Datenbanken

Eine Datenbank ist eine Tabelle, deren Zeilen und Spalten Sie selbst festlegen. Darin können Sie Tageszahlen und Listen zusammenführen. Eine erstellte Tabelle lässt sich mit einem Ziel verknüpfen, und Sie können die KI bitten, Daten darin einzutragen.

Öffnen und erstellen

• Öffnen: Am Desktop drücken Sie in der Seitenleiste „Mehr“ → „Weitere Funktionen“ → „Daten speichern“ → die Karte „Datenbanken“. Auf dem Mobilgerät drücken Sie im Menü (≡) oben links unter „Mehr“ den Eintrag „Datenbanken“. In einer neu erstellten Organisation kann diese Funktion gesperrt sein. Sie wird freigeschaltet, wenn Sie die Challenge „Lerne Datenbanken kennen“ abschließen oder auf „Überspringen und nutzen (keine Punkte)“ tippen (→ Challenges und Funktionssperren).
• Erstellen: Drücken Sie in der Liste auf „Erstellen“, geben Sie einen Namen, den Namen der Schlüsselspalte und deren Typ an und drücken Sie dann „Erstellen“. Wer die Tabelle erstellt, wird ihr Eigentümer. Der Schlüssel ist die Spalte, an der sich Zeilen voneinander unterscheiden lassen. Bei einer Tabelle mit Tageswerten ist das Datum der Schlüssel. Eine Tabelle kann nicht zwei Zeilen mit demselben Schlüssel enthalten. Weitere Spalten fügen Sie in der geöffneten Tabelle unter „Spalteneinstellungen“ hinzu. Gäste und externe Mitglieder können keine Tabellen erstellen
• Mit KI erstellen: Drücken Sie in der Liste auf „Mit KI erstellen“. Die KI fragt, was Sie festhalten möchten, legt die Einheit einer Zeile, den Schlüssel und die Spalten fest und baut die Tabelle. Auch die ersten Zahlen trägt die KI ein. Soll sie jeden Tag schreiben, legen Sie fest, woher sie die Daten holt, für welchen Tag sie gelten und wann sie läuft, und diese Schritte bleiben im Text des Ziels stehen (die Übergabe funktioniert wie bei Zielseite „AI fragen“)

Zeilen schreiben und bearbeiten

• Zeile hinzufügen: Drücken Sie über der Tabelle auf „Zeile hinzufügen“, geben Sie den Schlüsselwert ein und speichern Sie. Gibt es bereits eine Zeile mit demselben Schlüssel, wird diese Zeile angezeigt
• Wert ändern: Drücken Sie auf den Wert, den Sie ändern möchten, geben Sie ihn ein und speichern Sie. Am Desktop speichert die Eingabetaste, mit Esc brechen Sie ab. Bei einer Beziehungsspalte ändern Sie den Wert über das + neben dem Wert. Formel- und Rollup-Spalten werden automatisch berechnet, ihre Werte lassen sich daher nicht bearbeiten
• Löschen und wiederherstellen: Drücken Sie bei der Zeile auf „Zeile löschen“. Innerhalb von 30 Tagen setzen Sie über der Tabelle bei „Gelöschte Zeilen anzeigen“ ein Häkchen und bringen die Zeile mit „Zeile wiederherstellen“ zurück. Gibt es bereits eine Zeile mit demselben Schlüssel, lässt sie sich nicht wiederherstellen

Zeilen und Werte bearbeiten können nur Personen mit der Berechtigung „Werte bearbeiten“ oder höher (→ Sichtbarkeit und Berechtigungen).

Spalten festlegen

Drücken Sie über der Tabelle auf „Spalteneinstellungen“, dann erscheinen drei Bereiche: „Spaltennamen“, „Spalte hinzufügen“ und „Gelöschte Spalten“. Öffnen können das nur Personen mit der Berechtigung „Struktur bearbeiten“ oder höher. Ein Spaltenname ist 1–64 Zeichen lang, darf nicht mit dem Namen einer anderen Spalte übereinstimmen und darf { } nicht enthalten.

