Berechtigungen und Mitgliederverwaltung

Berechtigungen gibt es in „2 Ebenen"

Addness-Berechtigungen haben zwei Ebenen: Organisationsrollen und Zielrollen.

Organisationsrollen: Administrator / Mitglied / Gast

Dies ist die Unterscheidung, ob Sie Organisationseinstellungen, Abrechnung und externe Integrationen verwalten können und ob Sie Ziele bearbeiten können.

• Die Rolle wechseln Sie über „Rolle" in der Tabelle unter Organisationseinstellungen › Mitglieder (nur Administratoren). Administratoren werden auf dem Bildschirm teils als Personen mit „Verwaltungsrechte für Einstellungen" angezeigt
• Mindestens ein Administrator (eine Person mit Verwaltungsrechten für Einstellungen) ist erforderlich, und Sie können Ihre eigene Berechtigung nicht entfernen
• Wenn Sie einen Gast zum „Mitglied" machen, kommt ein Platz hinzu, und die Kosten ändern sich je nach Vertrag. Administratoren, der Eigentümer der Organisation, externe Mitglieder und KI können nicht zu Gästen gemacht werden

Anfragen von Gästen: Wenn ein Gast versucht, ein Ziel zu bearbeiten, öffnet sich „Mitgliedschaft beantragen?", und mit „Mitgliedschaft beantragen" kann er einen Administrator darum bitten (bis zu 3-mal innerhalb von 24 Stunden). Der Administrator wählt unter Organisationseinstellungen › Mitglieder bei „Mitgliedschaftsantrag" „Zum Mitglied machen" oder „Ablehnen".

Externe Mitglieder: Personen, die beitreten und dabei weiterhin einer anderen Organisation angehören. Wenn Sie mit aktiviertem „Mit einer externen Organisation verbinden" im Einladungslink einladen, drückt die Person „Als externes Mitglied beitreten", wählt ihre Herkunftsorganisation und tritt bei. Sie zählt nicht als Platz; die Nutzung von KI, Besprechungen und Aufzeichnungen wird vom Guthaben der Herkunftsorganisation abgezogen. Ziele, Chat, Drive und Kunden sieht sie im selben Umfang wie reguläre Mitglieder. Administratoren können sie in der Tabelle mit „Zum regulären Mitglied machen" zu einem regulären Mitglied machen (die Verbindung zur Herkunftsorganisation wird getrennt, und es kommt ein Platz hinzu).

Zielrollen: Verantwortlicher / Bearbeiter / Mitglied

Die Unterscheidung der Zuweisung pro Ziel. Unabhängig von den Organisationsrollen, pro Ziel zugewiesen.

Es gibt einen Ort zum Festlegen. Nutzen Sie den Dialog Zuweisungsverwaltung, den Sie über das „…"-Menü der Zielzeile → „Zuständiger & Mitglieder" öffnen.

• Den Verantwortlichen ändern ist eine Übergabe über „Ändern" im Feld des Verantwortlichen in diesem Dialog (es kann nicht über die Mitgliederlisten-Seite geändert werden)
• Mitglieder hinzufügen erfolgt über „Zuweisen", indem Sie die gesamte Organisation durchsuchen und auswählen. Personen, die nicht in der Organisation sind, können direkt dort mit einem Zieleinladungslink eingeladen werden (Einladungslinks können nur Administratoren erstellen)
• Eine Rolle ändern oder eine Zuweisung entfernen erfolgt über das Rollen-Badge jedes Mitglieds

Wer wie viel sehen kann

Auch die Sichtbarkeit wird durch diese Zuweisung bestimmt.

1. Sie können ein Ziel sehen, wenn Sie diesem Ziel selbst oder einem beliebigen Ziel darüber zugewiesen sind. Da die Berechtigungen eines höheren Ziels an alles darunter vererbt werden, sehen Sie nach dem Beitritt zu einem übergeordneten Ziel als Mitglied dessen gesamten Teilbaum
2. Ein Ziel, dem Sie nirgends zugewiesen sind, ist selbst für Mitglieder derselben Organisation nicht sichtbar. Es erscheint weder im Baum noch in der Suche
3. Wenn dieselbe Person an mehreren Stellen zugewiesen ist, gilt die stärkste Rolle (Verantwortlicher > Bearbeiter > Mitglied)

Eingeladene Personen sehen keine Ziele, bis sie einem Ziel zugewiesen werden. Wenn Sie im Einladungslink ein Ziel auswählen, werden sie beim Beitritt sofort diesem Ziel zugewiesen. Was Administratoren der Organisation sehen können, steht unter Sicherheit und Umgang mit Daten.

Mitglieder einladen

Es gibt drei Einstiegspunkte: „Einladen" auf der Mitgliederlisten-Seite / „Einladen" unter Organisationseinstellungen › Mitglieder / „Mitglieder zu diesem Ziel einladen" eines Ziels. Von überall aus öffnet sich „Mitglieder einladen", und Sie laden über die Tabs „Einladungslink" und „E-Mail" ein.

