Danh sách khách hàng (CRM)

Tính năng này làm gì

Danh sách khách hàng là tính năng giúp bạn xem mỗi khách hàng đang ở giai đoạn nào trong một bảng duy nhất, và nhờ AI làm việc tiếp theo. Bạn có thể quản lý các đối tượng đi lần lượt qua các giai đoạn như khách hàng tiềm năng bán hàng, ứng viên tuyển dụng, công ty đối tác. Việc tạo danh sách khách hàng và giai đoạn, nhập khách hàng, cập nhật mỗi sáng đều nhờ AI qua "Nhờ AI". Bạn cũng có thể thêm từng khách hàng một từ bảng, hoặc sửa người được giao, giai đoạn và số liệu.

Để mở, vào "Khác" (trên máy tính là thanh bên trái, trên điện thoại là thanh ở cuối màn hình) → "Khách hàng" trong "Tính năng khác". Trên điện thoại, bạn cũng có thể mở từ menu (≡) ở góc trên bên trái. Nếu hay dùng, hãy ghim trong "Tính năng khác", trên máy tính bạn sẽ mở được ngay từ thanh bên trái.

Bố cục màn hình

Mọi màn hình đều có nút "?", nơi bạn đọc được cách xem màn hình đó và "những gì có thể nhờ AI" ngay tại chỗ.

Bắt đầu (4 bước)

1. Tạo danh sách: Khi chưa có danh sách nào, hãy nhờ qua "Nhờ AI" trong phần hướng dẫn ở đầu màn hình. Từ danh sách thứ hai, dùng "Nhờ AI" → "Tạo danh sách khách hàng mới" trên thanh công cụ. AI sẽ hỏi bạn muốn quản lý đối tượng nào và có những giai đoạn gì, rồi tạo danh sách và các giai đoạn
2. Đưa khách hàng vào: Dùng "Nhờ AI" → "Nhập khách hàng" trên thanh công cụ để nhập từ dữ liệu gốc như bảng tính
3. Đặt cập nhật hằng ngày: Từ "Nhờ AI" trong phần hướng dẫn của bảng danh sách, quyết định ai cập nhật trước mấy giờ mỗi sáng (người cập nhật)
4. Việc hằng ngày: Dùng "Nhờ AI" → "Tiến hành việc hôm nay" trong bảng danh sách, AI sẽ đọc giai đoạn và dấu của từng khách hàng, rồi đề xuất hôm nay nên làm gì với ai

Lần đầu mở danh sách khách hàng, một hướng dẫn 5 bước hiện ra (danh sách → giai đoạn → khách hàng → người cập nhật → sẵn sàng). Người cập nhật là tùy chọn. Từ "Nhờ AI" ở bước hiện tại, bạn có thể chuyển cho AI câu chỉ dẫn dành cho bước đó. Khi đóng, hướng dẫn thu nhỏ lại ở cuối bên phải thanh công cụ, nhấn vào để mở lại.

Nếu muốn khách hàng được tự động thêm vào mỗi khi có người đăng ký hoặc mua hàng, hãy nối một cổng nhận vào danh sách (→ Tự động thêm khách hàng).

