Bases de datos

Una base de datos es una tabla cuyas filas y columnas defines tú. Puedes reunir en ella cifras diarias y registros. Puedes vincular la tabla que crees a un objetivo, o pedirle a la IA que escriba en ella.

Abrir y crear

• Abrir: En el ordenador, pulsa "Más" en la barra lateral → "Otras funciones" → "Almacenar datos" → la tarjeta "Bases de datos". En el móvil, pulsa "Bases de datos" debajo de "Más" en el menú (≡) de arriba a la izquierda. En una organización recién creada, esta función puede aparecer bloqueada. Se desbloquea al terminar el reto "Conoce las bases de datos" o al pulsar "Omitir y usar (sin puntos)" (→ Retos y bloqueos de funciones).
• Crear: Pulsa "Crear" en la lista, indica un nombre, el nombre de la columna clave y su tipo, y pulsa "Crear". Quien crea la tabla es su responsable. La clave es la columna que distingue las filas. En una tabla diaria, la fecha es la clave. Una tabla no puede tener dos filas con la misma clave. Las demás columnas se añaden en "Configuración de columnas" de la tabla abierta. Los invitados y los miembros externos no pueden crear tablas
• Crear con IA: Pulsa "Crear con IA" en la lista y la IA te pregunta qué quieres registrar, decide la unidad de una fila, la clave y las columnas, y crea la tabla. La IA también escribe las primeras cifras. Si debe escribir cada día, defines de dónde toma los datos, de qué día son y a qué hora se ejecuta, y esos pasos quedan en el texto del objetivo (la forma de entregárselo es la misma que en Página del objetivo "Pedir a la IA")

Escribir y editar filas

• Añadir una fila: Pulsa "Añadir fila" encima de la tabla, escribe el valor de la clave y guarda. Si ya existe una fila con la misma clave, se muestra esa fila
• Editar un valor: Pulsa el valor que quieres cambiar, escríbelo y guarda. En el ordenador, Enter guarda y Esc cancela. En una columna de relación, cambia el valor con el + que hay junto a él. Las columnas de fórmula y de resumen se calculan automáticamente, así que sus valores no se pueden editar
• Eliminar y restaurar: Pulsa "Eliminar fila" en la fila. Dentro de 30 días, marca "Mostrar filas eliminadas" encima de la tabla y pulsa "Restaurar fila" en esa fila para recuperarla. Si ya existe una fila con la misma clave, no se puede restaurar

Solo pueden editar filas y valores las personas con permiso de "Editar valores" o superior (→ Visibilidad y permisos).

Definir las columnas

Pulsa "Configuración de columnas" encima de la tabla y aparecen tres apartados: "Nombres de columnas", "Añadir columna" y "Columnas eliminadas". Solo pueden abrirlo las personas con permiso de "Editar estructura" o superior. El nombre de una columna tiene de 1 a 64 caracteres, no puede ser igual al de otra columna y no puede contener { }.

El tipo de una columna no se puede cambiar después de crearla.

• Fórmula: Escribe otras columnas como {nombre de la columna} para calcular con ellas. Ejemplo: {Gasto publicitario} / {Inscripciones}. Mientras escribes, la pantalla comprueba la fórmula. Si el valor de una columna referenciada está vacío, o si divides entre 0, el resultado queda vacío. Una columna de relación no se puede usar directamente, así que súmala con un resumen
• Relación: Elige lo que quieres vincular entre "Registro", "Objetivo", "Cliente" y "Definición de KPI". Solo puedes elegir el destino al crear la columna. Un valor de relación puede vincular hasta 500 elementos
• Resumen: Elige en este orden "1. Columna de relación", "2. Columna o atributo de destino" y "3. Agregación". Las agregaciones disponibles dependen de aquello a lo que apunte la relación. Ejemplos: para filas, cantidad, suma y promedio; para objetivos, el recuento de los completados; para clientes, el recuento por etapa. Solo se cuentan los elementos que tienes permiso para ver; los eliminados no se cuentan
• Editar o eliminar una columna: Elige una columna en "Nombres de columnas" para cambiar su nombre, formato y ajustes de cálculo. Al eliminar una columna se conservan sus valores, y dentro de 30 días puedes recuperarla con "Restaurar columna" en "Columnas eliminadas". Las columnas clave y las columnas a las que se refiere una fórmula o un resumen no se pueden eliminar
• Cambiar la clave: Pulsa "Clave: ◯◯" en el encabezado de la tabla y elige "Cambiar clave". La clave puede ser de 1 a 3 columnas, de tipo texto, número, fecha, URL o selección única. No se puede cambiar si hay valores duplicados o vacíos

