Permisos y gestión de miembros

Los permisos vienen en "2 capas"

Los permisos de Addness tienen dos capas: roles de organización y roles de objetivo.

Roles de organización: administrador / miembro / invitado

Esta es la distinción de si puedes gestionar la configuración de la organización, la facturación y las integraciones externas y de si puedes operar objetivos.

• El rol se cambia desde "Rol" en la tabla de Configuración de la organización › Miembros (solo administradores). En pantalla, los administradores pueden aparecer como personas con "Permisos de gestión de configuración"
• Hace falta al menos un administrador (una persona con permisos de gestión de configuración), y no puedes quitar tu propio permiso
• Si conviertes a un invitado en "Miembro", se añade una plaza y el importe cambia según el contrato. Los administradores, el propietario de la organización, los miembros externos y la IA no pueden convertirse en invitados

Solicitudes de los invitados: Cuando un invitado intenta operar un objetivo, se abre "¿Solicitar ser miembro?", y con "Solicitar membresía" puede pedírselo a un administrador (hasta 3 veces en 24 horas). El administrador elige "Convertir en miembro" o "Rechazar" en "Solicitud de membresía" de Configuración de la organización › Miembros.

Miembros externos: Son personas que se unen sin dejar de pertenecer a otra organización. Si invitas con "Conectar con una organización externa" activado en el enlace de invitación, la persona pulsa "Unirse como miembro externo", elige su organización de origen y se une. No cuenta como plaza, y el uso de IA, reuniones y grabación se descuenta del saldo de su organización de origen. Ve los objetivos, el chat, Drive y los clientes con el mismo alcance que los miembros regulares. Los administradores pueden convertirla en miembro regular con "Convertir en miembro regular" en la tabla (se desvincula de la organización de origen y se añade una plaza).

Roles de objetivo: responsable / editor / miembro

La distinción de la asignación por objetivo. No relacionada con los roles de organización, se asigna por objetivo.

Hay un solo lugar para configurar esto. Usa el diálogo de gestión de asignaciones abierto desde el menú "…" de la fila del objetivo → "Responsable y miembros."

• Cambiar el responsable es una cesión mediante "Cambiar" en el campo del responsable de este diálogo (no puede cambiarse desde la página de la lista de miembros)
• Añadir miembros se hace desde "Asignar" buscando en toda la organización y eligiendo. Las personas que no están en la organización pueden invitarse allí mismo con un enlace de invitación a un objetivo (solo los administradores pueden crear enlaces de invitación)
• Cambiar un rol o quitar una asignación se hace desde la insignia de rol de cada miembro

Quién puede ver cuánto

La visibilidad también se decide con esta asignación.

1. Puedes ver un objetivo si estás asignado a ese objetivo en sí o a cualquier objetivo por encima de él. Como los permisos de un objetivo superior son heredados por todo lo que hay debajo, al unirte a un objetivo superior como miembro ves todo su subárbol
2. Un objetivo al que no estás asignado en ningún sitio no es visible ni siquiera para los miembros de la misma organización. No aparece en el árbol ni en la búsqueda
3. Cuando la misma persona está asignada en varios sitios, se aplica el rol más fuerte (responsable > editor > miembro)

Las personas invitadas no ven ningún objetivo hasta que se les asigna a uno. Si eliges un objetivo en el enlace de invitación, quedan asignadas a ese objetivo en cuanto se unen. Lo que pueden ver los administradores de la organización se explica en Seguridad y tratamiento de los datos.

Invitar a miembros

Hay tres puntos de entrada: "Invitar" en la página de la lista de miembros / "Invitar" en Configuración de la organización › Miembros / "Invitar miembros a este objetivo" en un objetivo. Desde cualquiera de ellos se abre "Invitar miembros", y se invita con las pestañas "Enlace de invitación" y "Correo electrónico".

