會議與自動會議記錄

能做到的事

在 Addness 的會議中，通話會被錄音並製作逐字稿，AI 會建立會議記錄並儲存到雲端硬碟或目標的資源。線上會議、面對面的會議、Google Meet 或 Zoom 的會議，都能製作成會議記錄。

連結 Google 日曆後，可以分別設定自動參加和影片儲存，也可以依行程調整（→ 為 Google Calendar 的每個行程預約錄製）。

① 與目標連結的會議

從目標列的「…」選單 →「會議」，或目標聊天的耳機圖示開始。也可以用「會議」旁的「會議操作」→「複製連結」分享參加 URL。

入席後，按下控制列的「開始建立會議記錄」（筆記圖示）。選擇轉錄語言（「自動（推薦）」・日文・英文・越南文）並開始，錄音中一事就會顯示給所有參加者。

• 完成的會議記錄會儲存到該目標的資源。目標的聊天中也會出現「會議記錄已建立」，可以從「檢視會議記錄」開啟
• 也會收到「會議記錄已新增到『◯◯』的資源中」的通知

注意： 從目標・聊天開始的會議，只是入席並不會開始製作會議記錄。請按下「開始建立會議記錄」。

② 面對面的會議 — 從「錄影・錄音・會議」開始

會議室的面對面會議，或現場的商談，不必選擇目標就能製作成會議記錄。

1. 按下畫面右上（標頭）的九點圖示「錄影・錄音・會議」，選擇「會議」
2. 在「要開始帶會議記錄的會議嗎？」中按下「同意並開始」
3. 把 PC 放在聽得到對話的地方。開始的同時，Addness Meeting Notes Bot 會加入，並即時製作逐字稿

結束後，會議記錄與逐字稿會儲存到雲端硬碟中開始者的「語音會議」資料夾。開始者為擁有者，同意並參加的成員為檢視者。

注意： 無法從手機的瀏覽器開始會議。請從 Addness 的 App 或 PC 的瀏覽器開始。

③ Google Meet・Zoom 的會議 — 從會議記錄頁面委託製作會議記錄

與公司外部的會議等，在 Google Meet 或 Zoom 進行的會議，也能製作成會議記錄。

1. 開啟會議記錄頁面（https://www.addness.com/meeting-notes），按下「申請建立會議記錄」。
2. 貼上會議URL。想作為目標的會議記錄時，用「關聯目標」選擇目標。不選擇的話，會儲存到自己雲端硬碟的「會議記錄機器人」資料夾。輸入會議記錄標題（最多 120 個字）
3. 選擇「同時儲存會議影片」（預設為開。關閉的話不儲存影片，只進行從語音的逐字稿與會議記錄的儲存）。按下「申請建立會議記錄」送出
4. 會議記錄機器人會前來會議，因此請在會議那邊允許參加（加入後，機器人會在會議聊天室發送一則訊息）
5. 會議結束後，AI 製作的逐字稿會議記錄會進入你指定的儲存目的地。若也儲存影片，錄影也會進入同一目的地。逐字稿完成後會收到通知。進度可以從送出後的「檢視進度」，在會議記錄頁面確認

支援的是 Google Meet（https://meet.google.com/）與 Zoom（https://zoom.us/j/。請貼上含密碼的 URL）。

從 Meet 的畫面提出請求（Chrome 擴充功能）

Google Meet 的話，安裝 Chrome 擴充功能「Addness Meet Recorder」後，只要在 Meet 的畫面按一下就能提出請求。也可以從請求畫面中會議 URL 下方的「加到Chrome」安裝。

1. 按下 Meet 畫面下方、排列著麥克風・攝影機・離開等按鈕的那一列中，藍色的「Record with Addness」
2. 在開啟的面板中按下「● Record with Addness」