Der Typ einer Spalte lässt sich nach dem Erstellen nicht mehr ändern.

• Formel: Schreiben Sie andere Spalten als {Spaltenname}, um mit ihnen zu rechnen. Beispiel: {Werbekosten} / {Anmeldungen}. Während Sie tippen, prüft der Bildschirm die Formel. Ist der Wert einer referenzierten Spalte leer oder teilen Sie durch 0, ist das Ergebnis leer. Eine Beziehungsspalte lässt sich nicht direkt verwenden; fassen Sie sie daher mit einem Rollup zusammen
• Beziehung: Wählen Sie das Ziel der Verknüpfung aus „Datensatz“, „Ziel“, „Kunde“ und „KPI-Definition“. Das Ziel können Sie nur beim Erstellen der Spalte wählen. Ein Beziehungswert kann bis zu 500 Einträge verknüpfen
• Rollup: Wählen Sie der Reihe nach „1. Beziehungsspalte“, „2. Zielspalte oder Attribut“ und „3. Aggregation“. Welche Aggregationen zur Wahl stehen, hängt davon ab, worauf die Beziehung zeigt. Beispiele: bei Zeilen Anzahl, Summe und Durchschnitt; bei Zielen die Anzahl der abgeschlossenen; bei Kunden die Anzahl je Phase. Gezählt werden nur verknüpfte Einträge, die Sie ansehen dürfen, und keine gelöschten
• Spalte bearbeiten oder löschen: Wählen Sie unter „Spaltennamen“ eine Spalte, um Name, Format und Berechnungseinstellungen zu ändern. Wenn Sie eine Spalte löschen, bleiben ihre Werte erhalten, und innerhalb von 30 Tagen holen Sie sie unter „Gelöschte Spalten“ mit „Spalte wiederherstellen“ zurück. Schlüsselspalten und Spalten, auf die eine Formel oder ein Rollup verweist, lassen sich nicht löschen
• Schlüssel ändern: Drücken Sie in der Tabellenüberschrift auf „Schlüssel: ◯◯“ und wählen Sie „Schlüssel ändern“. Als Schlüssel sind 1–3 Spalten möglich, und zwar vom Typ Text, Zahl, Datum, URL oder Einzelauswahl. Bei doppelten oder leeren Werten lässt sich der Schlüssel nicht ändern

Filtern, sortieren und zusammenfassen

Über der Tabelle finden Sie „Filter“, „Sortieren“, „Gruppieren“, „Spalten“ und „Zusammenfassungszeile“.

• Filter: Sie können bis zu fünf Bedingungen festlegen; angezeigt werden die Zeilen, die alle erfüllen
• Sortieren: Es wird nach einer Wertespalte sortiert. Leere Werte stehen am Ende. Wenn Sie nichts wählen, gilt die „Schlüsselreihenfolge“
• Gruppieren: Die Zeilen werden nach einer Spalte gruppiert
• Spalten: Ziehen Sie eine Spaltenüberschrift, um die Reihenfolge zu ändern. Sie können Spalten auch ein- oder ausblenden und fixieren
• Zusammenfassungszeile: Für jede Spalte können Sie Summe, Durchschnitt, Minimum, Maximum, Anzahl oder die Anzahl nicht leerer Zeilen wählen. Berücksichtigt werden alle Zeilen, die dem Filter entsprechen. Formel- und Rollup-Spalten lassen sich nicht zusammenfassen

Filter und Gruppierung wirken sich nur auf Ihren eigenen Bildschirm aus. Was andere sehen, ändert sich nicht. Wenn jemand mit der Berechtigung „Werte bearbeiten“ oder höher Spaltenreihenfolge, Breite, Sichtbarkeit, Fixierung, Sortierung oder die Zusammenfassungszeile ändert, wird die Änderung als Ansicht der Tabelle gespeichert und gilt für alle. Eine Ansicht, die jemand mit der Berechtigung „Mitglied“ ändert, wird zu „Nur auf deinem Bildschirm (nicht gespeichert)“.

