Хурал болон хурлын тэмдэглэл

Юу хийж болох вэ

Addness-ийн хурал нь дуудлагыг бичиж, яриаг бичвэр болгоод, AI хурлын тэмдэглэл үүсгэн Файлын сан эсвэл зорилгын нөөц материалд хадгална. Онлайн хурал, биечлэн хийх хурал, Google Meet болон Zoom дээрх хурлаас тэмдэглэл үүсгэж болно.

Google Calendar-ийг холбож, автомат оролцоо болон видео хадгалалтыг тусад нь тохируулж, үйл явдал бүрээр өөрчилж болно (→ Google Calendar-ийн үйл явдал бүрийн бичлэгийг захиалах).

① Зорилготой холбосон хурал

Зорилгын мөрийн «…» цэс → «Хурал», эсвэл зорилгын чат дахь чихэвчийн дүрсээс эхлүүлнэ үү. «Хурал»-ын хажуу дахь «Хурлын үйлдлүүд» → «Холбоос хуулах» товчоор нэгдэх URL-ийг хуваалцаж болно.

Нэгдсэний дараа удирдлагын мөрийн «Хурлын тэмдэглэл үүсгэж эхлэх» (тэмдэглэлийн дүрс) товчийг дарна уу. Яриаг бичвэр болгох хэлийг («Автомат (санал болгож байна)», япон, англи, вьетнам) сонгоод эхлүүлэхэд дуу бичлэг хийж байгааг бүх оролцогчид харуулна.

• Бэлэн болсон хурлын тэмдэглэл тухайн зорилгын нөөц материалд хадгалагдана. Зорилгын чатад мөн «Хурлын тэмдэглэл үүсгэлээ» гэж гарч, «Хурлын тэмдэглэл харах» товчоор нээж болно
• Мөн «„◯◯“ зорилгын нөөц материалд хурлын тэмдэглэл нэмэгдлээ» гэсэн мэдэгдэл ирнэ

Анхаар: Зорилго эсвэл чатаас эхлүүлсэн хуралд зөвхөн нэгдсэнээр тэмдэглэл үүсгэж эхлэхгүй. «Хурлын тэмдэглэл үүсгэж эхлэх» товчийг дарна уу.

② Биечлэн хийх хурал — «Бичлэг, дуу, уулзалт»-аас эхлүүлэх

Хурлын өрөөнд биечлэн хийх уулзалт болон тухайн газар дээрх хэлэлцүүлгээс зорилго сонголгүйгээр хурлын тэмдэглэл үүсгэж болно.

1. Дэлгэцийн баруун дээд (толгой хэсэг) дэх 9 цэгтэй дүрс «Бичлэг, дуу, уулзалт»-ыг дараад «Уулзалт»-ыг сонгоно уу
2. «Тэмдэглэлтэй хурал эхлүүлэх үү?» гэсэн цонхонд «Зөвшөөрч эхлүүлэх» товчийг дарна уу
3. Компьютероо яриа сонсогдох газар тавина уу. Хурал эхлэхтэй зэрэгцэн Addness хурлын тэмдэглэлийн бот нэгдэж, яриаг бодит цагт бичвэр болгоно

Хурал дуусахад тэмдэглэл болон ярианы бичвэр Файлын сан дахь, хурлыг эхлүүлсэн хүний «Хурал» хавтсанд хадгалагдана. Эхлүүлсэн хүн эзэмшигч, зөвшөөрч нэгдсэн гишүүд үзэгч болно.

Анхаар: Ухаалаг утасны хөтчөөс хурал эхлүүлэх боломжгүй. Addness-ийн апп эсвэл компьютерийн хөтчөөс эхлүүлнэ үү.

③ Google Meet, Zoom дээрх хурал — Хурлын тэмдэглэлийн хуудаснаас хүсэлт илгээх

Байгууллагын гаднын хүмүүстэй хийх зэрэг Google Meet эсвэл Zoom дээрх хурлаас ч тэмдэглэл үүсгэж болно.

