Réunions et comptes rendus automatiques

Ce que cela permet

Avec les réunions Addness, l'appel est enregistré et transcrit, puis l'IA crée un compte rendu sauvegardé dans le Drive ou dans les ressources d'un objectif. Les réunions en ligne, les réunions en présentiel et les réunions Google Meet ou Zoom peuvent faire l'objet d'un compte rendu.

Connectez Google Calendar pour régler séparément la participation automatique et l’enregistrement vidéo, y compris pour chaque événement (→ Programmer un enregistrement pour chaque événement Google Agenda).

① Réunions rattachées à un objectif

Démarrez depuis le menu « … » → « Réunion » de la ligne de l'objectif, ou depuis l'icône de casque du chat de l'objectif. Vous pouvez aussi partager l'URL de participation via « Actions de la réunion », à côté de « Réunion » → « Copier le lien ».

Une fois entré, appuyez sur « Commencer la prise de notes » (l'icône de note) dans la barre de contrôle. Choisissez la langue de transcription (« Automatique (recommandé) », japonais, anglais, vietnamien) et démarrez : tous les participants voient alors qu'un enregistrement est en cours.

• Le compte rendu terminé est sauvegardé dans les ressources de cet objectif. Le chat de l'objectif affiche aussi « Le compte rendu a été créé », et vous pouvez l'ouvrir avec « Voir le compte rendu de réunion »
• Vous recevez aussi une notification : « Le compte rendu a été ajouté aux ressources de « ◯◯ » »

Remarque : pour les réunions lancées depuis un objectif ou un chat, le compte rendu ne démarre pas du seul fait d'entrer. Appuyez sur « Commencer la prise de notes ».

② Réunions en présentiel — démarrer depuis « Enregistrement, audio et réunions »

Les réunions en présentiel en salle, ou les échanges improvisés, peuvent faire l'objet d'un compte rendu sans choisir d'objectif.

1. Appuyez sur l'icône à neuf points « Enregistrement, audio et réunions » en haut à droite de l'écran (l'en-tête), puis choisissez « Réunion »
2. À « Démarrer une réunion avec prise de notes ? », appuyez sur « Accepter et démarrer »
3. Placez votre PC là où il entend la conversation. Dès le démarrage, le bot de compte rendu Addness rejoint et transcrit en temps réel

À la fin, le compte rendu et la transcription sont sauvegardés dans le dossier « Huddle » de la personne qui a démarré la réunion, dans le Drive. Cette personne en devient propriétaire, et les membres qui ont accepté et rejoint en deviennent lecteurs.

Remarque : il n'est pas possible de démarrer une réunion depuis le navigateur d'un smartphone. Démarrez-la depuis l'application Addness ou depuis le navigateur d'un PC.

③ Réunions Google Meet / Zoom — demander un compte rendu depuis la page des comptes rendus

Les réunions tenues sur Google Meet ou Zoom, par exemple avec des personnes extérieures à l'entreprise, peuvent elles aussi faire l'objet d'un compte rendu.

1. Ouvrez la page des comptes rendus (https://www.addness.com/meeting-notes) et appuyez sur « Demander un compte rendu ».
2. Collez l'URL de la réunion. Pour en faire le compte rendu d'un objectif, choisissez l'objectif avec « Associer à un objectif ». Sinon, il est sauvegardé dans le dossier « Meeting Bot » de votre propre Drive. Saisissez le titre du compte rendu (120 caractères maximum)
3. Choisissez « Enregistrer aussi la vidéo de la réunion » (activé par défaut ; désactivé, la vidéo n'est pas sauvegardée et seules la transcription de l'audio et la sauvegarde du compte rendu ont lieu). Appuyez sur « Demander un compte rendu » pour envoyer
4. Le bot de réunion arrive dans la réunion : autorisez sa participation côté réunion (une fois entré, le bot publie un message dans le chat de la réunion)
5. À la fin de la réunion, le compte rendu transcrit créé par l'IA arrive à l'emplacement indiqué. Si vous sauvegardez aussi la vidéo, l'enregistrement arrive au même endroit. Une notification vous prévient quand la transcription est terminée. Vous pouvez suivre la progression sur la page des comptes rendus avec « Voir la progression », après l'envoi

Sont pris en charge Google Meet (https://meet.google.com/) et Zoom (https://zoom.us/j/ ; collez l'URL avec le mot de passe).