Filtrar, ordenar y resumir

Encima de la tabla aparecen "Filtro", "Ordenar", "Agrupar", "Columnas" y "Fila de resumen".

• Filtro: Puedes fijar hasta cinco condiciones y se muestran las filas que cumplen todas
• Ordenar: Se ordena por una columna de valores. Los valores vacíos van al final. Si no eliges nada, las filas siguen el "Orden de la clave"
• Agrupar: Las filas se agrupan por una columna
• Columnas: Arrastra el encabezado de una columna para cambiar el orden. También puedes elegir mostrar u ocultar columnas e inmovilizarlas
• Fila de resumen: Para cada columna puedes elegir suma, promedio, mínimo, máximo, cantidad o filas no vacías. Se incluyen todas las filas que cumplen el filtro. Las columnas de fórmula y de resumen no se pueden resumir

Los filtros y la agrupación solo afectan a tu propia pantalla. Lo que ven los demás no cambia. Cuando alguien con permiso de "Editar valores" o superior cambia el orden, el ancho, la visibilidad, la fijación, la ordenación o la fila de resumen de las columnas, el cambio se guarda como la vista de la tabla y se aplica a todos. Una vista que cambia alguien con permiso de "Miembro" pasa a ser "Solo en tu pantalla (sin guardar)".

Buscar y organizar desde la lista

La lista muestra el nombre de cada base de datos, el número de filas, el número de columnas, la última actualización (quién y cuándo; si escribió la IA, "IA de ◯◯") y tu permiso.

• Buscar: Con "Buscar bases de datos" buscas por nombre. Con "Filtrar" puedes acotar por responsable y etiqueta, y si marcas "Incluir archivados" también aparecen las bases de datos archivadas. Para ordenar, elige entre "Actualizados recientemente primero", "Por nombre" y "Creados más recientemente"
• Organizar: Desde el "…" de una fila puedes elegir "Permisos de la base de datos", "Añadir o quitar etiquetas", "Place or move to a folder" y "Archivar". Las etiquetas y las carpetas las pueden usar las personas con permiso de "Editar valores" o superior, y archivar, las de "Editar estructura" o superior
• Carpetas y archivo: Si eliminas una carpeta, las bases de datos que contiene pasan a la carpeta superior. Si no hay carpeta superior, quedan sin carpeta. Las bases de datos que no uses ahora, ponlas en el archivo. Para volver a usar una, restáurala con "Restaurar del archivo" en su fila

Vincular a un objetivo

En el apartado "Bases de datos" de los detalles del objetivo, pulsa "Vincular una base de datos", elige la tabla que quieres vincular y pulsa "Vincular". Pueden hacerlo las personas que pueden editar el objetivo. El apartado aparece encima del apartado Recursos.

• El apartado muestra el nombre, el número de filas y la última actualización de cada tabla. Aparecen hasta cinco, empezando por la vinculada más recientemente, y el resto solo se indica con un número, "N más". Pulsa "Abrir" para abrir una tabla
• Para desvincular, pulsa "…" en la fila → "Desvincular". Desvincular no elimina la tabla
• Ponerla en el texto: En el texto de los detalles del objetivo, pulsa "Añadir widget" → "Bases de datos", elige una tabla y pulsa "Añadir al texto". En el texto aparecen las primeras 20 filas de la tabla. Pulsa "Abrir en Bases de datos" para abrir la tabla
• Vincular una tabla a un objetivo no cambia quién puede ver la base de datos. A quien no tiene permiso para verla, en lugar de la tabla en el texto le aparece "No tienes permiso para ver"

Visibilidad y permisos

Abre "…" arriba a la derecha de la tabla → "Permisos de la base de datos" para fijar la visibilidad y el permiso de cada miembro. Los cambios se guardan en cuanto los eliges.