1. Хурлын тэмдэглэлийн хуудсыг (https://www.addness.com/meeting-notes) нээгээд «Хурлын тэмдэглэл үүсгэх хүсэлт илгээх» товчийг дарна уу.
2. Хурлын URL-ийг буулгаарай. Зорилгын тэмдэглэл болгох бол «Зорилготой холбох» товчоор зорилго сонгоно. Сонгохгүй бол таны Файлын сангийн «Хурлын тэмдэглэлийн бот» хавтсанд хадгалагдана. Хурлын тэмдэглэлийн гарчгийг оруулна уу (120 хүртэл тэмдэгт)
3. «Хурлын видео бичлэгийг мөн хадгалах» сонголтыг тохируулна уу (анхнаасаа асаалттай. Унтраавал видеог хадгалахгүй, зөвхөн дуунаас яриаг бичвэр болгож, хурлын тэмдэглэлийг хадгална). «Хурлын тэмдэглэл үүсгэх хүсэлт илгээх» товчийг дарж илгээнэ үү
4. Хурлын тэмдэглэлийн бот хуралд ирэх тул хурал явагдаж буй апп дээр нэгдэхийг нь зөвшөөрнө үү (нэгдсэн бот хурлын чатад мэдээлэл нийтэлнэ)
5. Хурал дуусахад ярианы бичвэрээс AI-ийн үүсгэсэн хурлын тэмдэглэл таны заасан байршилд хадгалагдана. Видеог мөн хадгалахаар сонгосон бол бичлэг ч ижил байршилд хадгалагдана. Яриаг бичвэр болгож дуусахад мэдэгдэл ирнэ. Илгээсний дараах «Боловсруулалтын явцыг харах» товчоор хурлын тэмдэглэлийн хуудсанд орж явцыг шалгаж болно

Google Meet (https://meet.google.com/) болон Zoom (https://zoom.us/j/; нууц үг агуулсан URL-ийг буулгана) дэмжигдэнэ.

Meet дэлгэцээс хүсэлт илгээх (Chrome өргөтгөл)

Google Meet ашигладаг бол Chrome-ийн «Addness Meet Recorder» өргөтгөлийг суулгаснаар Meet дэлгэцээс товч дараад л хүсэлт илгээж болно. Хүсэлт илгээх дэлгэцийн хурлын URL-ийн доорх «Chrome-д нэмэх» товчоор ч суулгаж болно.

1. Meet дэлгэцийн доод хэсгийн микрофон, камер, гарах зэрэг товч байрлах мөрөн дэх цэнхэр «Addness-ээр бичлэг хийх» товчийг дарна уу
2. Нээгдсэн самбар дахь «● Addness-ээр бичлэг хийх» товчийг дарна уу

Хурлын тэмдэглэлийн бот хуралд нэгдэнэ. Хадгалах байршил нь самбарт сонгосон байгууллага дахь таны Файлын сангийн «Хурлын тэмдэглэлийн бот» хавтас байна (зорилго сонгох боломжгүй).

Google Calendar-ийн үйл явдал бүрийн бичлэгийг захиалах

Хувийн тохиргоо › Холболт хэсгийн «Хурлын тэмдэглэлийн ботын хуанлийн холболт» доторх «Google Calendar холбох» товчийг дарна уу.

Анх холбоход Арга хэмжээнд автоматаар оролцох асаалттай, видео хадгалалт унтраалттай байна. Одоо байгаа холболт болон дахин холбох үед хадгалсан тохиргоо хэвээр үлдэнэ.

