex / Mở bằng ChatGPT / Sao chép chỉ dẫn). Trên ứng dụng điện thoại, cài đặt này chỉ áp dụng cho thiết bị đó. AI mở từ "Cập nhật cài đặt AI" sẽ thay phần về Addness trong tệp cài đặt trên máy tính của bạn (CLAUDE.md với Claude Code, AGENTS.md với Codex) bằng phiên bản mới nhất. Trước khi chỉnh sửa, AI cho bạn xem các thay đổi và chờ bạn đồng ý.
• Tích hợp — Thiết lập các tích hợp sau.
  • Google Calendar — Hiển thị các lịch hôm nay thành ToDo trên tab "Thực hiện". Trong "Tài khoản được đọc", chọn tài khoản Google để đọc lịch, và trong "Lịch được đọc", chọn các lịch được đọc. Từ "Kết nối tài khoản Google", bạn có thể thêm một tài khoản Google khác với tài khoản dùng để đăng nhập, chỉ dùng cho lịch
  • "Lịch của bot ghi biên bản" — Lần kết nối đầu tiên, Tự động tham gia sự kiện được bật và lưu video được tắt. Kết nối hiện có và kết nối lại giữ nguyên cài đặt đã lưu. Cài đặt riêng Tự động tham gia sự kiện và Mặc định lưu video, rồi mở Xem sự kiện trong Biên bản cuộc họp để thay đổi việc tham gia và lưu video cho từng sự kiện (→ Cuộc họp và biên bản).
  • LINE — Kết nối "Tài khoản LINE chính thức" và "LINE cá nhân". Tài khoản LINE chính thức có thể kết nối từ phiên bản web. LINE cá nhân được kết nối từ ứng dụng desktop trên máy tính (→ Liên kết LINE)
  • Messenger — Kết nối Messenger cá nhân trong ứng dụng máy tính (Addness Desktop). Các môi trường dùng được hiển thị trong mục này
  • "Channels your AI can operate" — Liệt kê ghi nhận về việc AI của bạn (Claude Code, Codex) có thao tác được một kênh (DM trên X, LINE cá nhân, Messenger) hay không khi một hành động trong hành trình khách hàng cần kênh đó
• Tài khoản — Xem địa chỉ email và thiết lập xác thực hai bước trong “Đăng nhập”. Trong “Tham gia bên ngoài tại”, bạn có thể xem các tổ chức mình tham gia với tư cách thành viên bên ngoài và ngừng tham gia. “Khu vực nguy hiểm” có các thao tác rời tổ chức và xóa tài khoản (→ Xóa tài khoản).
• Giới thiệu và tiếp thị liên kết — Xem quà tặng cấp độ thành thạo, liên kết và lịch sử giới thiệu trong "Chương trình giới thiệu bạn bè", việc đăng ký và hoạt động trong "Tiếp thị liên kết", v.v. (→ Hướng dẫn dành cho đại lý (đại lý chính thức và đại lý cấp 2))

Xóa một tổ chức

Bạn có thể xóa toàn bộ tổ chức từ "Xóa tổ chức" trong Cài đặt tổ chức › Chung.

Lưu ý: Mọi dữ liệu liên quan đến tổ chức (mục tiêu, bình luận, thông tin thành viên, v.v.) sẽ không ai mở được nữa và không thể khôi phục (dữ liệu không bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu và được giữ lại không có thời hạn cố định). Nếu đang có hợp đồng, hợp đồng cũng chấm dứt ngay lập tức (khác với hủy hợp đồng, khi bạn vẫn dùng được đến ngày gia hạn tiếp theo). Tuy nhiên, hợp đồng đăng ký từ ứng dụng iPhone sẽ không dừng, nên hãy hủy gói đăng ký App Store trong phần Cài đặt của iPhone. Điểm khác với xóa tài khoản được tổng hợp trong câu hỏi thường gặp.

Trước khi xóa, hãy lưu lại dữ liệu cần thiết và báo cho toàn bộ thành viên biết về việc xóa.

Xóa tài khoản

Bạn có thể tự xóa tài khoản Addness bất cứ lúc nào. Tài khoản đã xóa không thể khôi phục.

