Besprechungen und automatische Protokolle

Was es kann

Bei Addness-Besprechungen wird der Anruf aufgenommen und transkribiert, und die KI erstellt ein Protokoll, das in Drive oder in den Ressourcen eines Ziels gespeichert wird. Online-Besprechungen, Präsenzbesprechungen sowie Google-Meet- oder Zoom-Besprechungen können in Protokolle verwandelt werden.

Verbinden Sie Google Kalender, um automatische Teilnahme und Videospeicherung getrennt sowie pro Termin einzustellen (→ Aufzeichnungen für einzelne Google-Kalender-Termine planen).

① Mit einem Ziel verknüpfte Besprechungen

Starten Sie über das „…“-Menü der Zielzeile → „Besprechung“ oder das Kopfhörersymbol im Chat des Ziels. Die Beitritts-URL können Sie auch über „Besprechungsaktionen“ neben „Besprechung“ → „Link kopieren“ teilen.

Sobald Sie beigetreten sind, drücken Sie „Notizerstellung starten“ (das Notizsymbol) in der Steuerleiste. Wählen Sie die Transkriptionssprache („Automatisch (empfohlen)“, Japanisch, Englisch, Vietnamesisch) und starten Sie, und allen wird angezeigt, dass eine Aufnahme läuft.

• Das fertige Protokoll wird in den Ressourcen dieses Ziels gespeichert. Im Chat des Ziels erscheint außerdem „Besprechungsprotokoll wurde erstellt", und Sie öffnen es über „Besprechungsprotokoll anzeigen"
• Sie erhalten außerdem die Benachrichtigung „Besprechungsprotokoll wurde den Ressourcen von ‚◯◯' hinzugefügt"

Hinweis: Bei Besprechungen aus einem Ziel oder Chat startet das Protokoll nicht allein durch den Beitritt. Drücken Sie „Notizerstellung starten".

② Präsenzbesprechungen — über „Aufnahme, Audio & Meetings“ starten

Präsenzbesprechungen in einem Besprechungsraum oder spontane Absprachen können Sie ohne Wahl eines Ziels in Protokolle verwandeln.

1. Drücken Sie oben rechts auf dem Bildschirm (im Header) das Neun-Punkte-Symbol „Aufnahme, Audio & Meetings“ und wählen Sie „Meeting“
2. Drücken Sie bei „Besprechung mit Notizen starten?“ auf „Zustimmen und starten“
3. Stellen Sie Ihren PC dorthin, wo er das Gespräch hören kann. Zeitgleich mit dem Start tritt der Addness-Protokoll-Bot bei und transkribiert in Echtzeit

Wenn es endet, werden Protokoll und Transkript in Drive im Ordner „Huddle“ der Person gespeichert, die die Besprechung gestartet hat. Diese Person wird Eigentümer, und Mitglieder, die zugestimmt haben und beigetreten sind, werden Betrachter.

Hinweis: In einem Smartphone-Browser können Sie keine Besprechung starten. Starten Sie sie über die Addness-App oder einen Browser am PC.

③ Google-Meet- / Zoom-Besprechungen — Protokoll über die Protokollseite anfordern

Besprechungen, die in Google Meet oder Zoom abgehalten werden, etwa mit Personen außerhalb des Unternehmens, können ebenfalls in Protokolle verwandelt werden.

1. Öffnen Sie die Protokollseite (https://www.addness.com/meeting-notes) und drücken Sie „Besprechungsprotokoll anfordern“.
2. Fügen Sie die Besprechungs-URL ein. Soll es das Protokoll eines Ziels werden, wählen Sie mit „Mit einem Ziel verknüpfen“ ein Ziel. Ohne Auswahl wird im Ordner „Meeting Bot“ Ihres eigenen Drive gespeichert. Geben Sie einen Titel des Besprechungsprotokolls ein (bis zu 120 Zeichen)
3. Wählen Sie „Auch das Besprechungsvideo speichern" (standardmäßig aktiviert; wenn ausgeschaltet, wird das Video nicht gespeichert und nur Transkription aus dem Ton und das Speichern des Protokolls finden statt). Drücken Sie „Besprechungsprotokoll anfordern" zum Senden
4. Der Meeting-Bot kommt zur Besprechung, erlauben Sie ihm also auf der Besprechungsseite die Teilnahme (nach dem Beitritt postet der Bot eine Nachricht im Chat der Besprechung)
5. Wenn die Besprechung endet, landet das KI-erstellte Transkriptprotokoll am angegebenen Speicherort. Wenn Sie auch das Video speichern, landet die Aufnahme am selben Ort. Wenn die Transkription abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Den Fortschritt sehen Sie nach dem Senden über „Fortschritt ansehen" auf der Protokollseite

Unterstützt werden Google Meet (https://meet.google.com/) und Zoom (https://zoom.us/j/; fügen Sie die URL mit dem Passwort ein).

