Reuniones y actas automáticas

Qué hace

Con las reuniones de Addness, la llamada se graba y se transcribe, y la IA crea las actas y las guarda en Drive o en los recursos de un objetivo. Las reuniones en línea, las reuniones presenciales y las reuniones de Google Meet o Zoom pueden convertirse en actas.

Conecta Google Calendar para configurar por separado la asistencia automática y el guardado de video, también para cada evento (→ Programar grabaciones para cada evento de Google Calendar).

① Reuniones vinculadas a un objetivo

Inicia desde el menú "…" de la fila del objetivo → "Reunión" o desde el icono de auriculares en el chat del objetivo. También puedes compartir la URL de acceso desde "Acciones de la reunión", junto a "Reunión" → "Copiar enlace".

Una vez que te has unido, pulsa "Empezar a crear actas" (el icono de nota) en la barra de control. Elige el idioma de transcripción ("Automático (recomendado)", japonés, inglés, vietnamita) e inicia, y a todos se les muestra que la grabación está en curso.

• Las actas terminadas se guardan en los recursos de ese objetivo. En el chat del objetivo también aparece "Actas creadas", y puedes abrirlas desde "Ver actas"
• También recibes la notificación "Se añadieron las actas de la reunión a los recursos de '◯◯'"

Nota: Para las reuniones desde un objetivo o un chat, las actas no empiezan solo por unirse. Pulsa "Empezar a crear actas".

② Reuniones presenciales — empezar desde «Grabación, audio y reuniones»

Las reuniones presenciales en una sala de reuniones, o una conversación sobre la marcha, pueden convertirse en actas sin elegir un objetivo.

1. Pulsa el icono de nueve puntos "Grabación, audio y reuniones" en la parte superior derecha de la pantalla (el encabezado) y elige "Reunión"
2. En "¿Iniciar una reunión con actas?", pulsa "Aceptar e iniciar"
3. Coloca tu PC donde pueda oír la conversación. Al mismo tiempo que se inicia, el bot de actas de Addness se une y transcribe en tiempo real

Cuando termina, las actas y la transcripción se guardan en Drive, en la carpeta "Huddle" de quien la inició. Quien la inició pasa a ser el propietario, y los miembros que aceptaron y se unieron pasan a ser lectores.

Nota: No se puede iniciar una reunión desde el navegador de un móvil. Iníciala desde la app de Addness o desde el navegador de un PC.

③ Reuniones de Google Meet / Zoom — solicita actas desde la página de actas

Las reuniones celebradas en Google Meet o Zoom, como con personas de fuera de la empresa, también pueden convertirse en actas.

1. Abre la página de actas (https://www.addness.com/meeting-notes) y pulsa "Solicitar la creación de actas".
2. Pega la URL de la reunión. Si quieres que sean las actas de un objetivo, elige el objetivo con "Vincular a un objetivo". Si no eliges ninguno, se guardan en la carpeta "Meeting Bot" de tu propio Drive. Escribe el título de las actas (hasta 120 caracteres)
3. Elige "Guardar también el vídeo de la reunión" (activado por defecto; si está desactivado, el vídeo no se guarda y solo ocurren la transcripción a partir del audio y el guardado de las actas). Pulsa "Solicitar la creación de actas" para enviar
4. El bot de actas viene a la reunión, así que permítele unirse en el lado de la reunión (al unirse, el bot publica un mensaje en el chat de la reunión)
5. Cuando la reunión termina, las actas transcritas creadas por la IA llegan al destino que especificaste. Si también guardas el vídeo, la grabación llega al mismo lugar. Recibes una notificación cuando termina la transcripción. Puedes seguir el avance en la página de actas con "Ver el progreso", después de enviar

Se admiten Google Meet (https://meet.google.com/) y Zoom (https://zoom.us/j/; pega la URL con la contraseña).

Solicitar desde la pantalla de Meet (extensión de Chrome)

En Google Meet, si instalas la extensión de Chrome "Addness Meet Recorder", puedes hacer la solicitud con un clic desde la pantalla de Meet. También puedes instalarla con "Añadir a Chrome", debajo de la URL de la reunión en la pantalla de solicitud.

1. Pulsa el botón azul "Grabar con Addness", en la fila de botones de la parte inferior de la pantalla de Meet (micrófono, cámara, salir, etc.)
2. En el panel que se abre, pulsa "● Grabar con Addness"

El bot de actas se une a la reunión. Se guarda en la carpeta "Meeting Bot" de tu propio Drive, en la organización que elegiste en el panel (no se puede elegir un objetivo).

Programar grabaciones para cada evento de Google Calendar

En Mi configuración › Integraciones, pulsa "Conectar Google Calendar" en "Calendario del bot de reuniones".

En la primera conexión, Asistir automáticamente a los eventos está activado y el guardado de video está desactivado. Las conexiones existentes y las reconexiones conservan los ajustes guardados.

