Kundenlisten (CRM)

Was es kann

Mit der Kundenliste können Sie in einer einzigen Tabelle sehen, in welcher Phase sich jeder Kunde befindet, und die KI um den nächsten Schritt bitten. Vertriebsinteressenten, Bewerber, Partnerunternehmen — Sie können jedes Gegenüber verwalten, das der Reihe nach Phasen durchläuft. Das Erstellen von Kundenlisten und Phasen, den Import von Kunden und die morgendliche Aktualisierung geben Sie über „KI beauftragen" an die KI. Sie können auch über die Tabelle Kunden einzeln hinzufügen und zuständige Person, Phase und Kennzahlen korrigieren.

Zum Öffnen wählen Sie „Mehr" (am Desktop in der linken Seitenleiste, auf dem Mobilgerät in der unteren Leiste) → „Kunden" auf der Seite „Weitere Funktionen". Auf dem Mobilgerät können Sie die Seite auch über das Menü (≡) oben links öffnen. Wenn Sie sie oft nutzen, heften Sie sie unter „Weitere Funktionen" an; am Desktop öffnen Sie sie dann direkt aus der linken Seitenleiste.

Bildschirmaufbau

Jeder Bildschirm hat eine „?"-Schaltfläche, über die Sie direkt dort lesen können, wie Sie diesen Bildschirm betrachten und „was Sie die KI fragen können".

Erste Schritte (4 Schritte)

1. Liste erstellen: Solange es noch keine Liste gibt, bitten Sie über „KI beauftragen" in der Anleitung oben auf dem Bildschirm. Ab der zweiten Liste nutzen Sie „KI beauftragen" → „Neue Kundenliste erstellen" in der Symbolleiste. Die KI fragt, wen Sie verwalten möchten und welche Phasen es gibt, und erstellt Liste und Phasen
2. Kunden aufnehmen: Mit „KI beauftragen" → „Kunden importieren" in der Symbolleiste importieren Sie Kunden aus Quelldaten wie einer Tabelle
3. Tägliche Aktualisierung festlegen: Über „KI beauftragen" in der Anleitung der Listentabelle legen Sie fest, wer bis zu welcher Uhrzeit jeden Morgen aktualisiert (die verantwortliche Person für Aktualisierungen)
4. Tägliche Arbeit: Mit „KI beauftragen" → „Heutige Schritte voranbringen" in der Listentabelle liest die KI Phase und Markierungen jedes Kunden und schlägt vor, wem Sie heute was tun sollten

Wenn Sie die Kundenliste zum ersten Mal öffnen, erscheint eine Anleitung in 5 Schritten (Liste → Phasen → Kunden → Verantwortliche Person für Aktualisierungen → bereit). Die verantwortliche Person für Aktualisierungen ist optional. Über „KI beauftragen" beim aktuellen Schritt übergeben Sie der KI eine Anweisung für diesen Schritt. Wenn Sie die Anleitung schließen, bleibt sie klein am rechten Ende der Symbolleiste und lässt sich per Klick wieder öffnen.

Wenn Kunden bei jeder Registrierung oder jedem Kauf automatisch hinzukommen sollen, verbinden Sie einen Eingang mit der Liste (→ Kunden automatisch hinzufügen).

