Permessi e gestione dei membri

I permessi hanno "2 livelli"

I permessi di Addness si dividono in due livelli: ruoli nell'organizzazione e ruoli nell'obiettivo.

Ruoli nell'organizzazione: Amministratore / Membro / Ospite

Questa distinzione stabilisce se puoi gestire le impostazioni dell'organizzazione, la fatturazione e le integrazioni esterne e se puoi operare sugli obiettivi.

• Cambia il ruolo da "Ruolo" nella tabella di Impostazioni › Membri (solo gli amministratori). Sullo schermo, gli amministratori possono comparire come persone con "Permessi di gestione delle impostazioni"
• Deve esserci almeno un amministratore (una persona con permessi di gestione delle impostazioni) e non puoi revocare i tuoi permessi
• Se un ospite diventa "Membro", si aggiunge un posto e il costo cambia in base all'abbonamento. Gli amministratori, il proprietario dell'organizzazione, i membri esterni e l'IA non possono diventare ospiti

Richieste degli ospiti: quando un ospite prova a operare su un obiettivo, si apre "Vuoi chiedere di diventare membro?" e con "Chiedi di diventare membro" può chiederlo a un amministratore (fino a 3 volte nelle ultime 24 ore). L'amministratore sceglie "Rendi membro" o "Rifiuta" in "Richiesta di diventare membro", in Impostazioni › Membri.

Membri esterni: sono persone che partecipano restando nella propria organizzazione. Se inviti qualcuno con "Collegati a un'organizzazione esterna" attivo nel link di invito, la persona preme "Partecipa come membro esterno", sceglie l'organizzazione di origine ed entra. Non viene conteggiata nei posti, e l'uso di IA, riunioni e registrazioni viene scalato dal saldo dell'organizzazione di origine. Vede obiettivi, chat, Drive e Clienti con la stessa estensione dei membri regolari. Gli amministratori possono trasformarla in membro regolare con "Rendi membro regolare" nella tabella (il collegamento con l'organizzazione di origine viene rimosso e si aggiunge un posto).

Ruoli nell'obiettivo: responsabile / editor / membro

Questi ruoli definiscono l'assegnazione a ciascun obiettivo. Sono indipendenti dai ruoli nell'organizzazione e vengono attribuiti obiettivo per obiettivo.

C'è un solo punto in cui configurare questi ruoli. Usa la finestra "Gestisci assegnazioni", che si apre dal menu "…" nella riga dell'obiettivo → "Responsabile / Membri".

• Per cambiare il responsabile, trasferisci la responsabilità con "Cambia" nel campo del responsabile di questa finestra (non puoi farlo dalla pagina con l'elenco dei membri)
• Per aggiungere membri, seleziona "Assegna", cerca in tutta l'organizzazione e scegli le persone. Chi non fa parte dell'organizzazione può essere invitato direttamente da lì con un link di invito all'obiettivo (solo gli amministratori possono creare link di invito)
• Per cambiare un ruolo o rimuovere un'assegnazione, usa il badge del ruolo di ciascun membro

Chi può vedere cosa

Anche la visibilità dipende da questa assegnazione.

1. Puoi vedere un obiettivo se hai un'assegnazione a quell'obiettivo o a uno qualsiasi degli obiettivi superiori. I permessi di un obiettivo superiore vengono ereditati da tutti quelli sottostanti: se entri come membro in un obiettivo superiore, puoi vedere tutto il suo sottoalbero
2. Se non hai un'assegnazione né a un obiettivo né ai suoi obiettivi superiori, non puoi vederlo, anche se fai parte della stessa organizzazione. Non compare né nell'albero né nella ricerca
3. Se la stessa persona ha assegnazioni in più punti, si applica il ruolo con più permessi (responsabile > editor > membro)

Le persone invitate non vedono alcun obiettivo finché non vengono assegnate a un obiettivo. Se scegli un obiettivo nel link di invito, vengono assegnate a quell'obiettivo appena entrano. Cosa possono vedere gli amministratori dell'organizzazione è spiegato in Sicurezza e gestione dei dati.

Invitare membri

Puoi farlo da tre punti: "Invita" nella pagina con l'elenco dei membri / "Invita" in Impostazioni › Membri / "Invita membri a questo obiettivo" in un obiettivo. Da qualunque punto si apre "Invita membri", dove inviti dalle schede "Link di invito" ed "Email".

