Quyền hạn & quản lý thành viên

Quyền có "2 lớp"

Quyền của Addness có hai lớp: vai trò tổ chức và vai trò mục tiêu.

Vai trò tổ chức: Quản trị viên / Thành viên / Khách

Đây là phân biệt về việc có được quản lý cài đặt tổ chức, thanh toán, và tích hợp bên ngoài hay không và có được thao tác mục tiêu hay không.

• Chuyển vai trò từ "Vai trò" trong bảng ở Cài đặt tổ chức › Thành viên (chỉ quản trị viên). Trên màn hình, quản trị viên có thể được hiển thị là người có "Quyền quản lý cài đặt"
• Phải có ít nhất một quản trị viên (người có quyền quản lý cài đặt), và bạn không thể bỏ quyền của chính mình
• Chuyển khách thành "Thành viên" sẽ tăng thêm một chỗ, và phí thay đổi theo hợp đồng. Không thể chuyển quản trị viên, chủ sở hữu tổ chức, thành viên bên ngoài và AI thành khách

Yêu cầu từ khách: Khi khách định thao tác một mục tiêu, hộp thoại "Yêu cầu trở thành thành viên?" sẽ mở ra, và họ có thể nhờ quản trị viên bằng "Yêu cầu làm thành viên" (tối đa 3 lần trong 24 giờ gần nhất). Quản trị viên chọn "Chuyển thành thành viên" hoặc "Từ chối" trong "Yêu cầu thành viên" ở Cài đặt tổ chức › Thành viên.

Thành viên bên ngoài: Người tham gia trong khi vẫn thuộc một tổ chức khác. Khi bạn mời với "Kết nối với một tổ chức bên ngoài" được bật trong liên kết mời, người được mời nhấn "Tham gia với tư cách thành viên bên ngoài", chọn tổ chức gốc của mình rồi tham gia. Họ không được tính vào số chỗ, và việc dùng AI, cuộc họp và ghi hình được trừ vào số dư của tổ chức gốc. Họ có thể xem mục tiêu, chat, Drive và Khách hàng trong cùng phạm vi với thành viên chính thức. Quản trị viên có thể chuyển họ thành thành viên chính thức bằng "Chuyển thành thành viên chính thức" trong bảng (liên kết với tổ chức gốc bị gỡ bỏ và số chỗ tăng thêm một).

Vai trò mục tiêu: người phụ trách / người biên tập / thành viên

Phân biệt về việc phân công theo từng mục tiêu. Không liên quan đến vai trò tổ chức, được gán theo từng mục tiêu.

Có một chỗ để thiết lập việc này. Dùng hộp thoại quản lý phân công mở từ menu "…" của dòng mục tiêu → "Người phụ trách & thành viên."

• Đổi người phụ trách là việc bàn giao qua "Thay đổi" ở ô người phụ trách của hộp thoại này (không đổi được từ trang danh sách thành viên)
• Thêm thành viên được thực hiện từ "Phân công" bằng cách tìm khắp cả tổ chức rồi chọn. Người không có trong tổ chức có thể mời ngay tại đó bằng liên kết mời vào mục tiêu (chỉ quản trị viên mới tạo được liên kết mời)
• Đổi vai trò hoặc gỡ phân công được thực hiện từ huy hiệu vai trò của mỗi thành viên

Ai nhìn thấy được đến đâu

Phạm vi hiển thị cũng được quyết định bởi việc phân công này.

1. Bạn nhìn thấy một mục tiêu nếu bạn được phân công vào chính mục tiêu đó hoặc vào bất kỳ mục tiêu nào ở trên nó. Vì quyền của mục tiêu cấp trên được thừa kế cho mọi thứ bên dưới, tham gia một mục tiêu cấp trên với vai trò thành viên sẽ cho bạn thấy toàn bộ cây con của nó
2. Một mục tiêu mà bạn không được phân công ở đâu cả thì kể cả thành viên cùng tổ chức cũng không thấy. Nó không xuất hiện trong cây hay trong tìm kiếm
3. Khi cùng một người được phân công ở nhiều nơi, vai trò mạnh nhất (người phụ trách > người biên tập > thành viên) sẽ được áp dụng

Người được mời sẽ không thấy mục tiêu nào cho đến khi được phân công vào một mục tiêu. Nếu bạn chọn mục tiêu trong liên kết mời, họ sẽ được phân công vào mục tiêu đó ngay khi tham gia. Phạm vi quản trị viên tổ chức có thể xem được trình bày trong Bảo mật và cách xử lý dữ liệu.

Mời thành viên

Có ba cổng vào: "Mời" trên trang danh sách thành viên / "Mời" trong Cài đặt tổ chức › Thành viên / "Mời thành viên vào mục tiêu này" của một mục tiêu. Mở từ đâu thì hộp thoại "Mời thành viên" cũng mở ra, và bạn mời từ hai tab "Liên kết mời" và "Email".