• Asistir automáticamente a los eventos reserva automáticamente la asistencia a nuevos eventos con URL de reunión. Abre Ver eventos en Actas de reuniones para cambiar la Asistencia de cada evento en Próximos eventos
• Además de Guardado de video predeterminado, puedes elegir Seguir la configuración general, Guardar video o No guardar video para cada evento. Aunque desactives el video, se siguen procesando el audio y la transcripción y se guardan las actas en Drive de las reuniones a las que asiste el bot
• La página distingue la preferencia guardada del estado aplicado a la reserva de asistencia. Si el ajuste no se ha aplicado o se desconoce el ajuste de la reserva, usa Reintentar configuración de video cuando aparezca. Una reserva con video no significa que el archivo de video haya terminado de guardarse
• En eventos reservados, el video puede modificarse hasta 10 minutos antes de la hora más temprana entre el inicio de la última reserva aceptada y el inicio actual del evento. No puede modificarse cuando el bot ya ha comenzado a unirse
• Las nuevas reservas automáticas requieren que estén activadas las comprobaciones del límite mensual y del saldo de IA. Si la reserva automática no está disponible, sigue las indicaciones de la pantalla y comprueba la asistencia de cada evento (→ Preguntas frecuentes)
• Para detener la conexión, pulsa Desconectar. Se cancelan las reservas de asistencia programadas

Nombre e imagen del bot de actas (administradores)

Los participantes de Google Meet o Zoom ven al bot de actas con el nombre y la imagen que decidió la organización. Los administradores de la organización pueden cambiarlos en Configuración de la organización › Bot de actas (→ Configuración de la organización). En "Cómo se ve en la reunión" compruebas cómo lo ven los participantes. El nombre y el mensaje predeterminados siguen el idioma de visualización guardado de quien hace la solicitud (japonés si no está configurado). En idiomas distintos del japonés, los nombres de archivo de la transcripción y la grabación contienen _transcript_ y _recording_, respectivamente, y el idioma de la transcripción se detecta automáticamente.

• Nombre del bot — El nombre predeterminado es <Name>の議事録bot en japonés (Addness議事録bot si no se conoce el nombre) y <Name>'s Addness Notetaker en otros idiomas (Addness Notetaker si no se conoce el nombre). <Name> es el nombre de quien hace la solicitud. Si eliges "Nombre personalizado", se usa el mismo nombre en todas las solicitudes de la organización (hasta 60 caracteres)
• Imagen del bot — Con "Cambiar imagen" la cambias por un JPEG o PNG (hasta 5 MB y 1024 px). Con "Restablecer la imagen predeterminada" vuelves a la original
• Mensaje de chat al unirse — Cuando el bot de actas se une a una reunión, publica un mensaje en el chat de la reunión. El mensaje predeterminado incluye el nombre del bot, el nombre de quien hace la solicitud, que creará la transcripción y las actas, y la URL de Addness. En japonés, el mensaje está en japonés y termina con https://hp.addness.com/ja; en otros idiomas, está en inglés y termina con https://hp.addness.com. Si eliges "Mensaje personalizado", se usa el texto de tu organización. En Google Meet, el mensaje queda fijado en el chat

Lo que se conserva como actas

En las llamadas de Addness (① y ②, y las reuniones de DM / grupo), se conservan estas dos. Cuando solicitas actas en ③, también se conservan las actas transcritas, y cuando "Guardar también el vídeo de la reunión" está activado, la grabación también se conserva.

• Las actas en sí (resumen y organización con IA)
• La transcripción (el texto completo con separación de hablantes)

Ambas se guardan en Drive. En Drive, las encuentras filtrando por etiqueta ("Acta de reunión", "Transcripción", "Grabación de reunión"). En la página de actas puedes releer las actas en una lista sin recorrer las carpetas donde se guardaron. Una IA conectada por MCP (Claude Code, Codex, etc.) también puede leer las actas que tiene permiso para ver.

• El audio original (archivo de grabación): En las reuniones de Addness (① y ②, y las reuniones de DM y grupo), el audio grabado se elimina después de usarse para la transcripción. No queda ningún archivo de audio. Con el bot de actas de Google Meet / Zoom, la grabación solo se conserva si "Guardar también el vídeo de la reunión" está activado
• Quién puede verlas: ① quienes pueden ver ese objetivo; ② quien la inició y los miembros que aceptaron y se unieron; ③ quien hizo la solicitud (si se vinculó a un objetivo, quienes pueden ver ese objetivo). Con "Share" en Drive puedes mostrarlas a otras personas. Los administradores de la organización pueden verlas sin importar las asignaciones (→ Seguridad y tratamiento de los datos)
• Eliminar: En Drive, pulsa "…" en la fila de las actas → "Move to trash". Pueden eliminarlas quienes pueden editarlas. Una vez eliminadas definitivamente de la papelera, no se pueden recuperar (→ Drive: "Eliminar definitivamente desde la papelera")

Notas comunes

• La grabación y la transcripción requieren el consentimiento de los participantes. Durante la grabación, a todos se les muestra un aviso, y a los que llegan tarde también se les pide consentimiento (rechazar significa salir)
• Generar actas consume tokens de IA. Si tu saldo es escaso, no puedes empezar
• El número máximo de participantes en una reunión es 50
• El bot de actas no está disponible en el plan Starter (→ Planes y facturación)