Solo gli amministratori possono creare link di invito e invitare via email. Se la apre chi non è amministratore, compare "Per creare link di invito sono necessari i permessi di amministratore" e con "Richiedi tramite messaggio privato" può chiederlo a un amministratore. Con "Chiedi all'IA" nella pagina con l'elenco dei membri puoi affidare all'IA la proposta di chi incaricare e di cosa, la preparazione degli obiettivi da affidare e dei link di invito, fino alla stesura del messaggio di invito. L'IA invia solo dopo il tuo OK (→ pagina con l'elenco dei membri).

Invito tramite link

Nella scheda "Link di invito" premi "Crea link di invito", copia il link creato e invialo alla persona. Prima di crearlo puoi decidere quanto segue (l'obiettivo dell'invito, i permessi, la scadenza e il numero massimo di utilizzi si cambiano con "Modifica le impostazioni del link di invito").

• Obiettivo dell'invito e Permessi (Membro / Editor / Proprietario): la persona viene assegnata a quell'obiettivo quando entra. Se scegli Proprietario, chi entra diventa il responsabile di quell'obiettivo. Per sicurezza, un link con permessi di proprietario può essere usato una sola volta
• "Invita come ospite (gratis)": se lo attivi, la persona entra come ospite (con permessi di membro)
• Scadenza (1 / 3 / 7 / 14 giorni) e Numero massimo di utilizzi (anche illimitato)
• "Collegati a un'organizzazione esterna": se lo attivi, la persona entra come membro esterno, restando nella propria organizzazione. Non può essere attivato insieme a "Invita come ospite (gratis)"
• "Se ricevi supporto all’implementazione da un’agenzia": inserisci l'indirizzo email dell'agenzia che ti offre supporto all'implementazione. Non è disponibile quando inviti come ospite o membro esterno

Invito via email

Nella scheda "Email" inserisci gli indirizzi e premi "Invia invito". Fino a 20 alla volta (solo 1 se inviti con permessi di proprietario).

Gestione dopo l'invito

• Le persone invitate via email compaiono nella tabella di Impostazioni › Membri con il badge "Invitato" e la relativa scadenza. Da qui puoi anche "Invia di nuovo" o "Revoca"
• In "Link di invito" in Impostazioni › Membri puoi controllare il numero di utilizzi, la scadenza e lo stato di attivazione dei link già creati e disattivarli

Rimuovere un membro dall'organizzazione

• Dove: "Rimuovi" nella riga del membro interessato, nella tabella di Impostazioni › Membri (solo gli amministratori; non puoi rimuovere te stesso o il proprietario dell'organizzazione)
• È prevista una conferma in due passaggi e l'operazione non può essere annullata. Una volta eseguita:
  • Tutte le assegnazioni di quel membro vengono rimosse
  • Gli obiettivi di cui era responsabile vengono trasferiti automaticamente al responsabile dell'obiettivo padre (compresi quelli completati)
  • Nel caso di un membro esterno, viene rimosso anche il collegamento con l'organizzazione di origine (non era conteggiato nei posti, quindi il numero di posti non cambia)

Uscire dall'organizzazione

Puoi uscire da "Zona di pericolo" in Impostazioni personali › Account. Tutte le tue assegnazioni vengono rimosse e perdi l'accesso ai dati dell'organizzazione (conferma in due passaggi; al termine, la sessione viene chiusa automaticamente).

Visibilità e condivisione degli obiettivi

• Gli obiettivi sono privati al di fuori dell'organizzazione. Per condividerne uno con persone esterne all'organizzazione, il responsabile dell'obiettivo crea un link di condivisione da "Porta avanti l'obiettivo con persone esterne all'organizzazione" nel menu "…" (nella pagina Obiettivi, in "…" → "Altre azioni"). Senza invitarle nell'organizzazione, puoi condividere con persone esterne all'azienda solo quell'obiettivo e ciò che sta sotto
• Per chi ha il link scegli tra "Sola lettura" e "Visualizzazione e commenti". Per commentare serve l'accesso, e l'obiettivo non può essere modificato. Puoi interrompere la condivisione in qualsiasi momento con "Interrompi condivisione" (→ pagina di dettaglio dell'obiettivo)
• Il profilo diagnostico è visibile per impostazione predefinita ai membri della stessa organizzazione. Puoi nascondere singolarmente le diagnosi che non vuoi mostrare da "Visibilità del profilo diagnostico" in Impostazioni personali › Visibilità