會議記錄機器人會加入會議。儲存位置是在面板中選擇的組織裡，自己雲端硬碟的「會議記錄機器人」資料夾（無法選擇目標）。

為 Google Calendar 的每個行程預約錄製

在我的設定 › 整合的「會議記錄 bot 日曆連結」中按下「連結 Google 日曆」。

首次連結時，「自動參加行程」為開啟，影片儲存為關閉。既有連結和重新連結都會沿用已儲存的設定。

• 「自動參加行程」會為含有會議 URL 的新行程自動預約參加。透過「在會議記錄中查看行程」開啟會議記錄頁面後，可在「即將到來的行程」中逐一切換「參加」
• 除了「影片儲存預設設定」，也可以為每個行程選擇「遵循全域設定」「儲存影片」「不儲存影片」。關閉影片儲存後，bot 參加的會議仍會處理音訊、轉寫，並將會議記錄儲存至 Drive
• 頁面會區分已儲存的意願與參加預約的實際套用狀態。設定未套用或預約端設定未知時，可使用畫面顯示的「重試影片設定」重試。「已預約儲存影片」不代表影片檔案已儲存完成
• 已預約行程的影片設定，最晚可在最後一次受理的預約開始時間與最新行程開始時間中，較早時間的10分鐘前修改。bot 已開始加入的預約無法修改影片設定
• 新的自動參加預約需要同時啟用每月上限和 AI 餘額檢查。若畫面提示無法自動預約，請依畫面指引檢查每個行程的參加設定（→ 常見問題）
• 要停止時，按下「解除連結」。已預約的參加將被取消

會議記錄機器人的名稱與圖片（管理員）

Google Meet 或 Zoom 的參加者，會看到會議記錄機器人以組織決定的名稱與圖片顯示。組織的管理員可以在組織設定 › 會議記錄機器人變更（→ 組織設定）。可以用「會議中的顯示方式」，確認參加者看到的樣子。預設的名稱與訊息會依提出請求的人已儲存的顯示語言而改變（未設定時為日文）。日文以外的語言時，逐字稿與錄影的檔名分別包含 _transcript_・_recording_，轉錄語言會自動偵測。

• 機器人名稱 — 預設名稱在日文時為 <Name>の議事録bot（不知道名字時為 Addness議事録bot），日文以外時為 <Name>'s Addness Notetaker（不知道名字時為 Addness Notetaker）；<Name> 是提出請求的人的名字。選擇「自訂名稱」後，組織所有的請求都會使用相同的名稱（最多 60 個字）
• 機器人圖片 — 用「更改圖片」可換成 JPEG 或 PNG（最大 5MB・1024px）。用「還原預設圖片」可恢復原狀
• 加入時的聊天訊息 — 會議記錄機器人加入會議後，會在會議的聊天室發布訊息。預設訊息包含機器人名稱・提出請求的人的名字・將製作逐字稿與會議記錄的說明・Addness 的 URL。日文時為日文訊息，末尾為 https://hp.addness.com/ja；日文以外時為英文訊息，末尾為 https://hp.addness.com。選擇「自訂訊息」後，會改為組織設定的內容。在 Google Meet 中，訊息會釘選在聊天室

會作為會議記錄保留的內容

Addness 的通話（①② 以及 DM・群組的會議）的情況，會保留以下 2 項。③ 申請建立會議記錄的情況也會保留逐字稿的會議記錄，且「同時儲存會議影片」為開時，錄影也會保留。

• 會議記錄本體（AI 的摘要・整理）
• 逐字稿（附說話者分離的全文）

兩者都會儲存到雲端硬碟。在雲端硬碟中以標籤（「會議紀錄」「逐字稿」「會議錄影」）篩選就能找到。在會議記錄頁面，不必循著儲存位置的資料夾，就能以清單重新閱讀會議記錄。已整合 MCP 的 AI（Claude Code・Codex 等）也能讀取自己有權查看的會議記錄。

• 原始語音（錄音檔）： Addness 的會議（①② 以及 DM・群組的會議）中，錄下的語音在用於製作逐字稿後會刪除，不會留下語音檔。Google Meet・Zoom 的會議記錄機器人，只有開啟「同時儲存會議影片」時才會留下錄影
• 能查看的人： ① 是能查看該目標的人，② 是開始者與同意並參加的成員，③ 是提出請求的人（連結到目標時，是能查看該目標的人）。也可以用雲端硬碟的「Share」讓其他人查看。組織的管理員不論指派與否都能查看（→ 安全性與資料處理）
• 刪除： 在雲端硬碟中，按下會議記錄那一列的「…」→「Move to trash」。能刪除的是可以編輯該會議記錄的人。從垃圾桶永久刪除後，將無法還原（→ 雲端硬碟「從垃圾桶永久刪除」）

共通的注意事項

• 錄音・逐字稿需要參加者的同意。錄音中會向所有人顯示該情況，中途參加者也會出現同意確認（拒絕的話會變成退出）
• 會議記錄的產生會消耗 AI token。餘額不足時無法開始
• 會議的最大參加人數為 50 名
• 會議記錄機器人在 Starter 方案中無法使用（→ 方案與帳務）