Aus dem Meet-Bildschirm anfordern (Chrome-Erweiterung)

Bei Google Meet können Sie mit der Chrome-Erweiterung „Addness Meet Recorder" direkt aus dem Meet-Bildschirm per Klick anfordern. Installieren können Sie sie auch über „Zu Chrome hinzufügen" unter der Besprechungs-URL im Anfragebildschirm.

1. Drücken Sie unten im Meet-Bildschirm in der Reihe mit den Schaltflächen für Mikrofon, Kamera, Verlassen usw. das blaue „Mit Addness aufnehmen"
2. Drücken Sie im geöffneten Panel „● Mit Addness aufnehmen"

Der Meeting-Bot tritt der Besprechung bei. Gespeichert wird im Ordner „Meeting Bot“ Ihres eigenen Drive in der im Panel gewählten Organisation (ein Ziel können Sie nicht wählen).

Aufzeichnungen für einzelne Google-Kalender-Termine planen

Drücken Sie unter Meine Einstellungen › Integrationen bei „Meeting-Bot-Kalender" auf „Google Kalender verbinden".

Bei der ersten Verbindung ist Automatisch an Terminen teilnehmen eingeschaltet und die Videospeicherung ausgeschaltet. Bestehende und erneut hergestellte Verbindungen behalten die gespeicherten Einstellungen.

• Automatisch an Terminen teilnehmen bucht automatisch die Teilnahme an neuen Terminen mit einer Besprechungs-URL. Öffnen Sie Termine in Besprechungsprotokolle ansehen, um unter Anstehende Termine die Teilnahme für einzelne Termine umzuschalten
• Neben Standard für Videospeicherung können Sie pro Termin Standardeinstellung verwenden, Video speichern oder Video nicht speichern wählen. Auch bei ausgeschalteter Videospeicherung werden Audio und Transkription verarbeitet und Protokolle für besuchte Besprechungen in Drive gespeichert
• Die Seite zeigt den gespeicherten Wunsch getrennt vom auf die Teilnahmebuchung angewendeten Zustand. Wenn die Einstellung nicht angewendet wurde oder der Buchungszustand unklar ist, verwenden Sie die angebotene Schaltfläche Videoeinstellung erneut versuchen. Eine Buchung mit Video bedeutet nicht, dass die Videodatei bereits gespeichert ist
• Bei gebuchten Terminen sind Videoänderungen bis 10 Minuten vor dem früheren Zeitpunkt aus dem zuletzt akzeptierten Buchungsbeginn und dem aktuellen Terminbeginn möglich. Sobald der Bot mit dem Beitritt begonnen hat, ist keine Videoänderung mehr möglich
• Neue automatische Buchungen erfordern, dass sowohl die Prüfung des Monatslimits als auch die des KI-Guthabens aktiviert ist. Ist automatisches Buchen nicht verfügbar, folgen Sie den Hinweisen auf dem Bildschirm und prüfen Sie die Teilnahme pro Termin (→ FAQ)
• Zum Beenden drücken Sie Verbindung trennen. Geplante Teilnahmebuchungen werden storniert

Name und Bild des Meeting-Bots (Administratoren)

Teilnehmende in Google Meet oder Zoom sehen den Meeting-Bot mit dem Namen und Bild, die die Organisation festgelegt hat. Administratoren der Organisation ändern sie unter Organisationseinstellungen › Meeting-Bot (→ Organisationseinstellungen). Unter „Darstellung im Meeting" prüfen Sie, wie der Bot für Teilnehmende aussieht. Standardname und -nachricht richten sich nach der gespeicherten Anzeigesprache der beauftragenden Person (ohne Einstellung Japanisch). Bei anderen Sprachen als Japanisch enthalten die Dateinamen für Transkript und Aufzeichnung _transcript_ bzw. _recording_, und die Transkriptionssprache wird automatisch erkannt.

