Bases de données

Une base de données est un tableau dont vous choisissez vous-même les lignes et les colonnes. Vous pouvez y rassembler des chiffres quotidiens et des registres. Un tableau créé peut être associé à un objectif, ou vous pouvez demander à l'IA d'y écrire à votre place.

Ouvrir et créer

• Ouvrir : Sur ordinateur, appuyez dans la barre latérale sur « Plus » → « Autres fonctionnalités » → « Stocker les données » → la carte « Bases de données ». Sur mobile, appuyez sur « Bases de données » sous « Plus » dans le menu (≡) en haut à gauche. Dans une organisation qui vient d'être créée, cette fonctionnalité peut être verrouillée. Elle se débloque quand vous terminez le défi « Découvrons les bases de données » ou que vous appuyez sur « Passer et utiliser (sans points) » (→ Défis et verrous de fonctionnalités).
• Créer : Dans la liste, appuyez sur « Créer », saisissez un nom, le nom de la colonne clé et son type, puis appuyez sur « Créer ». La personne qui crée le tableau en devient responsable. La clé est la colonne qui permet de distinguer les lignes. Pour un tableau quotidien, c'est la date qui sert de clé. Un tableau ne peut pas contenir deux lignes avec la même clé. Vous ajoutez les autres colonnes dans « Paramètres des colonnes » du tableau ouvert. Les invités et les membres externes ne peuvent pas créer de tableau
• Créer avec l'IA : Dans la liste, appuyez sur « Créer avec l'IA » : l'IA vous demande ce que vous voulez enregistrer, détermine l'unité d'une ligne, la clé et les colonnes, puis construit le tableau. L'IA écrit aussi les premiers chiffres. Si elle doit écrire chaque jour, vous définissez d'où elle prend les données, de quel jour elles datent et à quelle heure elle s'exécute, et ces étapes restent dans le texte de l'objectif (la façon de les confier est la même que pour Page des objectifs « Demander à l'IA »)

Écrire et modifier des lignes

• Ajouter une ligne : Appuyez sur « Ajouter une ligne » au-dessus du tableau, saisissez la valeur de la clé et enregistrez. S'il existe déjà une ligne avec la même clé, cette ligne s'affiche
• Modifier une valeur : Appuyez sur la valeur à modifier, saisissez-la et enregistrez. Sur ordinateur, Entrée enregistre et Échap annule. Pour une colonne de relation, modifiez la valeur avec le + à côté d'elle. Les colonnes de formule et de synthèse sont calculées automatiquement : leurs valeurs ne peuvent pas être modifiées
• Supprimer et restaurer : Appuyez sur « Supprimer la ligne » sur la ligne. Dans les 30 jours, cochez « Afficher les lignes supprimées » au-dessus du tableau, puis appuyez sur « Restaurer la ligne » sur cette ligne pour la récupérer. S'il existe déjà une ligne avec la même clé, elle ne peut pas être restaurée

Seules les personnes disposant de l'autorisation « Modifier les valeurs » ou supérieure peuvent modifier les lignes et les valeurs (→ Visibilité et autorisations).

Définir les colonnes

Appuyez sur « Paramètres des colonnes » au-dessus du tableau : trois sections apparaissent, « Noms des colonnes », « Ajouter une colonne » et « Colonnes supprimées ». Seules les personnes disposant de l'autorisation « Modifier la structure » ou supérieure peuvent l'ouvrir. Un nom de colonne compte de 1 à 64 caractères, ne peut pas être identique au nom d'une autre colonne et ne peut pas contenir { }.

Le type d'une colonne ne peut pas être modifié après sa création.

• Formule : Écrivez les autres colonnes sous la forme {nom de la colonne} pour calculer avec elles. Exemple : {Dépenses publicitaires} / {Inscriptions}. Pendant la saisie, l'écran vérifie la formule. Si la valeur d'une colonne référencée est vide, ou si vous divisez par 0, le résultat est vide. Une colonne de relation ne peut pas être utilisée directement : additionnez-la avec une synthèse
• Relation : Choisissez ce que vous associez parmi « Enregistrement », « Objectif », « Client » et « Définition de KPI ». Vous ne pouvez choisir la cible qu'au moment de créer la colonne. Une valeur de relation peut associer jusqu'à 500 éléments
• Synthèse : Choisissez dans cet ordre « 1. Colonne de relation », « 2. Colonne ou attribut cible » et « 3. Agrégation ». Les agrégations disponibles dépendent de ce vers quoi pointe la relation. Exemples : pour des lignes, nombre, somme et moyenne ; pour des objectifs, le nombre d'objectifs terminés ; pour des clients, le nombre par étape. Seules les cibles que vous avez l'autorisation de consulter sont comptées, et les cibles supprimées ne le sont pas
• Modifier ou supprimer une colonne : Choisissez une colonne dans « Noms des colonnes » pour modifier son nom, son format et ses réglages de calcul. Quand vous supprimez une colonne, ses valeurs sont conservées, et dans les 30 jours vous la récupérez avec « Restaurer la colonne » dans « Colonnes supprimées ». Les colonnes clés, ainsi que les colonnes auxquelles une formule ou une synthèse fait référence, ne peuvent pas être supprimées
• Changer la clé : Appuyez sur « Clé : ◯◯ » dans le titre du tableau et choisissez « Modifier la clé ». La clé peut compter de 1 à 3 colonnes, de type texte, nombre, date, URL ou sélection unique. Elle ne peut pas être modifiée s'il y a des valeurs en double ou vides

