Riunioni e verbali

Cosa puoi fare

Con le riunioni di Addness, la chiamata viene registrata e trascritta, e l'IA crea un verbale che viene salvato su Drive o nelle risorse di un obiettivo. Puoi ottenere un verbale dalle riunioni online, da quelle in presenza e da quelle su Google Meet o Zoom.

Collega Google Calendar per impostare separatamente la partecipazione automatica e il salvataggio video, anche per singolo evento (→ Prenotare registrazioni per singoli eventi di Google Calendar).

① Riunioni collegate a un obiettivo

Avvia la riunione dal menu "…" nella riga dell'obiettivo → "Riunione", oppure dall'icona delle cuffie nella chat dell'obiettivo. Puoi anche condividere l'URL di accesso da "Azioni della riunione" accanto a "Riunione" → "Copia il link".

Dopo essere entrato, premi "Avvia la creazione del verbale" (l'icona della nota) nella barra dei comandi. Scegli la lingua della trascrizione ("Automatico (consigliato)", giapponese, inglese o vietnamita) e avvia: tutti i partecipanti vedranno che la registrazione è in corso.

• Il verbale completato viene salvato nelle risorse di quell'obiettivo. Nella chat dell'obiettivo compare anche "Verbale creato" e puoi aprirlo con "Visualizza verbale"
• Ricevi anche una notifica: "Il verbale della riunione è stato aggiunto alle risorse di «◯◯»"

Nota: Nelle riunioni avviate da un obiettivo o da una chat, il semplice ingresso non avvia la creazione del verbale. Premi "Avvia la creazione del verbale".

② Riunioni in presenza — avviare da «Registrazione, audio e riunioni»

Puoi ottenere un verbale dalle riunioni in presenza in una sala riunioni o da una discussione improvvisata, senza scegliere un obiettivo.

1. Premi l'icona a nove punti "Registrazione, audio e riunioni" in alto a destra sullo schermo (nell'intestazione) e scegli "Riunione"
2. Alla domanda "Vuoi avviare una riunione con verbale?", premi "Accetta e avvia"
3. Metti il PC in un punto da cui possa sentire la conversazione. All'avvio della riunione, il bot per i verbali di Addness si unisce e trascrive in tempo reale

Al termine, il verbale e la trascrizione vengono salvati su Drive, nella cartella "Huddle" di chi ha avviato la riunione. Chi l'ha avviata ne diventa proprietario, e i membri che hanno accettato e partecipato diventano visualizzatori.

Nota: non è possibile avviare una riunione dal browser di uno smartphone. Avviala dall'app Addness o dal browser di un PC.

③ Riunioni su Google Meet / Zoom — richiedi il verbale dalla pagina dei verbali

Puoi ottenere un verbale anche dalle riunioni su Google Meet o Zoom, ad esempio quelle con persone esterne all'azienda.

1. Apri la pagina dei verbali delle riunioni (https://www.addness.com/meeting-notes) e premi "Richiedi il verbale".
2. Incolla l'URL della riunione. Se vuoi che diventi il verbale di un obiettivo, scegli l'obiettivo con "Collega a un obiettivo". Se non lo scegli, viene salvato nella cartella "Meeting Bot" del tuo Drive. Inserisci il titolo del verbale (fino a 120 caratteri)
3. Scegli "Salva anche il video della riunione" (attivo per impostazione predefinita; se lo disattivi, il video non viene salvato e vengono effettuati solo la trascrizione dell'audio e il salvataggio del verbale). Premi "Richiedi il verbale" per inviare la richiesta
4. Il bot per i verbali si presenta alla riunione: consentigli di partecipare dall'app della riunione (una volta entrato, il bot pubblica un messaggio nella chat della riunione)
5. Al termine della riunione, il verbale generato dall'IA a partire dalla trascrizione viene salvato nella destinazione che hai specificato. Se salvi anche il video, anche la registrazione viene salvata nello stesso posto. Al termine della trascrizione ricevi una notifica. Puoi seguire l'avanzamento nella pagina dei verbali delle riunioni con "Visualizza avanzamento", dopo l'invio

Sono supportati Google Meet (https://meet.google.com/) e Zoom (https://zoom.us/j/; incolla l'URL con la password).

Richiedere il verbale dalla schermata di Meet (estensione di Chrome)

Con Google Meet, se installi l'estensione di Chrome "Addness Meet Recorder", puoi fare la richiesta con un solo clic dalla schermata di Meet. Puoi installarla anche da "Aggiungi a Chrome", sotto l'URL della riunione nella schermata della richiesta.

1. Premi il pulsante blu "Registra con Addness" nella fila di pulsanti (microfono, videocamera, uscita, ecc.) in basso nella schermata di Meet
2. Nel pannello che si apre, premi "● Avvia la registrazione con Addness"

Il bot per i verbali partecipa alla riunione. Il verbale viene salvato nella cartella "Meeting Bot" del tuo Drive, nell'organizzazione scelta nel pannello (non puoi scegliere un obiettivo).

Prenotare registrazioni per singoli eventi di Google Calendar

In Impostazioni personali › Integrazioni, premi "Collega Google Calendar" in "Collegamento del calendario al bot per i verbali".

Al primo collegamento, Partecipa automaticamente agli eventi è attivo e il salvataggio video è disattivato. I collegamenti esistenti e quelli ripristinati mantengono le impostazioni salvate.