Thuật ngữ

• Giai đoạn: Các bước mà khách hàng đi lần lượt từ trên xuống (từng giai đoạn của phễu). Giai đoạn dưới cùng, "Kết thúc" (trên bảng và danh sách hiển thị là "Đã rời quy trình"), là nơi đặt những khách hàng đã rời đi giữa chừng. Với mỗi giai đoạn, bạn có thể đặt "bao nhiêu ngày thì cũ (nếu qua số ngày đó mà không chuyển giai đoạn và không có trao đổi, khách hàng sẽ có dấu 'đang đứng im')" và "việc cần làm ở giai đoạn này (mẫu mục tiêu)"
• Giai đoạn hiện tại: Giai đoạn khách hàng đang ở. Trên bảng hiển thị bằng tên giai đoạn có màu và số ngày đã ở
• Mục tiêu liên quan: Mục tiêu gắn với khách hàng đó. "Hành động tiếp theo" trên bảng hiển thị mục tiêu chưa hoàn thành có hạn gần nhất
• Liên hệ: ID của đối tượng như email, điện thoại, LINE. Trên trang khách hàng, bạn xem được liên lạc có đến được không, cùng "Nhãn" cho biết mục đích sử dụng
• Trao đổi gần nhất: Hoạt động cuối cùng với đối tượng. Bảng danh sách và "Tất cả khách hàng" cho biết trong một dòng khi nào, ở đâu, chuyện gì đã xảy ra
• Hoạt động: Bản ghi các lần trao đổi với đối tượng. Chúng được xếp theo thứ tự mới nhất ở tab "Hoạt động" của trang khách hàng
• Lịch sử: Bản ghi các thao tác bên trong Addness. Các thay đổi giai đoạn cùng việc gộp/xóa khách hàng được lưu lại ở tab "Lịch sử"
• Số liệu (hiển thị trên bảng): Các cột bạn quyết định theo từng danh sách. Giá trị kèm theo nguồn, thời điểm, và người/AI đã viết. Tối đa 20 cột
• Dấu: Ký hiệu gắn vào khách hàng bạn muốn ra tay. Năm loại: "đang đứng im," "quá hạn," "nghi trùng," "không liên lạc được," và "không có mục tiêu chưa hoàn thành"
• Bãi cỏ: Hiển thị việc cập nhật hằng ngày có được giữ không trong 14 ngày gần nhất, mỗi ngày một ô (xanh = đúng hạn, vàng = trễ, đỏ = không cập nhật, xám = không có lịch). Bãi cỏ hiện ở đầu bảng danh sách và trong "Quy tắc của danh sách". Nếu ngày gần nhất không phải màu xám là màu đỏ, đầu bảng danh sách hiển thị "Cập nhật hằng ngày đã bị gián đoạn"; nếu là màu vàng, hiển thị "Cập nhật hằng ngày đã quá thời hạn". Khi tạm dừng một danh sách, sẽ hiển thị "Tạm dừng danh sách". Ở trang danh sách khách hàng, bạn có thể lọc các danh sách như "Cập nhật hằng ngày bị gián đoạn" hay "Cập nhật hằng ngày bị trễ" bằng "Trạng thái" trong bộ lọc
• Ghi chú: Ghi nhớ (Markdown) bạn để lại về khách hàng hoặc danh sách. AI đọc ghi chú trước khi đồng bộ

Cột liên hệ và trao đổi gần nhất

Bảng danh sách và "Tất cả khách hàng" có hai cột sau.

• Cột "Thông tin liên lạc": Hiển thị loại và số lượng ID có thể liên lạc. Nếu không có ID nào, sẽ hiển thị "Chưa có thông tin liên lạc". Ở dòng của công ty, cột này còn bao gồm liên hệ của những người thuộc công ty đó
• Cột "Trao đổi gần nhất": Hiển thị thời điểm và nơi diễn ra, cùng phần tóm tắt một dòng. Sắp xếp theo "Hoạt động cũ nhất trước" sẽ thấy được những khách hàng đã lâu chưa trao đổi

Với khách hàng không liên lạc được, hãy nhấn vào tên và xem "Thông tin liên hệ" trên trang khách hàng.

Cách dùng bảng của danh sách

• Nhấn vào số khách hàng theo từng giai đoạn để lọc chỉ còn khách hàng của giai đoạn đó (nhấn lần nữa để bỏ)
• Lọc theo "cần xử lý hôm nay," "đang đứng im," "quá hạn," "không có mục tiêu chưa hoàn thành," "nghi trùng," "không liên lạc được," "giai đoạn," và "người được giao." Bộ lọc được giữ trong URL, nên bạn có thể chia sẻ nguyên trạng
• Thêm cột số liệu bằng nút "＋" ở cuối bên phải bảng (quyết định tên, kiểu (văn bản / số / ngày / chọn), và đơn vị). Ô số liệu có thể nhập trực tiếp
• Từ tiêu đề cột, bạn có thể sắp xếp, đổi tên, "gỡ khỏi bảng," và đổi độ rộng. Với Shift + nhấp, bạn có thể chồng tối đa 3 cách sắp xếp. Ở dòng cuối của bảng, bạn có thể chọn cách tổng hợp cho từng cột như số lượng hay tổng
• Từ "Hiển thị" trên thanh công cụ, bạn có thể sắp xếp, bật/tắt hiển thị cột (cột "Số ngày ở giai đoạn" ban đầu bị ẩn), và mở "Quy tắc của danh sách"
• Với "Thêm khách hàng", bạn có thể thêm từng khách hàng một từ bảng. Ô người được giao và giai đoạn hiện tại có thể sửa ngay tại chỗ (khi đổi giai đoạn hiện tại thì ghi lý do). Từ menu của dòng, bạn có thể "Gỡ khỏi danh sách"
• "Gợi ý hôm nay" liệt kê các việc nhờ trong hôm nay được tự tạo từ các dấu (hiện trong ô hướng dẫn phía trên bảng). Dùng "Nhờ AI" trên từng dòng để tạo câu chỉ dẫn có kèm tên khách hàng mục tiêu
• Nhấn "Nhờ AI", bạn chọn việc cần nhờ ("Tiến hành việc hôm nay," "Thêm khách hàng," "Cập nhật thông tin khách hàng") và một câu chỉ dẫn được dựng sẵn, bạn có thể chuyển qua "Mở bằng Claude Code," "Mở bằng Codex," "Mở bằng ChatGPT," hoặc "Sao chép chỉ dẫn"

Trang khách hàng

Nhấn vào tên khách hàng sẽ mở trang khách hàng. Bên trái là thông tin khách hàng, liên hệ, nơi trực thuộc, các danh sách và giai đoạn hiện tại, cùng số liệu; bên phải là các tab "Hoạt động," "Lịch sử," "Mục tiêu liên quan," và "Nội dung."