Filtrer, trier et synthétiser

Au-dessus du tableau figurent « Filtre », « Trier », « Grouper », « Colonnes » et « Ligne de synthèse ».

• Filtre : Vous pouvez définir jusqu'à cinq conditions, et les lignes qui les remplissent toutes s'affichent
• Trier : Le tri se fait sur une seule colonne de valeurs. Les valeurs vides viennent en dernier. Si vous ne choisissez rien, l'ordre est « Ordre de la clé »
• Grouper : Les lignes sont regroupées selon une colonne
• Colonnes : Faites glisser l'en-tête d'une colonne pour changer l'ordre. Vous pouvez aussi choisir d'afficher ou de figer des colonnes
• Ligne de synthèse : Pour chaque colonne, vous pouvez choisir somme, moyenne, minimum, maximum, nombre ou lignes non vides. Toutes les lignes qui correspondent au filtre sont prises en compte. Les colonnes de formule et de synthèse ne peuvent pas être synthétisées

Les filtres et le regroupement n'agissent que sur votre propre écran. Ce que voient les autres ne change pas. Quand une personne disposant de l'autorisation « Modifier les valeurs » ou supérieure modifie l'ordre, la largeur, l'affichage, le gel, le tri ou la ligne de synthèse des colonnes, la modification est enregistrée comme la vue du tableau et s'applique à tout le monde. Une vue modifiée par une personne disposant de l'autorisation « Membre » devient « Sur votre écran uniquement (non enregistré) ».

Rechercher et organiser depuis la liste

La liste affiche le nom de chaque base de données, le nombre de lignes, le nombre de colonnes, la dernière mise à jour (qui et quand ; quand l'IA a écrit, « IA de ◯◯ ») et votre autorisation.

• Rechercher : Avec « Rechercher des bases de données », vous cherchez par nom. Avec « Filtrer », vous affinez par responsable et par étiquette, et en cochant « Inclure les éléments archivés », les bases de données archivées s'affichent aussi. Pour trier, choisissez « Mise à jour récente en premier », « Par nom » ou « Créés le plus récemment »
• Organiser : Depuis le « … » d'une ligne, vous pouvez choisir « Autorisations de la base de données », « Ajouter ou retirer des étiquettes », « Place or move to a folder » et « Archiver ». Les étiquettes et les dossiers sont accessibles aux personnes disposant de l'autorisation « Modifier les valeurs » ou supérieure, l'archivage à celles disposant de « Modifier la structure » ou supérieure
• Dossiers et archives : Si vous supprimez un dossier, les bases de données qu'il contient passent dans le dossier parent. S'il n'y a pas de dossier parent, elles restent sans dossier. Placez dans les archives les bases de données que vous n'utilisez pas pour le moment. Pour en réutiliser une, rétablissez-la avec « Restaurer depuis les archives » sur sa ligne

Associer à un objectif

Dans la section « Bases de données » des détails de l'objectif, appuyez sur « Associer une base de données », choisissez le tableau à associer, puis appuyez sur « Associer ». Les personnes qui peuvent modifier l'objectif peuvent le faire. La section se place au-dessus de la section Ressources.