Demander depuis l'écran Meet (extension Chrome)

Pour Google Meet, l'extension Chrome « Addness Meet Recorder » vous permet de faire la demande d'un simple clic depuis l'écran Meet. Vous pouvez aussi l'installer depuis « Ajouter à Chrome », sous l'URL de la réunion dans l'écran de demande.

1. Appuyez sur le bouton bleu « Enregistrer avec Addness », dans la rangée de boutons (micro, caméra, quitter, etc.) en bas de l'écran Meet
2. Dans le panneau qui s'ouvre, appuyez sur « ● Enregistrer avec Addness »

Le bot de réunion rejoint la réunion. L'emplacement de sauvegarde est le dossier « Meeting Bot » de votre propre Drive, dans l'organisation choisie dans le panneau (vous ne pouvez pas choisir d'objectif).

Programmer un enregistrement pour chaque événement Google Agenda

Dans Mes paramètres › Intégrations, appuyez sur « Connecter Google Calendar » dans « Calendrier du bot de réunion ».

Lors de la première connexion, Participer automatiquement aux événements est activé et l’enregistrement vidéo est désactivé. Les connexions existantes et les reconnexions conservent les réglages enregistrés.

• Participer automatiquement aux événements réserve automatiquement la participation aux nouveaux événements comportant une URL de réunion. Ouvrez Voir les événements dans Compte rendu de réunion pour modifier la Participation de chaque événement dans Événements à venir
• En plus de Enregistrement vidéo par défaut, chaque événement propose Suivre le réglage général, Enregistrer la vidéo ou Ne pas enregistrer la vidéo. Même sans enregistrement vidéo, l’audio et la transcription sont traités et le compte rendu est enregistré dans Drive pour les réunions auxquelles le bot participe
• La page distingue le choix enregistré de son application à la réservation de participation. Si le réglage n’est pas appliqué ou si celui de la réservation est inconnu, utilisez Réessayer le réglage vidéo lorsque ce bouton apparaît. Une réservation avec vidéo ne signifie pas que le fichier vidéo a fini d’être sauvegardé
• Pour un événement réservé, le réglage vidéo peut être modifié jusqu’à 10 minutes avant la plus précoce des deux heures de début : celle de la dernière réservation acceptée et celle de l’événement actuel. Il ne peut plus être modifié une fois que le bot a commencé à rejoindre la réunion
• Les nouvelles réservations automatiques nécessitent l’activation des deux vérifications : limite mensuelle et solde d’IA. Si la réservation automatique est indisponible, suivez les indications à l’écran et vérifiez la participation pour chaque événement (→ FAQ)
• Pour arrêter, appuyez sur Déconnecter. Les participations programmées sont annulées

Nom et image du bot de réunion (administrateurs)

Les participants de Google Meet ou Zoom voient le bot de réunion avec le nom et l'image définis par l'organisation. Les administrateurs de l'organisation peuvent les changer dans Paramètres de l'organisation › Bot de réunion (→ Paramètres de l'organisation). « Aperçu en réunion » permet de vérifier ce que voient les participants. Le nom et le message par défaut suivent la langue d'affichage enregistrée de la personne qui fait la demande (le japonais si elle n'est pas définie). Pour les langues autres que le japonais, les noms des fichiers de transcription et d'enregistrement contiennent respectivement _transcript_ et _recording_, et la langue de transcription est détectée automatiquement.