In der Liste finden und ordnen

Die Liste zeigt für jede Datenbank Name, Zeilenzahl, Spaltenzahl, letzte Aktualisierung (wer und wann; wenn die KI geschrieben hat, „KI von ◯◯“) und Ihre Berechtigung.

• Suchen: Mit „Datenbanken suchen“ suchen Sie nach dem Namen. Mit „Filter“ grenzen Sie nach Eigentümer und Tag ein, und mit dem Häkchen bei „Archivierte einbeziehen“ erscheinen auch archivierte Datenbanken. Als Sortierung wählen Sie „Zuletzt aktualisierte zuerst“, „Nach Name“ oder „Zuletzt erstellt zuerst“
• Ordnen: Über das „…“ einer Zeile wählen Sie „Datenbankberechtigungen“, „Tags hinzufügen oder entfernen“, „Place or move to a folder“ und „Archivieren“. Tags und Ordner stehen Personen mit der Berechtigung „Werte bearbeiten“ oder höher zur Verfügung, das Archivieren Personen mit „Struktur bearbeiten“ oder höher
• Ordner und Archiv: Wenn Sie einen Ordner löschen, wandern die Datenbanken darin in den übergeordneten Ordner. Gibt es keinen, sind sie ohne Ordner. Datenbanken, die Sie gerade nicht verwenden, legen Sie im Archiv ab. Um eine wieder zu verwenden, stellen Sie sie in ihrer Zeile mit „Aus dem Archiv wiederherstellen“ zurück

Mit einem Ziel verknüpfen

Drücken Sie in den Zieldetails im Bereich „Datenbanken“ auf „Datenbank verknüpfen“, wählen Sie die Tabelle und drücken Sie auf „Verknüpfen“. Das können alle, die das Ziel bearbeiten dürfen. Der Bereich steht über dem Bereich „Ressourcen“.

• Der Bereich zeigt Name, Zeilenzahl und letzte Aktualisierung jeder Tabelle. Bis zu fünf erscheinen, die zuletzt verknüpfte zuerst; die übrigen werden nur als Zahl angezeigt, „N weitere“. Mit „Öffnen“ öffnen Sie eine Tabelle
• Zum Lösen drücken Sie bei der Zeile auf „…“ → „Verknüpfung lösen“. Wenn Sie die Verknüpfung lösen, wird die Tabelle nicht gelöscht
• In den Text einfügen: Drücken Sie im Text der Zieldetails auf „Widget hinzufügen“ → „Datenbanken“, wählen Sie eine Tabelle und drücken Sie auf „Zum Text hinzufügen“. Im Text erscheinen die ersten 20 Zeilen der Tabelle. Mit „In Datenbanken öffnen“ öffnen Sie die Tabelle
• Die Verknüpfung mit einem Ziel ändert nichts daran, wer die Datenbank ansehen darf. Wer keine Berechtigung zum Ansehen hat, sieht im Text anstelle der Tabelle „Keine Leseberechtigung“

Sichtbarkeit und Berechtigungen

Öffnen Sie oben rechts an der Tabelle „…“ → „Datenbankberechtigungen“, um die Sichtbarkeit und die Berechtigung jedes Mitglieds festzulegen. Änderungen werden gespeichert, sobald Sie sie auswählen.