• Bot-Name — Der Standardname lautet auf Japanisch <Name>の議事録bot (bei fehlendem Namen Addness議事録bot), in anderen Sprachen <Name>'s Addness Notetaker (bei fehlendem Namen Addness Notetaker). <Name> steht für den Namen der beauftragenden Person. Wenn Sie „Eigener Name“ wählen, wird für alle Anfragen der Organisation derselbe Name verwendet (bis zu 60 Zeichen)
• Bot-Bild — Mit „Bild ändern" ersetzen Sie es durch ein JPEG oder PNG (bis 5 MB und 1024 px). Mit „Standardbild wiederherstellen" kehren Sie zum ursprünglichen Bild zurück
• Chat-Nachricht beim Beitritt — Wenn der Meeting-Bot einer Besprechung beitritt, postet er eine Nachricht im Chat der Besprechung. Die Standardnachricht enthält den Namen des Bots, den Namen der beauftragenden Person, den Hinweis, dass Transkript und Protokoll erstellt werden, und die URL von Addness. Auf Japanisch ist die Nachricht japanisch und endet mit https://hp.addness.com/ja, in anderen Sprachen ist sie englisch und endet mit https://hp.addness.com. Wenn Sie „Eigene Nachricht“ wählen, wird der Text Ihrer Organisation verwendet. In Google Meet wird die Nachricht im Chat angeheftet

Was als Protokoll aufbewahrt wird

Bei Addness-Anrufen (① und ② sowie Besprechungen in DMs und Gruppen) werden diese zwei aufbewahrt. Wenn Sie in ③ ein Protokoll anfordern, wird ebenfalls ein Transkriptprotokoll aufbewahrt, und wenn „Auch das Besprechungsvideo speichern" aktiviert ist, wird auch die Aufnahme aufbewahrt.

• Das Protokoll selbst (KI-Zusammenfassung und -Ordnung)
• Das Transkript (der vollständige Text mit Sprechertrennung)

Beide werden in Drive gespeichert. In Drive finden Sie sie, indem Sie nach Tags filtern („Besprechungsprotokoll“, „Transkript“, „Besprechungsaufzeichnung“). Auf der Protokollseite lesen Sie Protokolle in einer Liste nach, ohne sich durch die Speicherordner zu klicken. Auch eine per MCP verbundene KI (Claude Code, Codex usw.) kann die Protokolle lesen, die sie sehen darf.

• Der Originalton (Aufnahmedatei): Bei Addness-Besprechungen (① und ② sowie Besprechungen in DMs und Gruppen) wird der aufgenommene Ton nach der Transkription gelöscht. Es bleibt keine Audiodatei erhalten. Beim Meeting-Bot für Google Meet und Zoom bleibt die Aufnahme nur erhalten, wenn „Auch das Besprechungsvideo speichern“ aktiviert ist
• Wer sie sieht: ① sehen alle, die das Ziel sehen dürfen; ② die Person, die gestartet hat, und die Mitglieder, die zugestimmt haben und beigetreten sind; ③ die beauftragende Person (bei Verknüpfung mit einem Ziel alle, die das Ziel sehen dürfen). Über „Share“ in Drive können Sie sie anderen zeigen. Administratoren der Organisation sehen sie unabhängig von Zuweisungen (→ Sicherheit und Umgang mit Daten)
• Löschen: Drücken Sie in Drive in der Zeile des Protokolls „…“ → „Move to trash“. Löschen kann, wer das Protokoll bearbeiten darf. Nach dem endgültigen Löschen aus dem Papierkorb lässt es sich nicht wiederherstellen (→ Drive: „Endgültig aus dem Papierkorb löschen“)

Gemeinsame Hinweise

• Aufnahme und Transkription erfordern die Zustimmung der Teilnehmer. Während der Aufnahme wird allen ein Hinweis angezeigt, und auch Nachzügler erhalten eine Zustimmungsabfrage (Ablehnen bedeutet Verlassen)
• Die Protokollerstellung verbraucht KI-Tokens. Wenn Ihr Guthaben knapp ist, können Sie nicht starten
• Die maximale Teilnehmerzahl einer Besprechung beträgt 50
• Der Meeting-Bot ist im Starter-Plan nicht verfügbar (→ Pläne und Abrechnung)