• Nom du bot — Le nom par défaut est <Name>の議事録bot en japonais (Addness議事録bot si le nom n'est pas disponible) et <Name>'s Addness Notetaker dans les autres langues (Addness Notetaker si le nom n'est pas disponible). <Name> désigne le nom de la personne qui fait la demande. Si vous choisissez « Nom personnalisé », le même nom est utilisé pour toutes les demandes de l'organisation (60 caractères maximum)
• Image du bot — Remplacez-la par une image JPEG ou PNG (5 Mo et 1024 px maximum) avec « Changer l'image ». « Revenir à l'image par défaut » rétablit l'image d'origine
• Message de chat à l'arrivée — Quand le bot de réunion rejoint une réunion, il publie un message dans le chat de la réunion. Le message par défaut contient le nom du bot, le nom de la personne qui fait la demande, le fait qu'il va créer une transcription et un compte rendu, et l'URL d'Addness. En japonais, le message est en japonais et se termine par https://hp.addness.com/ja ; dans les autres langues, il est en anglais et se termine par https://hp.addness.com. Si vous choisissez « Message personnalisé », le texte de votre organisation est utilisé. Dans Google Meet, le message est épinglé dans le chat

Ce qui est conservé comme compte rendu

Pour les appels Addness (① et ②, ainsi que les réunions en DM / groupe), les deux éléments suivants sont conservés. Lorsque vous demandez un compte rendu en ③, un compte rendu transcrit est aussi conservé, et l'enregistrement est également conservé lorsque « Enregistrer aussi la vidéo de la réunion » est activé.

• Le compte rendu proprement dit (résumé et mise en forme par l'IA)
• La transcription (le texte intégral avec séparation des locuteurs)

Les deux sont sauvegardés dans le Drive. Dans le Drive, vous les retrouvez en filtrant par étiquette (« Compte rendu de réunion », « Transcription », « Enregistrement de réunion »). La page des comptes rendus permet de relire les comptes rendus sous forme de liste, sans parcourir les dossiers de sauvegarde. Une IA connectée par MCP (Claude Code, Codex, etc.) peut aussi lire les comptes rendus auxquels elle a accès.

• L'audio d'origine (fichier d'enregistrement) : pour les réunions Addness (① et ②, ainsi que les réunions en DM / groupe), l'audio enregistré est supprimé après avoir servi à la transcription. Aucun fichier audio n'est conservé. Avec le bot de réunion Google Meet / Zoom, l'enregistrement n'est conservé que si « Enregistrer aussi la vidéo de la réunion » est activé
• Qui peut les voir : ① les personnes qui peuvent voir l'objectif ; ② la personne qui a démarré la réunion et les membres qui ont accepté et rejoint ; ③ la personne qui a fait la demande (si un objectif est associé, les personnes qui peuvent voir cet objectif). Vous pouvez les montrer à d'autres avec « Share » dans le Drive. Les administrateurs de l'organisation peuvent les voir quelles que soient les assignations (→ Sécurité et traitement des données)
• Supprimer : dans le Drive, appuyez sur « … » sur la ligne du compte rendu → « Move to trash ». Seules les personnes qui peuvent modifier le compte rendu peuvent le supprimer. Une fois supprimé définitivement de la corbeille, il ne peut plus être restauré (→ Drive : « Supprimer définitivement depuis la corbeille »)

Remarques communes

• L'enregistrement et la transcription requièrent le consentement des participants. Pendant l'enregistrement, un avis est affiché à tous, et les personnes qui arrivent en cours de route reçoivent aussi une demande de consentement (refuser revient à quitter la réunion)
• La génération du compte rendu consomme des jetons d'IA. Si votre solde est insuffisant, vous ne pouvez pas démarrer
• Le nombre maximal de participants à une réunion est de 50
• Le bot de réunion n'est pas disponible avec l'offre Starter (→ Offres et facturation)