• Partecipa automaticamente agli eventi prenota automaticamente la partecipazione ai nuovi eventi con un URL della riunione. Apri Visualizza gli eventi in Verbali delle riunioni per cambiare la Partecipazione di ogni evento in Prossimi eventi
• Oltre a Salvataggio video predefinito, per ogni evento puoi scegliere Segui impostazione generale, Salva video o Non salvare video. Anche senza video, vengono elaborati audio e trascrizione e i verbali delle riunioni a cui partecipa il bot vengono salvati in Drive
• La pagina distingue la preferenza salvata dallo stato applicato alla prenotazione di partecipazione. Se l’impostazione non è applicata o quella della prenotazione è sconosciuta, usa Riprova impostazione video quando compare. Una prenotazione con video non significa che il file video sia stato salvato completamente
• Per gli eventi prenotati, il video può essere modificato fino a 10 minuti prima dell’orario più anticipato tra l’inizio dell’ultima prenotazione accettata e l’inizio attuale dell’evento. Non si può modificare dopo che il bot ha iniziato a entrare nella riunione
• Le nuove prenotazioni automatiche richiedono che siano attive sia la verifica del limite mensile sia quella del saldo IA. Se la prenotazione automatica non è disponibile, segui le indicazioni sullo schermo e controlla la partecipazione per ogni evento (→ FAQ)
• Per interrompere, premi Scollega. Le partecipazioni prenotate vengono annullate

Nome e immagine del bot per i verbali (amministratori)

Ai partecipanti di Google Meet o Zoom il bot per i verbali compare con il nome e l'immagine scelti dall'organizzazione. Gli amministratori dell'organizzazione possono cambiarli in Impostazioni › Bot per i verbali (→ Impostazioni). Con "Come appare nelle riunioni" puoi controllare come lo vedono i partecipanti. Il nome e il messaggio predefiniti seguono la lingua di visualizzazione salvata di chi fa la richiesta (giapponese se non è impostata). Nelle lingue diverse dal giapponese, i nomi dei file di trascrizione e registrazione contengono rispettivamente _transcript_ e _recording_, e la lingua della trascrizione viene rilevata automaticamente.

• Nome del bot — Il nome predefinito è <Name>の議事録bot in giapponese (Addness議事録bot se il nome non è disponibile) e <Name>'s Addness Notetaker nelle altre lingue (Addness Notetaker se il nome non è disponibile). <Name> è il nome di chi fa la richiesta. Se scegli "Nome personalizzato", lo stesso nome viene usato per tutte le richieste dell'organizzazione (fino a 60 caratteri)
• Immagine del bot — Con "Cambia immagine" puoi sostituirla con un'immagine JPEG o PNG (fino a 5 MB e 1024 px). Con "Ripristina l'immagine predefinita" torni a quella originale
• Messaggio in chat all'ingresso — Quando il bot per i verbali entra in una riunione, pubblica un messaggio nella chat della riunione. Il messaggio predefinito contiene il nome del bot, il nome di chi ha fatto la richiesta, il fatto che creerà la trascrizione e il verbale, e l'URL di Addness. In giapponese il messaggio è in giapponese e termina con https://hp.addness.com/ja; nelle altre lingue è in inglese e termina con https://hp.addness.com. Se scegli "Messaggio personalizzato", viene usato il testo della tua organizzazione. In Google Meet il messaggio viene fissato nella chat

Cosa viene conservato come verbale

Nelle chiamate di Addness (casi ① e ② e riunioni nei messaggi diretti o nei gruppi), vengono conservati i due elementi seguenti. Anche quando richiedi il verbale nel caso ③, viene conservato il verbale ricavato dalla trascrizione e, se "Salva anche il video della riunione" è attivo, viene conservata anche la registrazione.

• Il verbale vero e proprio (riepilogo e organizzazione dei contenuti a cura dell'IA)
• La trascrizione (testo integrale con distinzione di chi parla)

Entrambi vengono salvati su Drive. Su Drive li trovi filtrando per tag ("Verbale della riunione", "Trascrizione", "Registrazione della riunione"). Nella pagina dei verbali delle riunioni puoi rileggere i verbali in un elenco, senza passare per le cartelle in cui sono salvati. Anche un'IA collegata tramite MCP (Claude Code, Codex, ecc.) può leggere i verbali che è autorizzata a vedere.

• L'audio originale (file di registrazione): nelle riunioni di Addness (① e ②, oltre alle riunioni nei messaggi diretti e nei gruppi), l'audio registrato viene eliminato dopo essere stato usato per la trascrizione. Non resta alcun file audio. Con il bot per i verbali di Google Meet / Zoom, la registrazione resta solo se "Salva anche il video della riunione" è attivo
• Chi può vederli: ① chi può vedere quell'obiettivo; ② chi ha avviato la riunione e i membri che hanno accettato e partecipato; ③ chi ha fatto la richiesta (se è collegato a un obiettivo, chi può vedere quell'obiettivo). Con "Share" su Drive puoi mostrarli ad altre persone. Gli amministratori dell'organizzazione possono vederli indipendentemente dalle assegnazioni (→ Sicurezza e gestione dei dati)
• Eliminare: su Drive, premi "…" nella riga del verbale → "Move to trash". Può eliminarlo chi può modificare quel verbale. Una volta eliminato definitivamente dal cestino, non può essere recuperato (→ Drive: "Eliminare definitivamente dal cestino")

Note comuni

• La registrazione e la trascrizione richiedono il consenso dei partecipanti. Durante la registrazione, tutti vedono un avviso e anche a chi entra in un secondo momento viene chiesto il consenso (chi rifiuta esce dalla riunione)
• La generazione del verbale consuma token IA. Se il saldo è insufficiente, non puoi avviarla
• Il numero massimo di partecipanti a una riunione è 50
• Il bot per i verbali non è disponibile nel piano Starter (→ Piani e fatturazione)