Begriffe

• Phase: Die Abschnitte, die Kunden von oben nach unten durchlaufen (die einzelnen Stufen des Funnels). Die unterste Phase, „Ausstieg" (in Tabellen und Listen als „Ausgestiegen" angezeigt), ist der Ort für Kunden, die unterwegs ausgestiegen sind. Pro Phase können Sie festlegen, „nach wie vielen Tagen es veraltet ist (vergehen so viele Tage ohne Phasenwechsel und ohne Austausch, erhält der Kunde die Markierung ‚stockend‘)" und „was in dieser Phase zu tun ist (Zielvorlage)"
• Aktuelle Phase: Die Phase, in der sich ein Kunde jetzt befindet. In der Tabelle wird sie als farbiger Phasenname und Tage in der Phase angezeigt
• Verwandte Ziele: Mit diesem Kunden verknüpfte Ziele. Die „nächste Aktion" der Tabelle zeigt das unerledigte Ziel mit dem nächstgelegenen Fälligkeitsdatum
• Kontaktdaten: Die IDs des Gegenübers wie E-Mail, Telefon, LINE. Ob Nachrichten ankommen und die „Bezeichnung", die den Zweck zeigt, sehen Sie auf der Kundenseite
• Letzter Austausch: Die letzte Aktivität mit dem Gegenüber. In der Listentabelle und unter „Alle Kunden" steht kurz, wann, wo und was passiert ist
• Aktivität: Die Aufzeichnung des Austauschs mit dem Gegenüber. Die Einträge stehen auf dem Tab „Aktivität" der Kundenseite, die neuesten zuerst
• Verlauf: Die Aufzeichnung der Vorgänge innerhalb von Addness. Phasenänderungen sowie Zusammenführungen/Löschungen von Kunden werden auf dem Tab „Verlauf" festgehalten
• Kennzahlen (in der Tabelle gezeigt): Spalten, die Sie pro Liste festlegen. Werte tragen eine Quelle, einen Zeitstempel und die Person/KI, die sie geschrieben hat. Bis zu 20 Spalten
• Markierungen: Kennzeichen an Kunden, bei denen Sie handeln möchten. Fünf Arten: „stockend", „überfällig", „möglicher Doppeleintrag", „nicht erreichbar" und „keine unerledigten Ziele"
• Gras: Zeigt für die letzten 14 Tage, ob die tägliche Aktualisierung eingehalten wurde, ein Quadrat pro Tag (grün = pünktlich, gelb = verspätet, rot = keine Aktualisierung, grau = nicht geplant). Es erscheint oben in der Listentabelle und in den „Listenregeln". Ist der jüngste nicht graue Tag rot, erscheint oben in der Listentabelle „Die täglichen Aktualisierungen wurden unterbrochen", ist er gelb, „Die täglichen Aktualisierungen haben die Frist überschritten". Wenn Sie eine Liste pausieren, wird „Liste pausiert" angezeigt. In der Übersicht der Kundenlisten können Sie über den Filter „Status" auf Listen wie „Tägliche Aktualisierungen unterbrochen" oder „Tägliche Aktualisierungen verspätet" eingrenzen
• Notizen: Notizen (Markdown), die Sie zu einem Kunden oder einer Liste hinterlassen. Die KI liest die Notizen vor dem Synchronisieren

Spalten für Kontaktdaten und letzten Austausch

In der Listentabelle und unter „Alle Kunden" gibt es diese beiden Spalten.

• Spalte „Kontaktdaten": Zeigt Art und Anzahl der erreichbaren IDs. Bei 0 wird „Keine Kontaktdaten" angezeigt. In der Zeile eines Unternehmens sind auch die Kontaktdaten der zugehörigen Personen enthalten
• Spalte „Letzter Austausch": Zeigt Datum, Uhrzeit und Ort sowie eine kurze Zusammenfassung. Wenn Sie nach „Älteste Aktivität zuerst" sortieren, sehen Sie die Kunden, mit denen es eine Weile keinen Austausch gab

Bei nicht erreichbaren Kunden klicken Sie auf den Namen und sehen sich „Kontaktdaten" auf der Kundenseite an.

Die Listentabelle nutzen

• Drücken Sie eine Kundenzahl pro Phase, um auf genau die Kunden dieser Phase zu filtern (erneut drücken zum Aufheben)
• Filtern Sie nach „heute handeln", „stockend", „überfällig", „keine unerledigten Ziele", „möglicher Doppeleintrag", „nicht erreichbar", „Phase" und „Zuständige Person". Filter bleiben in der URL, sodass Sie sie unverändert teilen können
• Fügen Sie mit dem „＋" am rechten Rand der Tabelle eine Kennzahlspalte hinzu (legen Sie Name, Typ (Text / Zahl / Datum / Auswahl) und Einheit fest). Kennzahlzellen können direkt beschrieben werden
• Über eine Spaltenüberschrift können Sie sortieren, umbenennen, „aus der Tabelle entfernen" und die Breite ändern. Mit Umschalt+Klick kombinieren Sie bis zu drei Sortierungen. In der letzten Zeile der Tabelle wählen Sie pro Spalte eine Auswertung wie Anzahl oder Summe
• Über „Anzeige" in der Symbolleiste schalten Sie Sortierung und Spaltenanzeige um (die Spalte „Tage in der Phase" ist anfangs ausgeblendet) und öffnen die „Listenregeln"
• Mit „Kunden hinzufügen" fügen Sie Kunden einzeln über die Tabelle hinzu. Die Zellen für zuständige Person und aktuelle Phase können Sie direkt ändern (wenn Sie die aktuelle Phase ändern, geben Sie einen Grund an). Über das Zeilenmenü können Sie „Aus Liste entfernen" wählen
• „Heutige Vorschläge" listet die heutigen Aufgaben auf, die automatisch aus den Markierungen erstellt wurden (sie erscheinen im Anleitungsbereich über der Tabelle). Mit „KI beauftragen" in jeder Zeile erstellen Sie eine Anweisung, die den Namen des betreffenden Kunden enthält
• Wenn Sie „KI beauftragen" drücken, wählen Sie die Aufgabe („Heutige Schritte voranbringen", „Kunden hinzufügen", „Kundeninformationen aktualisieren"), und eine Anweisung wird zusammengestellt, die Sie über „In Claude Code öffnen", „In Codex öffnen", „In ChatGPT öffnen" oder „Anweisung kopieren" übergeben können

Kundenseite

Klicken Sie auf den Namen eines Kunden, und die Kundenseite öffnet sich. Links stehen Kundeninfo, Kontaktdaten, Zugehörigkeit, die Listen, in denen er ist, mit der aktuellen Phase sowie Kennzahlen, rechts die Tabs „Aktivität", „Verlauf", „Zugehörige Ziele" und „Inhalt".

