Seguridad y tratamiento de los datos

Aquí reunimos las preguntas que suelen surgir al decidir implantar Addness, respondidas siguiendo las pantallas de Addness y la forma en que trabaja la IA. Los detalles sobre infraestructura, cifrado, proveedores y autenticación están en la página de seguridad y en la Política de privacidad. Los diagramas de arquitectura del sistema y las respuestas a cuestionarios de seguridad se entregan bajo un acuerdo de confidencialidad. Solicítalos desde el formulario del apoyo gratuito para la implantación.

¿Pueden los empleados de Addness ver nuestros datos?

Por norma, no. Solo cuando hace falta para soporte o para resolver una incidencia acceden únicamente las personas autorizadas, y esas operaciones quedan registradas.

Los administradores de la organización dentro de tu propia empresa son otro caso. Lo que pueden ver los administradores está en ¿Se puede decidir dentro de la empresa quién ve qué?.

¿Dónde se guardan los datos?

Las bases de datos, los archivos y las copias de seguridad se guardan en Japón (región de Tokio de AWS). El procesamiento de IA, el inicio de sesión, la supervisión de errores, el alojamiento, los pagos, etc. se procesan en servicios externos de Estados Unidos. La lista de proveedores está en el apartado «4» de la Política de privacidad.

Los datos están separados por empresa (organización) y no son visibles desde otras organizaciones.

¿Se usan nuestros datos para entrenar a la IA?

La IA se usa en dos situaciones, y hay que verlas por separado.

¿Hasta dónde lee la IA?

La IA solo puede leer lo que la persona que la usa puede ver en Addness. No puede leer objetivos que esa persona no tiene permiso para ver ni datos de otras empresas. Cuando la IA crea o modifica objetivos, también se limita a los permisos de esa persona. La IA que conecta un invitado puede leer objetivos, pero no crearlos ni cambiarlos.

Para conectar una IA a Addness, inicias sesión en Addness en el navegador y das permiso. La conexión con la IA no usa claves de API.

La IA que trabaja es el Claude Code, Codex o ChatGPT que usas. «Pedir a la IA» le pasa a esa IA una instrucción como «avanza este objetivo». Lo que la app de IA puede hacer en tu ordenador se define en la configuración de Claude Code o Codex.

En la app de escritorio (Addness Desktop), solo cuando eliges una carpeta de trabajo en «Control remoto» de la configuración y activas «Aceptar desde el móvil», las peticiones enviadas desde el móvil o la web hacen que la IA de ese ordenador empiece a trabajar en la carpeta elegida. Si no está activado, otros dispositivos no pueden poner en marcha la IA de ese ordenador.

Para llamar a la API de Addness desde una CLI o herramientas propias, crea una clave en «Claves de API» de Configuración de la organización › Integraciones. Una clave de API funciona con los permisos de quien la creó, y puedes elegir su caducidad (30 días, 90 días, 365 días o Sin caducidad). Si eliges «Clave de API de integración» en «Tipo» dentro de «Crear», puedes crear una sola clave por organización con la que un sistema externo solo lee los miembros de la organización y los ToDo. Con una clave de API de integración no se pueden cambiar datos y tampoco se entregan direcciones de correo.

La IA tiene la instrucción de consultarte antes de eliminar o publicar un objetivo. Los objetivos eliminados por error se pueden restaurar (→ Preguntas frecuentes).

¿Se puede decidir dentro de la empresa quién ve qué?

Con los objetivos, sí. Quién ve un objetivo depende de si está asignado a ese objetivo o a uno superior. Un objetivo al que alguien no está asignado en ningún nivel no es visible para esa persona, aunque sea miembro de la misma empresa (→ Quién puede ver cuánto). Las personas que entran como invitados solo pueden ver, comentar y usar el chat.

Fuera de los objetivos, quién ve algo al crearlo depende de la función.

Cambia la visibilidad de lo que no quieras mostrar. Si vinculas cifras (Análisis) a un objetivo, quien pueda ver ese objetivo verá los valores.

Los administradores de la organización pueden ver casi todo, sin importar las asignaciones. Tienen acceso a los comentarios y la actividad de objetivos a los que no están asignados, a la lista de objetivos de cada miembro, a Drive, Conocimiento, listas de clientes, cifras y grabaciones, y pueden exportar en CSV incluso conversaciones en las que no participan.

Comentarios: Los comentarios escritos en un objetivo los pueden leer quienes pueden ver ese objetivo y los administradores de la organización. Si eliminas un comentario tuyo, desaparece de los comentarios, junto con los archivos adjuntos y las notificaciones de ese comentario. En el registro de actividad del objetivo queda la anotación «Comentario eliminado».

La IA lee lo que la persona puede ver, pero no hay ningún mecanismo del sistema que le impida escribir lo que ha leído en otro objetivo.

Inicio de sesión y autenticación de dos factores

Se inicia sesión con un código de un solo uso que llega por correo, o con una cuenta de Google o Apple. Addness no guarda contraseñas.

Cada persona puede configurar la autenticación de dos factores con una app de autenticación en Mi configuración › Cuenta. Todavía no hay un ajuste para exigir la autenticación de dos factores a toda la organización.

El inicio de sesión único (SSO) con SAML, la gestión de usuarios con SCIM y la restricción por dirección IP todavía no están disponibles.

Al dejar de usarlo o eliminar datos

• Al cancelar: Los datos no se borran. Mientras no tengas contrato no podrás abrirlos, y si vuelves a contratar, sigues donde lo dejaste (→ Planes y facturación: «Cómo cancelar»)
• Para sacar los datos: No hay un botón para exportarlo todo de una vez. Pídele a tu IA conectada «exporta a un archivo este objetivo y todo lo que hay debajo, con el texto y los comentarios», y exportará lo que tú puedes ver. Los archivos de Drive se pueden descargar, y un administrador puede exportar cada conversación en CSV. Cuando termina el contrato ya no se puede abrir nada, así que exporta mientras el contrato siga vigente
• Notificaciones: Las notificaciones de más de 180 días se eliminan. Se conservan las notificaciones de las menciones que te hicieron en comentarios de objetivos
• Al eliminar la organización: Desde ese momento nadie puede abrir los datos de la organización y no se pueden restaurar. No se borran de la base de datos y se conservan sin un plazo fijo (→ Eliminar una organización)

¿Addness tiene certificaciones de terceros?

Todavía no hemos obtenido ISMS (ISO/IEC 27001), SOC 2 ni la PrivacyMark japonesa. Respondemos a los cuestionarios de seguridad de forma individual.

Este artículo está escrito con el contenido del 15 de octubre de 2026.