• Арга хэмжээнд автоматаар оролцох нь хурлын URL-тэй шинэ үйл явдлын оролцоог автоматаар захиална. Хурлын тэмдэглэлээс үйл явдлуудыг харах-ыг нээгээд Удахгүй болох үйл явдал хэсэгт үйл явдал бүрийн Оролцоо-г өөрчилж болно
• Видео хадгалах үндсэн тохиргоо-оос гадна үйл явдал бүрт Үндсэн тохиргоог дагах, Видео хадгалах, эсвэл Видео хадгалахгүй-г сонгож болно. Видео хадгалалтыг унтраасан ч ботын оролцсон хурлын аудио, ярианы бичвэрийн боловсруулалт болон Drive-д хурлын тэмдэглэл хадгалах ажиллагаа үргэлжилнэ
• Хуудас нь хадгалсан сонголт болон оролцооны захиалгад хэрэгжсэн төлөв-ийг тусад нь харуулна. Тохиргоо хэрэгжээгүй эсвэл захиалгын тохиргоо тодорхойгүй бол харагдах үед нь Видео тохиргоог дахин оролдох-г ашиглана уу. Видео хадгалахаар захиалсан нь видео файл хадгалагдаж дууссан гэсэн үг биш
• Захиалсан үйл явдлын видео тохиргоог хамгийн сүүлд хүлээн авсан захиалгын эхлэх цаг болон үйл явдлын хамгийн сүүлийн эхлэх цагийн аль эртээс нь 10 минутын өмнө хүртэл өөрчилж болно. Бот нэгдэж эхэлсний дараа видео тохиргоог өөрчилж болохгүй
• Шинэ автомат захиалга үүсгэхэд сарын хязгаар болон AI-ийн үлдэгдлийн шалгалт хоёулаа идэвхтэй байх ёстой. Автомат захиалга боломжгүй гэж гарвал дэлгэцийн зааврыг дагаж, үйл явдал бүрийн оролцоог шалгана уу (→ Түгээмэл асуулт)
• Зогсоохын тулд Холболтыг салгах-г дарна уу. Товлосон оролцооны захиалгууд цуцлагдана

Хурлын тэмдэглэлийн ботын нэр, зураг (админ)

Google Meet болон Zoom-ийн оролцогчдод хурлын тэмдэглэлийн бот нь байгууллагын сонгосон нэр, зургаар харагдана. Байгууллагын админ Байгууллагын тохиргоо › Хурлын тэмдэглэлийн бот хэсэгт эдгээрийг өөрчилж болно (→ Байгууллагын тохиргоо). «Хуралд харагдах байдал» хэсгээс оролцогчдод хэрхэн харагдахыг шалгаж болно. Анхдагч нэр болон мэдээлэл нь хүсэлт илгээсэн хүний хадгалсан дэлгэцийн хэлээс хамаарч өөрчлөгдөнө (тохируулаагүй бол япон хэл). Япон хэлээс өөр үед ярианы бичвэр болон бичлэгийн файлын нэрд тус тус _transcript_, _recording_ орж, яриаг бичвэр болгох хэлийг автоматаар танина.

• Ботын нэр — Анхдагч нэр нь япон хэлэнд <Name>の議事録bot (нэр нь олдохгүй бол Addness議事録bot), бусад хэлэнд <Name>'s Addness Notetaker (нэр нь олдохгүй бол Addness Notetaker) байна (<Name> нь хүсэлт илгээсэн хүний нэр). «Өөрийн сонгосон нэр» сонголтыг сонговол байгууллагын бүх хүсэлтэд ижил нэр хэрэглэнэ (60 хүртэл тэмдэгт)
• Ботын зураг — «Зургийг өөрчлөх» товчоор JPEG эсвэл PNG зураг (5MB, 1024px хүртэл) сонгож болно. «Анхдагч зургийг сэргээх» товчоор анхны зургийг буцааж болно
• Нэгдэх үед чатад илгээх мэдээлэл — Хурлын тэмдэглэлийн бот хуралд нэгдэхдээ хурлын чатад мэдээлэл нийтэлнэ. Анхдагч мэдээлэлд ботын нэр, хүсэлт илгээсэн хүний нэр, яриаг бичвэр болгож тэмдэглэл үүсгэх тухай болон Addness-ийн URL орно. Япон хэлэнд мэдээлэл япон хэлээр байж https://hp.addness.com/ja гэж төгсөх ба бусад хэлэнд англи хэлээр байж https://hp.addness.com гэж төгсөнө. «Өөрийн зурвас» сонголтыг сонговол байгууллагын тогтоосон бичвэрээр солигдоно. Google Meet дээр уг мэдээллийг чатад тогтооно