Chỉ quản trị viên mới tạo được liên kết mời và mời bằng email. Khi người không phải quản trị viên mở hộp thoại, sẽ hiển thị "Cần quyền quản trị viên để tạo liên kết mời", và họ có thể nhờ quản trị viên từ "Đề nghị qua tin nhắn riêng". Từ "Nhờ AI" trên trang danh sách thành viên, bạn có thể nhờ AI đề xuất nên giao việc gì cho ai, chuẩn bị mục tiêu cần giao và liên kết mời, cho đến soạn nội dung lời mời. AI chỉ gửi sau khi bạn đồng ý (→ Trang danh sách thành viên).

Mời bằng liên kết

Trong tab "Liên kết mời", nhấn "Tạo liên kết mời", sao chép liên kết vừa tạo và gửi cho người kia. Trước khi tạo, bạn có thể quyết định những mục sau (mục tiêu được mời, quyền, thời hạn và số lần dùng tối đa được đổi bằng "Chỉnh sửa cài đặt liên kết mời").

• Mục tiêu được mời và quyền (thành viên / người biên tập / chủ sở hữu): người đó được phân công vào mục tiêu ấy ngay khi tham gia. Nếu chọn chủ sở hữu, người tham gia sẽ trở thành người phụ trách của mục tiêu đó. Liên kết quyền chủ sở hữu chỉ dùng được một lần vì lý do an toàn
• "Mời làm khách (miễn phí)": Khi bật, người đó tham gia với tư cách khách (quyền sẽ là thành viên)
• Thời hạn (1 / 3 / 7 / 14 ngày) và số lần dùng tối đa (có thể không giới hạn)
• "Kết nối với một tổ chức bên ngoài": Khi bật, người đó tham gia với tư cách thành viên bên ngoài trong khi vẫn thuộc tổ chức khác. Không thể bật cùng lúc với "Mời làm khách (miễn phí)"
• "Nếu bạn nhận hỗ trợ triển khai từ đại lý": Nhập địa chỉ email của đại lý đang hỗ trợ triển khai. Không dùng được khi mời làm khách hoặc thành viên bên ngoài

Mời bằng email

Trong tab "Email", nhập địa chỉ rồi nhấn "Gửi lời mời". Tối đa 20 địa chỉ mỗi lần (chỉ 1 khi mời với quyền chủ sở hữu).

Quản lý sau khi mời

• Người được mời bằng email hiện trong bảng ở Cài đặt tổ chức › Thành viên với huy hiệu "Đã mời" cùng thời hạn. Gửi lại và hủy cũng ở đây
• Các liên kết mời đã phát hành có thể kiểm tra số lần dùng, thời hạn và trạng thái hoạt động trong "Liên kết mời" ở Cài đặt tổ chức › Thành viên, và có thể vô hiệu hóa

Loại một thành viên khỏi tổ chức

• Vị trí: "Loại khỏi tổ chức" trên dòng tương ứng trong bảng Cài đặt tổ chức › Thành viên (chỉ quản trị viên; bạn không loại được chính mình và chủ sở hữu tổ chức)
• Có xác nhận hai bước, và không thể hoàn tác. Khi thực hiện:
  • Mọi phân công của thành viên đó bị gỡ
  • Các mục tiêu họ phụ trách được tự động bàn giao cho người phụ trách của mục tiêu cha (kể cả mục tiêu đã hoàn thành)
  • Với thành viên bên ngoài, liên kết với tổ chức gốc cũng bị gỡ (họ không được tính vào số chỗ nên số chỗ không thay đổi)

Tự rời khỏi tổ chức (rút lui)

Bạn có thể rút khỏi từ "Khu vực nguy hiểm" trong Cài đặt cá nhân › Tài khoản. Mọi phân công của bạn bị gỡ và bạn mất quyền truy cập dữ liệu của tổ chức (xác nhận hai bước; bạn tự động đăng xuất sau khi rút lui).

Phạm vi hiển thị và chia sẻ mục tiêu

• Mục tiêu là riêng tư với bên ngoài tổ chức. Khi muốn chia sẻ với người ngoài tổ chức, người phụ trách mục tiêu đó tạo liên kết chia sẻ từ "Cùng thực hiện mục tiêu này với người ngoài tổ chức" trong menu "…" (trên trang mục tiêu thì nằm trong "…" → "Thao tác khác"). Không cần mời vào tổ chức, bạn vẫn có thể chia sẻ riêng mục tiêu đó và các mục tiêu bên dưới với người ngoài công ty
• Chọn điều người biết liên kết có thể làm: "Chỉ xem" hoặc "Xem và bình luận". Bình luận cần đăng nhập, và không thể chỉnh sửa mục tiêu. Bạn có thể dừng chia sẻ bất cứ lúc nào bằng "Dừng chia sẻ" (→ Trang chi tiết mục tiêu)
• Hồ sơ chẩn đoán mặc định hiển thị với thành viên cùng tổ chức. Những chẩn đoán bạn không muốn cho xem có thể ẩn riêng lẻ từ "Cài đặt hiển thị hồ sơ chẩn đoán" trong Cài đặt cá nhân › Phạm vi hiển thị