• La section affiche le nom, le nombre de lignes et la dernière mise à jour de chaque tableau. Cinq tableaux au maximum apparaissent, le plus récemment associé en premier, et le reste n'est indiqué que par un nombre, « N de plus ». Appuyez sur « Ouvrir » pour ouvrir un tableau
• Pour dissocier, appuyez sur « … » sur la ligne → « Dissocier ». Dissocier ne supprime pas le tableau
• Le placer dans le texte : Dans le texte des détails de l'objectif, appuyez sur « Ajouter un widget » → « Bases de données », choisissez un tableau, puis appuyez sur « Ajouter au texte ». Les 20 premières lignes du tableau apparaissent dans le texte. Appuyez sur « Ouvrir dans Bases de données » pour ouvrir le tableau
• Associer un tableau à un objectif ne change pas qui peut consulter la base de données. Les personnes qui n'ont pas l'autorisation de la consulter voient « Vous n'avez pas l'autorisation de consulter » à la place du tableau dans le texte

Visibilité et autorisations

Ouvrez « … » en haut à droite du tableau → « Autorisations de la base de données » pour définir la visibilité et l'autorisation de chaque membre. Les modifications sont enregistrées dès que vous les choisissez.

• Visibilité : Choisissez « Visible par l'organisation » (valeur par défaut à la création d'un tableau) ou « Membres sélectionnés uniquement ». Quand le tableau est visible par l'organisation, l'autorisation par défaut des membres de l'organisation est « Modifier les valeurs »
• Autorisation de chaque membre : Choisissez parmi « Membre », « Modifier les valeurs » et « Modifier la structure ». Une autorisation définie pour une personne prime sur la valeur par défaut de l'organisation. « Retirer l'autorisation individuelle » remet la personne à la valeur par défaut
• Invités et membres externes : La valeur par défaut de l'organisation ne s'applique pas à eux : définissez donc leur autorisation individuellement. Les invités peuvent uniquement consulter
• Transférer la propriété : Dans l'écran des autorisations, choisissez « Transférer la propriété » dans les actions du membre

Demander à l'IA

• Vous pouvez confier un tableau à l'IA avec « Créer avec l'IA » dans la liste et « Demander à l'IA » sur un tableau. Avec « Demander à l'IA » sur un tableau, vous définissez avec l'IA les étapes de l'écriture du matin
• Si vous le demandez à une IA connectée par MCP, elle peut, pour les tableaux sur lesquels vous avez une autorisation, lire la liste et les lignes, créer des tableaux, modifier des colonnes, écrire et supprimer des lignes, supprimer et restaurer, associer à des objectifs, et modifier la visibilité, les autorisations, le responsable, les étiquettes et les dossiers (→ Intégration MCP)
• Quand une IA connectée par MCP travaille sur un objectif associé, elle lit le nom, le nombre de lignes, la clé et les colonnes de ce tableau, ainsi que les cinq premières lignes. Pour les tableaux associés à un objectif parent, elle ne lit que le nom et le nombre de lignes
• Quand l'IA écrit chaque matin dans ce tableau, les valeurs des lignes ayant la même clé sont remplacées par celles de l'IA. Si la demande vient d'une personne disposant de l'autorisation « Membre », l'IA ne peut pas écrire dans le tableau

Réglages détaillés

Ce que vous pouvez utiliser dans les formules

• Syntaxe : Entourez le texte de "...". Une formule peut compter jusqu'à 2 000 caractères. Les unités de dateAdd et dateDiff sont "days", "months" et "years", et les formats de formatDate sont YYYY, MM, DD, HH et mm
• Calcul : + - * /, round (décimales de 0 à 6), floor, ceil, abs, min, max
• Texte : &, concat, length, contains, replace, toText, format, toNumber
• Conditions : if(condition, valeur1, valeur2), coalesce, empty, and, or, not, = != < <= > >=
• Dates : today() (la date du jour ; jusqu'à 4 h du matin, c'est la veille), now(), dateAdd, dateDiff, year, month, day, formatDate

Limites et durée de conservation des éléments supprimés

• Les lignes, les colonnes et les bases de données peuvent être restaurées pendant 30 jours après leur suppression. Passé ce délai, elles ne peuvent plus l'être. Pour supprimer une base de données, appuyez sur « … » sur le tableau → « Supprimer la base de données ». Seul le responsable peut le faire. Pour restaurer une base de données supprimée, le responsable ou un administrateur de l'organisation le demande à l'IA
• Une organisation peut avoir jusqu'à 300 bases de données (archivées comprises). Un nom compte de 1 à 64 caractères. Un tableau peut avoir jusqu'à 100 colonnes, et jusqu'à 200 en comptant les colonnes supprimées
• Un tableau peut contenir jusqu'à 50 000 lignes, y compris celles supprimées depuis moins de 30 jours. Une valeur de clé peut compter jusqu'à 256 caractères, une colonne peut avoir jusqu'à 100 options, et une base de données jusqu'à 50 étiquettes

Cet article est écrit d'après les écrans en date du 21 octobre 2026.