Cuộc họp & biên bản tự động

Tính năng này làm gì

Trong cuộc họp của Addness, cuộc gọi được ghi âm và chuyển văn bản, rồi AI tạo biên bản và lưu vào Drive hoặc tài nguyên của mục tiêu. Họp trực tuyến, họp trực tiếp, và họp Google Meet hay Zoom đều có thể biến thành biên bản.

Kết nối Google Calendar để cài đặt riêng việc tự động tham gia và lưu video, kể cả cho từng sự kiện (→ Đặt lịch ghi hình cho từng sự kiện trên Google Calendar).

① Cuộc họp gắn với mục tiêu

Bắt đầu từ menu "…" của dòng mục tiêu → "Cuộc họp", hoặc biểu tượng tai nghe trong chat của mục tiêu. Bạn cũng có thể chia sẻ URL tham gia qua "Thao tác Cuộc họp" bên cạnh "Cuộc họp" → "Sao chép liên kết".

Sau khi vào phòng, nhấn "Bắt đầu ghi âm" (biểu tượng ghi chú) trên thanh điều khiển. Chọn ngôn ngữ phiên âm ("Tự động (khuyên dùng)", tiếng Nhật, tiếng Anh, tiếng Việt) rồi bắt đầu, và tất cả mọi người sẽ thấy hiển thị rằng đang ghi âm.

• Biên bản hoàn thành được lưu vào tài nguyên của mục tiêu đó. Chat của mục tiêu cũng hiển thị "Biên bản đã được tạo", và bạn mở được biên bản từ "Xem biên bản cuộc họp"
• Bạn cũng nhận được thông báo: "Biên bản cuộc họp đã được thêm vào tài nguyên của '◯◯'"

Lưu ý: Với cuộc họp từ mục tiêu hoặc chat, biên bản không tự bắt đầu chỉ khi vào phòng. Hãy nhấn "Bắt đầu ghi âm".

② Cuộc họp trực tiếp — bắt đầu từ "Ghi hình, ghi âm & cuộc họp"

Cuộc họp trực tiếp trong phòng họp, hoặc buổi trao đổi tại chỗ, có thể biến thành biên bản mà không cần chọn mục tiêu.

1. Nhấn biểu tượng 9 chấm "Ghi hình, ghi âm & cuộc họp" ở góc trên bên phải màn hình (phần đầu trang) và chọn "Cuộc họp"
2. Ở "Bắt đầu cuộc họp có biên bản?", nhấn "Đồng ý và bắt đầu"
3. Đặt máy tính ở nơi nghe được cuộc trò chuyện. Ngay khi bắt đầu, Bot biên bản Addness tham gia và chuyển văn bản theo thời gian thực

Khi kết thúc, biên bản và bản chuyển văn bản được lưu vào thư mục "Huddle" của người bắt đầu trong Drive. Người bắt đầu là chủ sở hữu, các thành viên đã đồng ý và tham gia là người xem.

Lưu ý: Không thể bắt đầu cuộc họp từ trình duyệt trên điện thoại. Hãy bắt đầu từ ứng dụng Addness hoặc trình duyệt trên máy tính.

③ Cuộc họp Google Meet / Zoom — nhờ tạo biên bản từ trang Biên bản cuộc họp

Các cuộc họp tổ chức trên Google Meet hoặc Zoom, chẳng hạn với người ngoài công ty, cũng có thể biến thành biên bản.

1. Mở trang Biên bản cuộc họp (https://www.addness.com/meeting-notes) và nhấn "Yêu cầu tạo biên bản cuộc họp".
2. Dán URL cuộc họp. Nếu muốn làm biên bản của một mục tiêu, chọn mục tiêu bằng "Gắn với mục tiêu". Nếu không chọn, biên bản được lưu vào thư mục "Bot biên bản họp" trong Drive của bạn. Nhập Tiêu đề biên bản cuộc họp (tối đa 120 ký tự)
3. Chọn "Lưu cả video cuộc họp" (bật theo mặc định; nếu tắt thì không lưu video và chỉ chuyển văn bản từ âm thanh cùng lưu biên bản). Nhấn "Yêu cầu tạo biên bản cuộc họp" để gửi
4. Bot ghi biên bản sẽ đến cuộc họp, nên hãy cho phép nó tham gia ở phía cuộc họp (sau khi tham gia, bot đăng một tin nhắn vào chat cuộc họp)
5. Khi cuộc họp kết thúc, biên bản dạng bản chuyển văn bản do AI tạo sẽ vào nơi lưu bạn đã chỉ định. Nếu bạn cũng lưu video, bản ghi sẽ vào cùng chỗ đó. Bạn nhận được thông báo khi chuyển văn bản xong. Bạn có thể xem tiến độ trên trang biên bản cuộc họp từ "Xem tiến trình" sau khi gửi

Được hỗ trợ là Google Meet (https://meet.google.com/) và Zoom (https://zoom.us/j/; dán URL kèm mật khẩu).