• Kontaktdaten: Hier stehen die IDs des Gegenübers wie E-Mail, Telefon, LINE mit der Markierung „Erreichbar" und der „Bezeichnung". Mit Bearbeitungsrechten korrigieren Sie über „Kontaktdaten bearbeiten" direkt, ob Nachrichten ankommen, und die „Bezeichnung"
• Personen in diesem Unternehmen: Auf einer Unternehmensseite stehen die Kontaktdaten und der letzte Austausch der zugehörigen Personen
• Aktivität: Hier steht von neu nach alt, was mit dem Gegenüber passiert ist. Neuen Austausch lassen Sie über „Neuen Austausch einsammeln" unter „KI beauftragen" von der KI festhalten. Wenn bei einem Eingang etwas eingeht und wenn ein zugehöriges Ziel abgeschlossen wird, wird automatisch eine Aktivität festgehalten. Um selbst etwas zu protokollieren, schreiben Sie über „Schreiben" eine Zusammenfassung und einen Link zur Quelle (E-Mails und Nachrichten werden dabei nicht gesendet)
• Verlauf: Die Aufzeichnung der Vorgänge innerhalb von Addness. Er hält fest, wer (Person / KI / Automatisch) wann und aus welchem Grund Phasenänderungen sowie Zusammenführungen/Löschungen von Kunden durchgeführt hat. Einträge werden nur ergänzt und können nicht überschrieben werden
• Verwandte Ziele: Sie können „ein Ziel aus dem, was in dieser Phase zu tun ist, erstellen", „ein leeres Ziel erstellen", „ein bestehendes Ziel verknüpfen" und „die Verknüpfung aufheben"
• Möglicher Doppeleintrag: Wird angezeigt, wenn es möglicherweise eine weitere Zeile für dasselbe Gegenüber gibt. „Zu einem zusammenführen" ist ein unumkehrbarer Vorgang, den nur Organisationsadministratoren durchführen können, also schreiben Sie einen Grund und führen Sie ihn aus. Wenn es nicht dasselbe Gegenüber ist, drücken Sie „Anderer Kunde"
• „…" (Mehr) auf der Kundenseite: Hier finden Sie „Zu Liste hinzufügen", „Kunden-ID kopieren" und „Kunden löschen". Gelöschte Kunden können Sie innerhalb von 30 Tagen wiederherstellen (Sie finden sie, wenn Sie unter „Alle Kunden" nach „Gelöscht" filtern)

Listenregeln

Öffnen Sie sie in der Listentabelle über „Anzeige" → „Listenregeln". Die Phasen und die tägliche Aktualisierung (wer bis zu welcher Uhrzeit täglich aktualisiert) ändern Sie über „KI beauftragen"; die in der Tabelle gezeigten Kennzahlen fügen Sie über das „＋" am rechten Rand der Tabelle hinzu. Listenname, Notizen und Status (Aktiv / Pausiert) ändern Personen mit Bearbeitungsrecht direkt. Solange die Liste pausiert ist, stoppen die Erinnerungen und die Dinge, die Aufmerksamkeit brauchen (die Listentabelle bleibt weiterhin sichtbar).

Auch das Löschen der Liste erfolgt hier. Gelöschte Listen können Sie innerhalb von 30 Tagen über „Gelöschte Kundenlisten" unten in der Übersicht der Kundenlisten wiederherstellen (die Kunden, die in der Liste waren, werden nicht gelöscht).

Kunden automatisch hinzufügen

Ein Mechanismus, der bei einer Registrierung oder einem Kauf die Person automatisch in eine Kundenliste aufnimmt und die von Ihnen ausgewählten Mitglieder benachrichtigt. Sie können Polar, Stripe, Anmeldeformulare und Ihren eigenen Dienst anbinden. Erstellen Sie unter „Kunden automatisch hinzufügen" in den „Listenregeln" pro Absender einen Eingang.

Eingänge erstellen können Personen, die die Liste bearbeiten dürfen. Richten Sie den Eingang über „Eingang erstellen" selbst ein oder überlassen Sie ihn über „KI beauftragen" der KI (die KI legt die Details im Gespräch fest und richtet ihn dann ein). Wer die Liste nicht bearbeiten darf, sieht die Schaltfläche „Eingang einrichten" und kann den Eigentümer darum bitten.