Хурлын тэмдэглэлд юу хадгалагдах вэ

Addness-ийн дуудлага (①, ② болон шууд зурвас, бүлгийн хурал) хийсэн тохиолдолд дараах 2 зүйл хадгалагдана. ③ аргаар тэмдэглэл үүсгэх хүсэлт илгээсэн үед мөн ярианы бичвэрээс үүсгэсэн хурлын тэмдэглэл хадгалагдах бөгөөд «Хурлын видео бичлэгийг мөн хадгалах» асаалттай үед бичлэг ч хадгалагдана.

• Хурлын тэмдэглэл (AI-ийн хураангуйлж, цэгцэлсэн агуулга)
• Ярианы бичвэр (яригчдыг ялгасан бүрэн эх)

Аль аль нь Файлын санд хадгалагдана. Файлын санд шошгоор («Хурлын тэмдэглэл», «Транскрипт», «Хурлын бичлэг») шүүж олж болно. Хурлын тэмдэглэлийн хуудсанд хадгалсан хавтсыг нь хайж орохгүйгээр тэмдэглэлүүдээ жагсаалтаар дахин уншиж болно. MCP-ээр холбосон AI (Claude Code, Codex зэрэг) ч таны харах эрхтэй хурлын тэмдэглэлийг уншиж чадна.

• Анхны дуу (бичлэгийн файл): Addness-ийн хурал (①, ② болон шууд зурвас, бүлгийн хурал)-д бичсэн дууг яриаг бичвэр болгоход ашигласны дараа устгана. Дууны файл хадгалагдахгүй. Google Meet, Zoom-ийн хурлын тэмдэглэлийн ботод «Хурлын видео бичлэгийг мөн хадгалах»-ыг асаасан үед л бичлэг хадгалагдана
• Харах хүмүүс: ①-г тухайн зорилгыг харах эрхтэй хүмүүс, ②-г эхлүүлсэн хүн болон зөвшөөрч нэгдсэн гишүүд, ③-г хүсэлт илгээсэн хүн (зорилготой холбосон бол тухайн зорилгыг харах эрхтэй хүмүүс) харна. Файлын сангийн «Хуваалцах»-аар бусдад ч харуулж болно. Байгууллагын админ хуваарилалтаас үл хамааран харж чадна (→ Аюулгүй байдал ба өгөгдөлтэй харьцах нь)
• Устгах: Файлын санд хурлын тэмдэглэлийн мөрийн «…» → «Хогийн сав руу зөөх» товчийг дарна. Тухайн хурлын тэмдэглэлийг засах эрхтэй хүн устгаж чадна. Хогийн савнаас бүрмөсөн устгавал сэргээх боломжгүй (→ Файлын сан «Хогийн савнаас бүрмөсөн устгах»)

Нийтлэг анхаарах зүйлс

• Дуу бичлэг хийх, яриаг бичвэр болгоход оролцогчдын зөвшөөрөл шаардлагатай. Дуу бичлэг хийж байгааг бүх хүнд харуулж, дундуур нэгдсэн оролцогчдоос ч зөвшөөрөл авна (татгалзвал хурлаас гарна)
• Хурлын тэмдэглэл үүсгэхэд AI токен зарцуулна. Үлдэгдэл хүрэлцэхгүй бол эхлүүлэх боломжгүй
• Нэг хуралд хамгийн ихдээ 50 хүн оролцоно
• Хурлын тэмдэглэлийн ботыг Starter багцад ашиглах боломжгүй (→ Үйлчилгээний багц ба төлбөр тооцоо)