Yêu cầu từ màn hình Meet (tiện ích Chrome)

Với Google Meet, nếu cài tiện ích Chrome "Addness Meet Recorder", bạn có thể gửi yêu cầu chỉ bằng một lần nhấn từ màn hình Meet. Cũng có thể cài từ "Thêm vào Chrome" bên dưới URL cuộc họp trên màn hình yêu cầu.

1. Nhấn nút màu xanh "Ghi bằng Addness" trong hàng nút micro, camera, rời cuộc họp, v.v. ở cuối màn hình Meet
2. Trong bảng mở ra, nhấn "● Ghi bằng Addness"

Bot ghi biên bản sẽ tham gia cuộc họp. Nơi lưu là thư mục "Bot biên bản họp" trong Drive của bạn, thuộc tổ chức đã chọn ở bảng (không chọn được mục tiêu).

Đặt lịch ghi hình cho từng sự kiện trên Google Calendar

Trong Cài đặt cá nhân › Tích hợp, nhấn "Kết nối Google Calendar" trong "Lịch của bot ghi biên bản".

Lần kết nối đầu tiên, Tự động tham gia sự kiện được bật và lưu video được tắt. Các kết nối hiện có và việc kết nối lại giữ nguyên cài đặt đã lưu.

• Tự động tham gia sự kiện tự động đặt lịch tham gia cho sự kiện mới có URL cuộc họp. Mở Xem sự kiện trong Biên bản cuộc họp để thay đổi Tham gia của từng sự kiện trong Sự kiện sắp tới
• Ngoài Mặc định lưu video, mỗi sự kiện có thể chọn Theo cài đặt chung, Lưu video hoặc Không lưu video. Dù tắt video, âm thanh và bản chuyển văn bản vẫn được xử lý, và biên bản của cuộc họp mà bot tham gia vẫn được lưu vào Drive
• Trang hiển thị riêng lựa chọn đã lưu và trạng thái áp dụng vào lịch tham gia. Nếu cài đặt chưa được áp dụng hoặc chưa rõ cài đặt phía lịch tham gia, hãy dùng Thử lại cài đặt video khi nút này xuất hiện. Đã đặt lịch có lưu video không có nghĩa là tệp video đã lưu xong
• Với sự kiện đã đặt lịch, cài đặt video có thể đổi đến 10 phút trước thời điểm sớm hơn giữa giờ bắt đầu của lịch tham gia được chấp nhận gần nhất và giờ bắt đầu mới nhất của sự kiện. Không thể đổi sau khi bot đã bắt đầu tham gia
• Lịch tham gia tự động mới yêu cầu cả kiểm tra giới hạn tháng và số dư AI đều được bật. Nếu tính năng đặt lịch tự động không khả dụng, hãy làm theo hướng dẫn trên màn hình và kiểm tra việc tham gia từng sự kiện (→ Câu hỏi thường gặp)
• Để dừng, nhấn Ngắt kết nối. Các lịch tham gia đã đặt sẽ bị hủy

Tên và hình ảnh của bot ghi biên bản (quản trị viên)

Người tham gia Google Meet và Zoom sẽ thấy bot ghi biên bản với tên và hình ảnh do tổ chức quyết định. Quản trị viên tổ chức có thể đổi trong Cài đặt tổ chức › Bot biên bản họp (→ Cài đặt tổ chức). Với "Hiển thị trong cuộc họp", bạn có thể xem trước người tham gia sẽ thấy như thế nào. Tên và tin nhắn mặc định thay đổi theo ngôn ngữ hiển thị đã lưu của người yêu cầu (nếu chưa đặt thì là tiếng Nhật). Với ngôn ngữ khác tiếng Nhật, tên tệp bản chuyển văn bản và bản ghi lần lượt chứa _transcript_ và _recording_, và ngôn ngữ chuyển văn bản được tự động nhận diện.