„Eingang erstellen" läuft in vier Schritten ab.

1. Dienst: Wählen Sie „Polar" (Benachrichtigungen zu Registrierungen und Käufen), „Stripe" (Benachrichtigungen über abgeschlossene Zahlungen) oder „Sonstige" (Formulare und eigener Dienst), und legen Sie „Name des Eingangs" und „Intake mode" fest. Bei „Create customers and add them" wählen Sie „Wer zur Kundenliste hinzugefügt wird" („Unternehmen und Ansprechpartner" oder „Die Person, die sich angemeldet hat"), bei „Only record events for existing customers" wählen Sie „Event kind" (bezahlt, Vertrag geschlossen, gekündigt usw.) und „People outside the customer list" („Ignore" oder „Only record an activity"). „Only record events for existing customers" legt keine neuen Kunden an, sondern hält bei bestehenden Kunden eine Aktivität fest
2. URL und Signaturschlüssel: Fügen Sie die angezeigte Empfangs-URL beim Benachrichtigungsziel des Absenders ein (bei Polar unter „Einstellungen → Webhooks", bei Stripe unter „Entwickler → Webhooks"). Die vollständige Empfangs-URL sehen Sie nur auf diesem Bildschirm (nach dem Schließen erzeugen Sie mit „URL neu erzeugen" eine neue URL). Sobald Sie den Signaturschlüssel einfügen, den der Absender anzeigt, geht es weiter (bei Polar und Stripe erforderlich, bei Sonstige optional)
3. Erstes Ereignis: Senden Sie vom Absender ein Testereignis. Das erste Ereignis dient nur zur Prüfung der Einrichtung und wird nicht zum Kunden
4. Feldzuordnung: Prüfen Sie, welche Felder des eingegangenen Inhalts für Firmenname, Name, E-Mail, Telefon usw. verwendet werden (E-Mail oder Telefon ist erforderlich; bei „Only record events for existing customers" eines von E-Mail, Telefon oder externer ID). Legen Sie „Zielphase", „Kanal" (der Kanal, der in der Aktivität festgehalten wird) und „Zu benachrichtigende Mitglieder" (bis zu 20) fest und drücken Sie „Mit dieser Zuordnung starten". Bei „Only record events for existing customers" wählen Sie weder Phase noch zu benachrichtigende Mitglieder

Personen, die nach dem Start eingehen, landen in der gewählten Phase, und die zu benachrichtigenden Mitglieder erhalten eine Addness-Benachrichtigung („◯◯ wurde zu ◯◯ hinzugefügt"). Das Mitglied, das die Einrichtung gespeichert hat, wird zum ausführenden Mitglied, und Kunden werden in seinem Namen und mit seinen Bearbeitungsrechten hinzugefügt.

Ein Eingang hat drei Zustände: „Empfängt", „Einrichtung läuft" und „Pausiert". Wenn Sie die Zeile eines Eingangs öffnen, prüfen Sie die eingegangenen Aufzeichnungen (Eingangszeit, Ergebnis, Details). Eingegangene Aufzeichnungen bleiben 30 Tage erhalten. Personen mit Bearbeitungsrecht können in der Zeile „Feldzuordnung ändern", „Zielphase, Kanal und Empfänger ändern", „URL neu erzeugen", „Signaturschlüssel ändern", „Eingang pausieren", „Eingang fortsetzen" und „Eingang löschen" ausführen. Wenn die Person, die die Einrichtung gespeichert hat, die Liste nicht mehr bearbeiten kann oder die Zielphase nicht mehr existiert, stoppt der Eingang, und die Benachrichtigung „Eingang ‚◯◯' wurde gestoppt" kommt an.

Es gibt bis zu 5 Eingänge pro Liste und bis zu 20 pro Organisation.

Berechtigungen

Berechtigungen haben drei Stufen — Betrachter / Bearbeiter / Eigentümer — zu sehen im Mitglieder-Panel im Header der Listentabelle. Betrachter können nur ansehen, Bearbeiter können Phasen und Kunden verschieben, und Eigentümer können auch Berechtigungen ändern. Organisationsadministratoren können auch als Betrachter bearbeiten. Kunden, die in keiner Liste sind, sind nur für den Ersteller und Organisationsadministratoren sichtbar.

Wenn Sie ohne Bearbeitungsrecht eine Bearbeitungsaktion versuchen, erscheint „Für diese Aktion ist ein Bearbeitungsrecht erforderlich", und Sie können direkt dort den Eigentümer bitten.

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Dieser Artikel basiert auf den Bildschirmen mit Stand vom 15. Oktober 2026. Addness wird täglich aktualisiert, daher können die Bildschirme und Schritte geringfügig von dem abweichen, was Sie jetzt sehen.