• Liên hệ: Hiển thị ID của đối tượng như email, điện thoại, LINE, cùng dấu "Liên hệ được" và "Nhãn." Nếu có quyền chỉnh sửa, bạn có thể sửa ngay tại chỗ việc liên lạc có đến được không và "Nhãn" qua "Chỉnh sửa thông tin liên hệ"
• Những người tại công ty này: Trang công ty hiển thị liên hệ và lần trao đổi cuối của những người thuộc công ty
• Hoạt động: Những gì đã xảy ra với đối tượng được xếp theo thứ tự mới nhất. Hãy nhờ AI ghi lại trao đổi mới bằng "Thu thập trao đổi mới" trong "Nhờ AI". Hoạt động được ghi tự động khi cổng nhận nhận được dữ liệu và khi mục tiêu liên quan hoàn thành. Khi tự ghi, bạn viết phần tóm tắt và liên kết tới nguồn qua "Viết" (không có email hay tin nhắn nào được gửi đi)
• Lịch sử: Bản ghi các thao tác bên trong Addness. Nó lưu ai (người / AI / tự động), khi nào, và vì lý do gì đã thực hiện thay đổi giai đoạn cùng việc gộp/xóa khách hàng. Chỉ ghi thêm và không thể sửa lại
• Mục tiêu liên quan: Bạn có thể "tạo mục tiêu từ việc cần làm ở giai đoạn này," "tạo mục tiêu trống," "liên kết mục tiêu có sẵn," và "gỡ liên kết"
• Nghi trùng: Hiển thị khi có thể có thêm một dòng nữa cho cùng một đối tượng. "Gộp thành một" là thao tác không thể hoàn tác mà chỉ quản trị viên tổ chức mới làm được, nên hãy viết lý do rồi thực hiện. Nếu không phải cùng một đối tượng, nhấn "Khách hàng khác"
• "…" (thêm) trên trang khách hàng: Có "Thêm vào danh sách," "Sao chép ID khách hàng," và "Xóa khách hàng." Khách hàng đã xóa có thể khôi phục trong vòng 30 ngày (lọc theo "Đã xóa" trong "Tất cả khách hàng" để tìm)

Quy tắc của danh sách

Mở từ "Hiển thị" → "Quy tắc của danh sách" trong bảng của danh sách. Thay đổi các giai đoạn và cập nhật hằng ngày (ai cập nhật trước mấy giờ mỗi ngày) qua "Nhờ AI," còn số liệu hiển thị trên bảng thì thêm bằng "＋" ở cuối bên phải bảng. Tên danh sách, ghi chú, và trạng thái (Đang hoạt động / Tạm dừng) do người có quyền chỉnh sửa đổi ngay tại chỗ. Trong lúc tạm dừng, các nhắc nhở và điều cần lưu ý sẽ ngưng (vẫn xem được bảng danh sách).

Việc xóa danh sách cũng thực hiện ở đây. Danh sách đã xóa có thể khôi phục trong vòng 30 ngày từ "Danh sách khách hàng đã xóa" ở cuối trang danh sách khách hàng (khách hàng trong danh sách không bị xóa).

Tự động thêm khách hàng

Đây là cơ chế tự động đưa người đăng ký hoặc mua hàng vào danh sách khách hàng và báo cho thành viên bạn chọn. Bạn có thể kết nối từ Polar, Stripe, biểu mẫu đăng ký hoặc dịch vụ của chính bạn. Tạo cổng nhận cho từng nguồn gửi trong "Tự động thêm khách hàng" ở "Quy tắc của danh sách".

Người tạo được cổng nhận là người chỉnh sửa được danh sách đó. Tự thiết lập bằng "Tạo cổng nhận", hoặc giao cho AI bằng "Nhờ AI" (AI sẽ thống nhất nội dung trong cuộc trò chuyện rồi mới thiết lập). Người không chỉnh sửa được sẽ thấy nút "Thiết lập cổng nhận" để nhờ người phụ trách.

"Tạo cổng nhận" gồm 4 bước.