Crear enlaces de invitación e invitar por correo solo pueden hacerlo los administradores. Si lo abre alguien que no es administrador, aparece "Se requiere permiso de administrador para crear enlaces de invitación", y puede pedírselo a un administrador con "Solicitar por mensaje privado". Con "Pedir a la IA" en la página de la lista de miembros puedes pedirle a la IA que te proponga a quién encargar qué, que prepare el objetivo que se va a encargar y el enlace de invitación, e incluso que redacte el mensaje de invitación. La IA no envía nada hasta que das tu OK (→ página de la lista de miembros).

Invitación por enlace

En la pestaña "Enlace de invitación", pulsa "Crear enlace de invitación", copia el enlace creado y envíaselo a la persona. Antes de crearlo puedes decidir lo siguiente (el objetivo de invitación, el permiso, la caducidad y los usos máximos se cambian en "Editar configuración del enlace de invitación").

• Objetivo de invitación y permiso (miembro / editor / propietario): al unirse, la persona queda asignada a ese objetivo. Si eliges propietario, la persona que se une pasa a ser la responsable de ese objetivo. Un enlace con permiso de propietario puede usarse solo una vez por seguridad
• "Invitar como invitado (gratis)": si lo activas, la persona se une como invitado (su permiso será miembro)
• Caducidad (1 / 3 / 7 / 14 días) y usos máximos (también ilimitados)
• "Conectar con una organización externa": si lo activas, la persona se une como miembro externo sin dejar su otra organización. No puede activarse a la vez que "Invitar como invitado (gratis)"
• "Si recibes apoyo de implementación de una agencia": introduce la dirección de correo de la agencia que te da el apoyo de implementación. No se puede usar al invitar como invitado o como miembro externo

Invitación por correo electrónico

En la pestaña "Correo electrónico", introduce las direcciones y pulsa "Enviar invitación". Hasta 20 a la vez (solo 1 al invitar con permiso de propietario).

Gestión tras invitar

• Las personas invitadas por correo aparecen en la tabla de Configuración de la organización › Miembros con la insignia "Invitado" y su caducidad. Reenviar y revocar también se hace aquí
• En "Enlaces de invitación" de Configuración de la organización › Miembros puedes comprobar el número de usos, la caducidad y el estado activo de los enlaces emitidos, y desactivarlos

Quitar a un miembro de la organización

• Ubicación: "Eliminar" en la fila correspondiente de la tabla de Configuración de la organización › Miembros (solo administradores; no puedes quitarte a ti mismo ni al propietario de la organización)
• Hay una confirmación en dos pasos, y no se puede deshacer. Cuando se ejecuta:
  • Las asignaciones de ese miembro se eliminan todas
  • Los objetivos de los que era responsable se ceden automáticamente al responsable del objetivo padre (incluidos los completados)
  • Si es un miembro externo, también se desvincula de su organización de origen (como no cuenta como plaza, el número de plazas no cambia)

Salir de la organización tú mismo (baja)

Puedes darte de baja desde "Zona de peligro" en Mi configuración › Cuenta. Todas tus asignaciones se eliminan y pierdes el acceso a los datos de la organización (confirmación en dos pasos; se cierra tu sesión automáticamente tras la baja).

Visibilidad y compartición de objetivos

• Los objetivos son privados fuera de la organización. Para compartir uno con personas de fuera de la organización, el responsable de ese objetivo crea un enlace para compartir desde "Trabajar en este objetivo con alguien de fuera de la organización" en el menú "…" (en la página del objetivo, dentro de "…" → "Más acciones"). Así, sin invitarlas a la organización, puedes compartir solo ese objetivo y lo que tiene debajo con personas de fuera de la empresa
• Lo que puede hacer quien tenga el enlace se elige entre "Solo lectura" y "Ver y comentar". Para comentar hace falta iniciar sesión, y no se puede editar el objetivo. Puedes detener el uso compartido cuando quieras con "Dejar de compartir" (→ página de detalle del objetivo)
• El perfil de diagnóstico por defecto es visible para los miembros de la misma organización. Los diagnósticos que no quieras mostrar pueden ocultarse individualmente desde "Visibilidad del perfil de diagnóstico" en Mi configuración › Visibilidad