• Tên bot — Tên mặc định trong tiếng Nhật là <Name>の議事録bot (nếu không biết tên thì là Addness議事録bot), trong các ngôn ngữ khác là <Name>'s Addness Notetaker (nếu không biết tên thì là Addness Notetaker); <Name> là tên người yêu cầu. Chọn "Tên tùy chỉnh" thì cùng một tên được dùng cho mọi yêu cầu trong tổ chức (tối đa 60 ký tự)
• Hình ảnh bot — Đổi sang ảnh JPEG hoặc PNG (tối đa 5MB và 1024px) bằng "Đổi hình ảnh". "Về hình mặc định" để trở lại như cũ
• Tin nhắn chat khi tham gia — Khi tham gia cuộc họp, bot ghi biên bản đăng một tin nhắn vào chat cuộc họp. Tin nhắn mặc định gồm tên bot, tên người yêu cầu, việc bot sẽ chuyển văn bản và tạo biên bản, và URL của Addness. Với tiếng Nhật, tin nhắn bằng tiếng Nhật và kết thúc bằng https://hp.addness.com/ja; với các ngôn ngữ khác, tin nhắn bằng tiếng Anh và kết thúc bằng https://hp.addness.com. Chọn "Tin nhắn tùy chỉnh" thì tin nhắn đổi thành nội dung do tổ chức quyết định. Trên Google Meet, tin nhắn được ghim trong chat

Những gì được giữ làm biên bản

Với cuộc gọi của Addness (① và ②, cùng cuộc họp DM / nhóm), hai thứ sau được giữ. Khi bạn nhờ tạo biên bản ở ③, biên bản dạng bản chuyển văn bản cũng được giữ, và khi "Lưu cả video cuộc họp" đang bật, bản ghi cũng được giữ.

• Bản thân biên bản (AI tóm tắt và sắp xếp)
• Bản chuyển văn bản (toàn văn có tách người nói)

Cả hai đều được lưu vào Drive. Trong Drive, bạn tìm thấy chúng bằng cách lọc theo thẻ ("Biên bản cuộc họp", "Bản chép lời", "Bản ghi cuộc họp"). Trên trang Biên bản cuộc họp, bạn có thể đọc lại biên bản dạng danh sách mà không cần lần theo thư mục lưu. AI đã kết nối qua MCP (Claude Code, Codex, v.v.) cũng đọc được những biên bản mà bạn xem được.

• Âm thanh gốc (tệp ghi âm): Trong cuộc họp của Addness (① và ②, cùng cuộc họp DM / nhóm), âm thanh ghi được sẽ bị xóa sau khi dùng để chuyển văn bản. Không có tệp âm thanh nào được giữ lại. Với bot ghi biên bản của Google Meet / Zoom, bản ghi hình chỉ được giữ khi bật "Lưu cả video cuộc họp"
• Ai xem được: ① là những người xem được mục tiêu đó, ② là người bắt đầu và các thành viên đã đồng ý và tham gia, ③ là người yêu cầu (khi gắn với mục tiêu, là những người xem được mục tiêu đó). Bạn cũng có thể cho người khác xem bằng "Chia sẻ" trong Drive. Quản trị viên tổ chức xem được bất kể việc phân công (→ Bảo mật và cách xử lý dữ liệu)
• Xóa: Trong Drive, nhấn "…" ở dòng biên bản → "Move to trash". Người xóa được là người có thể chỉnh sửa biên bản đó. Sau khi xóa vĩnh viễn khỏi thùng rác thì không thể khôi phục (→ Drive "Xóa vĩnh viễn khỏi thùng rác")

Lưu ý chung

• Ghi âm và chuyển văn bản cần sự đồng ý của người tham gia. Trong lúc ghi âm, mọi người được hiển thị thông báo, và người vào giữa chừng cũng nhận được lời xác nhận đồng ý (từ chối thì sẽ rời khỏi)
• Việc tạo biên bản tiêu tốn token AI. Nếu số dư không đủ thì không bắt đầu được
• Số người tham gia cuộc họp tối đa là 50
• Không thể dùng bot ghi biên bản với gói Starter (→ Gói và thanh toán)