• Sichtbarkeit: Wählen Sie „Für die Organisation sichtbar“ (Standard beim Erstellen einer Tabelle) oder „Nur ausgewählte Mitglieder“. Machen Sie die Tabelle für die Organisation sichtbar, ist der Standard für Organisationsmitglieder „Werte bearbeiten“
• Berechtigung je Mitglied: Zur Wahl stehen „Mitglied“, „Werte bearbeiten“ und „Struktur bearbeiten“. Eine Berechtigung, die Sie einer Person zuweisen, hat Vorrang vor dem Standard der Organisation. Mit „Individuelle Berechtigung entfernen“ fällt die Person auf den Standard zurück
• Gäste und externe Mitglieder: Der Standard der Organisation gilt für sie nicht, weisen Sie ihnen die Berechtigung daher einzeln zu. Gäste können nur ansehen
• Eigentum übertragen: Wählen Sie in der Berechtigungsansicht in den Aktionen des Mitglieds „Eigentum übertragen“

Die KI bitten

• Mit „Mit KI erstellen“ in der Liste und „KI beauftragen“ an einer Tabelle können Sie eine Tabelle an die KI übergeben. Mit „KI beauftragen“ an einer Tabelle legen Sie gemeinsam mit der KI den Ablauf für das morgendliche Schreiben fest
• Wenn Sie eine per MCP verbundene KI bitten, kann sie für Tabellen, für die Sie eine Berechtigung haben, die Liste und Zeilen lesen, Tabellen erstellen, Spalten ändern, Zeilen schreiben und löschen, Gelöschtes wiederherstellen, mit Zielen verknüpfen sowie Sichtbarkeit, Berechtigungen, Eigentümer, Tags und Ordner ändern (→ MCP-Integration)
• Wenn eine per MCP verbundene KI an einem verknüpften Ziel arbeitet, liest sie Name, Zeilenzahl, Schlüssel und Spalten der Tabelle sowie die ersten fünf Zeilen. Bei Tabellen, die mit einem übergeordneten Ziel verknüpft sind, liest sie nur Name und Zeilenzahl
• Wenn die KI jeden Morgen in diese Tabelle schreibt, werden Werte in Zeilen mit demselben Schlüssel mit den Werten der KI überschrieben. Bittet jemand mit der Berechtigung „Mitglied“ die KI darum, kann sie nicht in die Tabelle schreiben

Detaileinstellungen

Was Sie in Formeln verwenden können

• Schreibweise: Text setzen Sie in "...". Eine Formel darf bis zu 2.000 Zeichen lang sein. Die Einheiten für dateAdd und dateDiff sind "days", "months" und "years", die Formate für formatDate sind YYYY, MM, DD, HH und mm
• Rechnen: + - * /, round (Dezimalstellen 0–6), floor, ceil, abs, min, max
• Text: &, concat, length, contains, replace, toText, format, toNumber
• Bedingungen: if(Bedingung, Wert1, Wert2), coalesce, empty, and, or, not, = != < <= > >=
• Datum: today() (heutiges Datum; bis 4 Uhr morgens ist es der Vortag), now(), dateAdd, dateDiff, year, month, day, formatDate

Grenzen und wie lange Gelöschtes erhalten bleibt

• Zeilen, Spalten und Datenbanken lassen sich nach dem Löschen 30 Tage lang wiederherstellen. Nach 30 Tagen ist das nicht mehr möglich. Um eine Datenbank zu löschen, drücken Sie bei der Tabelle auf „…“ → „Datenbank löschen“. Das kann nur der Eigentümer. Um eine gelöschte Datenbank wiederherzustellen, bittet der Eigentümer oder ein Administrator der Organisation die KI darum
• Eine Organisation kann bis zu 300 Datenbanken haben (archivierte eingeschlossen). Ein Name ist 1–64 Zeichen lang. Eine Tabelle kann bis zu 100 Spalten haben, einschließlich gelöschter bis zu 200
• Eine Tabelle kann bis zu 50.000 Zeilen enthalten, einschließlich der Zeilen, die in den letzten 30 Tagen gelöscht wurden. Ein Schlüsselwert darf bis zu 256 Zeichen lang sein, eine Spalte kann bis zu 100 Optionen haben und eine Datenbank bis zu 50 Tags

Dieser Artikel ist mit den Bildschirmen mit Stand vom 21. Oktober 2026 geschrieben.