Einladungslinks ausstellen und per E-Mail einladen können nur Administratoren. Wenn jemand ohne Administratorrechte den Dialog öffnet, erscheint „Zum Erstellen von Einladungslinks sind Administratorrechte erforderlich", und über „Per DM anfragen" kann er einen Administrator darum bitten. Über „KI beauftragen" auf der Mitgliederlisten-Seite können Sie die KI bitten, vorzuschlagen, wem Sie was übertragen, das zu übertragende Ziel und den Einladungslink vorzubereiten und sogar den Einladungstext zu schreiben. Die KI sendet erst, nachdem Sie Ihr OK gegeben haben (→ Mitgliederlisten-Seite).

Link-Einladung

Drücken Sie im Tab „Einladungslink" auf „Einladungslink erstellen", kopieren Sie den erstellten Link und schicken Sie ihn der Person. Vor dem Erstellen können Sie Folgendes festlegen (Einladungsziel, Berechtigung, Ablaufdatum und maximale Nutzungen ändern Sie über „Einladungslinkeinstellungen bearbeiten").

• Einladungsziel und Berechtigung (Mitglied / Bearbeiter / Eigentümer): Beim Beitritt wird die Person diesem Ziel zugewiesen. Wenn Sie Eigentümer wählen, wird die beitretende Person zur verantwortlichen Person dieses Ziels. Ein Link mit Eigentümer-Berechtigung kann aus Sicherheitsgründen nur einmal verwendet werden
• „Als Gast einladen (kostenlos)": Wenn aktiviert, tritt die Person als Gast bei (die Berechtigung ist dann Mitglied)
• Ablaufdatum (1 / 3 / 7 / 14 Tage) und maximale Nutzungen (auch unbegrenzt möglich)
• „Mit einer externen Organisation verbinden": Wenn aktiviert, tritt die Person als externes Mitglied bei und gehört weiterhin ihrer anderen Organisation an. Lässt sich nicht zusammen mit „Als Gast einladen (kostenlos)" aktivieren
• „Wenn eine Agentur deine Einführung unterstützt": Geben Sie die E-Mail-Adresse der Agentur ein, die die Einführung unterstützt. Nicht verfügbar, wenn Sie als Gast oder externes Mitglied einladen

E-Mail-Einladung

Geben Sie im Tab „E-Mail" die Adressen ein und drücken Sie „Einladung senden". Bis zu 20 auf einmal (bei einer Einladung mit Eigentümer-Berechtigung nur 1).

Verwaltung nach dem Einladen

• Per E-Mail eingeladene Personen erscheinen in der Tabelle unter Organisationseinstellungen › Mitglieder mit dem Badge „Eingeladen" und ihrem Ablaufdatum. Erneut senden und widerrufen können Sie ebenfalls hier
• Ausgestellte Einladungslinks prüfen Sie unter „Einladungslinks" in Organisationseinstellungen › Mitglieder auf Nutzungsanzahl, Ablauf und aktiven Zustand und können sie deaktivieren

Ein Mitglied aus der Organisation entfernen

• Ort: „Entfernen" in der betreffenden Zeile der Tabelle unter Organisationseinstellungen › Mitglieder (nur Administratoren; sich selbst und den Eigentümer der Organisation können Sie nicht entfernen)
• Es gibt eine zweistufige Bestätigung, und es kann nicht rückgängig gemacht werden. Bei Ausführung:
  • Die Zuweisungen dieses Mitglieds werden alle entfernt
  • Ziele, deren Verantwortlicher es war, werden automatisch an den Verantwortlichen des übergeordneten Ziels übergeben (einschließlich abgeschlossener)
  • Bei externen Mitgliedern wird auch die Verbindung zur Herkunftsorganisation getrennt (da sie nicht als Platz zählen, ändert sich die Anzahl der Plätze nicht)

Selbst die Organisation verlassen (Austritt)

Sie können über „Gefahrenbereich" in Meine Einstellungen › Konto austreten. Alle Ihre Zuweisungen werden entfernt und Sie verlieren den Zugriff auf die Daten der Organisation (zweistufige Bestätigung; nach dem Austritt werden Sie automatisch abgemeldet).

Zielsichtbarkeit und Freigabe

• Ziele sind außerhalb der Organisation privat. Wenn Sie ein Ziel mit Personen außerhalb der Organisation teilen möchten, erstellt die verantwortliche Person des Ziels über „An diesem Ziel mit jemandem außerhalb der Organisation arbeiten" im „…"-Menü (auf der Zielseite unter „…" → „Weitere Aktionen") einen Freigabelink. Ohne Einladung in die Organisation können Sie so nur dieses Ziel und alles darunter mit Personen außerhalb des Unternehmens teilen
• Was Personen mit dem Link tun können, wählen Sie zwischen „Nur ansehen" und „Ansehen und kommentieren". Zum Kommentieren ist eine Anmeldung nötig; das Ziel bearbeiten können sie nicht. Mit „Freigabe beenden" stoppen Sie die Freigabe jederzeit (→ Zieldetailseite)
• Das Diagnoseprofil ist standardmäßig für Mitglieder derselben Organisation sichtbar. Diagnosen, die Sie nicht zeigen möchten, können einzeln über „Sichtbarkeit des Diagnoseprofils" in Meine Einstellungen › Sichtbarkeit ausgeblendet werden