• Visibilidad: Elige "Visible para la organización" (el valor predeterminado al crear una tabla) o "Solo miembros seleccionados". Cuando la tabla es visible para la organización, el permiso predeterminado de los miembros de la organización es "Editar valores"
• Permiso de cada miembro: Elige entre "Miembro", "Editar valores" y "Editar estructura". El permiso que fijas para una persona tiene prioridad sobre el predeterminado de la organización. "Quitar permiso individual" devuelve a la persona al valor predeterminado
• Invitados y miembros externos: El permiso predeterminado de la organización no se aplica a ellos, así que fija su permiso de forma individual. Los invitados solo pueden ver
• Transferir la propiedad: En la pantalla de permisos, elige "Transferir propiedad" en las acciones del miembro

Pedir a la IA

• Puedes entregar una tabla a la IA con "Crear con IA" en la lista y "Pedir a la IA" en una tabla. Con "Pedir a la IA" en una tabla, decides con la IA los pasos de la escritura de cada mañana
• Si se lo pides a una IA conectada por MCP, puede, en las tablas sobre las que tienes permiso, leer la lista y las filas, crear tablas, cambiar columnas, escribir y eliminar filas, eliminar y restaurar, vincular a objetivos y cambiar la visibilidad, los permisos, el responsable, las etiquetas y las carpetas (→ Integración con MCP)
• Cuando una IA conectada por MCP trabaja en un objetivo vinculado, lee el nombre, el número de filas, la clave y las columnas de esa tabla, y las cinco primeras filas. De las tablas vinculadas a un objetivo superior, lee solo el nombre y el número de filas
• Cuando la IA escribe cada mañana en esta tabla, los valores de las filas con la misma clave se sobrescriben con los de la IA. Si lo pide alguien con permiso de "Miembro", la IA no puede escribir en la tabla

Ajustes detallados

Qué puedes usar en las fórmulas

• Cómo escribir: Encierra el texto entre "...". Una fórmula puede tener hasta 2.000 caracteres. Las unidades de dateAdd y dateDiff son "days", "months" y "years", y los formatos de formatDate son YYYY, MM, DD, HH y mm
• Cálculo: + - * /, round (decimales de 0 a 6), floor, ceil, abs, min, max
• Texto: &, concat, length, contains, replace, toText, format, toNumber
• Condiciones: if(condición, valor1, valor2), coalesce, empty, and, or, not, = != < <= > >=
• Fechas: today() (la fecha de hoy; hasta las 4 de la madrugada es el día anterior), now(), dateAdd, dateDiff, year, month, day, formatDate

Límites y cuánto se conserva lo eliminado

• Las filas, las columnas y las bases de datos se pueden restaurar durante 30 días después de eliminarlas. Pasados los 30 días, no se pueden restaurar. Para eliminar una base de datos, pulsa "…" en la tabla → "Eliminar base de datos". Solo puede hacerlo el responsable. Para restaurar una base de datos eliminada, el responsable o un administrador de la organización se lo pide a la IA
• Una organización puede tener hasta 300 bases de datos (incluidas las archivadas). Un nombre tiene de 1 a 64 caracteres. Una tabla puede tener hasta 100 columnas, y hasta 200 contando las eliminadas
• Una tabla puede contener hasta 50.000 filas, incluidas las eliminadas en los últimos 30 días. Un valor de clave puede tener hasta 256 caracteres, una columna puede tener hasta 100 opciones y una base de datos hasta 50 etiquetas

Este artículo está escrito con las pantallas del 21 de octubre de 2026.