1. Dịch vụ kết nối: Chọn từ "Polar" (thông báo đăng ký và mua hàng), "Stripe" (thông báo thanh toán hoàn tất), "Khác" (biểu mẫu và dịch vụ của bạn), rồi đặt "Tên cổng nhận" và "Cách tiếp nhận". Nếu cách tiếp nhận là "Tạo và thêm khách hàng mới" thì chọn "Ai sẽ được thêm vào danh sách khách hàng" ("Công ty và đầu mối liên hệ" hoặc "Người đã đăng ký"); nếu là "Chỉ ghi sự việc cho khách hàng hiện có" thì chọn "Loại sự việc" (đã thanh toán, đã ký hợp đồng, đã hủy, v.v.) và "Người ngoài danh sách khách hàng" ("Bỏ qua" hoặc "Chỉ ghi hoạt động"). "Chỉ ghi sự việc cho khách hàng hiện có" không tạo thêm khách hàng, mà ghi hoạt động cho khách hàng đã có
2. URL và khóa chữ ký: Dán URL nhận hiển thị trên màn hình vào nơi gửi thông báo của dịch vụ gửi (Polar là "Settings → Webhooks", Stripe là "Developers → Webhooks"). URL nhận đầy đủ chỉ hiện trên màn hình này (sau khi đóng, có thể lấy URL mới bằng "Tạo lại URL"). Dán khóa chữ ký hiện ở dịch vụ gửi để sang bước tiếp theo (bắt buộc với Polar và Stripe, tùy chọn với Khác)
3. Sự kiện đầu tiên: Gửi thử từ dịch vụ gửi. Sự kiện đầu tiên chỉ dùng để kiểm tra cài đặt và không trở thành khách hàng
4. Ánh xạ trường: Kiểm tra trường nào trong nội dung nhận được sẽ dùng cho tên công ty, tên, email, điện thoại, v.v. (cần có email hoặc điện thoại; với "Chỉ ghi sự việc cho khách hàng hiện có" thì cần một trong email, điện thoại hoặc ID bên ngoài). Chọn "Giai đoạn đưa vào", "Kênh" (kênh được ghi vào hoạt động) và "Người được báo" (tối đa 20 người), rồi nhấn "Bắt đầu với cách ánh xạ này". Với "Chỉ ghi sự việc cho khách hàng hiện có", không chọn giai đoạn và người được báo

Những người đến sau khi bắt đầu sẽ vào giai đoạn đã chọn, và người được báo nhận thông báo của Addness ("◯◯ đã được thêm vào ◯◯"). Thành viên đã lưu cài đặt trở thành thành viên đứng tên, và khách hàng được thêm dưới tên và quyền chỉnh sửa của thành viên đó.

Cổng nhận có 3 trạng thái: "Đang nhận", "Đang thiết lập", "Tạm dừng". Mở dòng của cổng nhận để kiểm tra các bản ghi đã nhận (thời điểm nhận, kết quả, chi tiết). Bản ghi đã nhận được giữ 30 ngày. Người chỉnh sửa được có thể thực hiện từ bên trong dòng: "Đổi cách ánh xạ trường", "Đổi giai đoạn, kênh và người được báo", "Tạo lại URL", "Đổi khóa chữ ký", "Tạm dừng cổng nhận", "Tiếp tục cổng nhận", "Xóa cổng nhận". Khi người đã lưu cài đặt không còn chỉnh sửa được danh sách, hoặc khi giai đoạn đưa vào không còn, cổng nhận sẽ dừng và thông báo "Cổng nhận “◯◯” đã dừng" được gửi đến.

Mỗi danh sách có tối đa 5 cổng nhận, mỗi tổ chức có tối đa 20 cổng.

Quyền

Quyền có ba cấp — người xem / người biên tập / người phụ trách — xem trong ô thành viên ở tiêu đề bảng của danh sách. Người xem chỉ để xem, người biên tập có thể di chuyển giai đoạn và khách hàng, còn người phụ trách còn đổi được cả quyền. Quản trị viên tổ chức có thể chỉnh sửa dù chỉ là người xem. Khách hàng không nằm trong danh sách nào chỉ người tạo và quản trị viên tổ chức mới thấy.

Nếu bạn thực hiện thao tác chỉnh sửa mà không có quyền, dòng "Thao tác này cần quyền chỉnh sửa" sẽ hiện, và bạn có thể nhờ người phụ trách ngay tại chỗ.

---

Bài viết này dựa trên giao diện tại thời điểm ngày 15 tháng 10 năm 2026. Addness được cập nhật hằng ngày, nên màn hình và các bước có thể khác đôi chút so với hiện tại.