Cách xóa

1. Đăng nhập Addness trên web (www.addness.com) hoặc trong ứng dụng Addness
2. Mở Cài đặt cá nhân › Tài khoản (mở trang Tài khoản). Trên máy tính, mở "Cài đặt cá nhân" từ menu biểu tượng của bạn ở góc dưới bên trái; trên điện thoại, từ cuối menu (≡) ở góc trên bên trái
3. Trong "Khu vực nguy hiểm", nhấn "Xóa tài khoản", rồi nhấn "Xóa" ở màn hình xác nhận. Nếu có tổ chức mà bạn là thành viên duy nhất, hãy đánh dấu trước ô xác nhận rằng các tổ chức đó cũng sẽ bị xóa

Trong các trường hợp sau, bạn không thể xóa tài khoản, và màn hình xác nhận sẽ hiện lý do.

• Bạn là quản trị viên cuối cùng của một tổ chức có thành viên khác — Trước tiên hãy đặt một thành viên khác làm quản trị viên, hoặc xóa tổ chức đó (→ Xóa một tổ chức)
• Bạn đang ở trong huddle — Hãy rời huddle trước

Lưu ý: Hợp đồng đăng ký từ ứng dụng iPhone sẽ không dừng khi bạn xóa tài khoản. Hãy hủy gói đăng ký App Store trong phần Cài đặt của iPhone trước.

Những gì bị xóa

• Địa chỉ email dùng để đăng nhập, liên kết với tài khoản Google hoặc Apple, và cài đặt xác thực hai bước. Tài khoản cũng bị xóa khỏi dịch vụ đăng nhập của chúng tôi (Clerk)
• Tên, ảnh hồ sơ và cài đặt cá nhân của bạn
• Tư cách thành viên trong các tổ chức. Bạn rời khỏi các tổ chức có thành viên khác, và các liên kết công khai bạn đã tạo sẽ không mở được nữa. Hồ sơ Addness Network của bạn cũng không còn hiển thị
• Các tổ chức mà bạn là thành viên duy nhất. Toàn bộ tổ chức bị xóa, và không ai có thể mở mục tiêu, bình luận, trò chuyện, v.v. của tổ chức đó nữa (bản thân dữ liệu vẫn được giữ lại, như mô tả ở mục “Những gì được giữ lại” bên dưới). Hợp đồng đăng ký trên web cũng chấm dứt ngay lập tức

Những gì được giữ lại

• Những gì bạn đã viết trong tổ chức có thành viên khác (mục tiêu, bình luận, tin nhắn trò chuyện, tệp, v.v.) — Được giữ lại như dữ liệu của tổ chức đó
• Kết quả chẩn đoán và những gì bạn nhập khi thiết lập ban đầu — Được giữ lại để phân tích dịch vụ, đã xóa tên, địa chỉ email và thông tin đăng nhập, không có thời hạn cố định
• Hồ sơ thanh toán — Hồ sơ khách hàng và thanh toán tại nhà cung cấp dịch vụ thanh toán của chúng tôi (Polar) được giữ lại không có thời hạn cố định
• Dữ liệu của các tổ chức chỉ có bạn là thành viên — Không ai mở được nữa, nhưng dữ liệu không bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu và được giữ lại không có thời hạn cố định
• Nhật ký hoạt động — Trên màn hình và qua AI, bạn có thể xem lại tối đa 30 ngày. Các bản ghi cũ hơn 30 ngày được chuyển sang kho lưu trữ dùng để điều tra sự cố và vấn đề, và được giữ ở đó không có thời hạn cố định
• Bản sao lưu — Bản sao lưu cơ sở dữ liệu tự động bị xóa sau 7 ngày
• Nhật ký máy chủ — Được giữ lại để xử lý sự cố và bảo mật, và tự động bị xóa trong vòng tối đa 1 năm

Nếu bạn không đăng nhập được

Nếu bạn không đăng nhập được để tự xóa tài khoản, hãy liên hệ với chúng tôi qua Câu hỏi về Addness, ghi địa chỉ email đã đăng ký và yêu cầu xóa tài khoản.