การประชุมและบันทึกอัตโนมัติ

ฟีเจอร์นี้ทำอะไร

ในการประชุมของ Addness ระบบจะบันทึกเสียงการโทรและถอดข้อความ จากนั้น AI จะสร้างบันทึกการประชุมและบันทึกไว้ใน Drive หรือทรัพยากรของเป้าหมาย การประชุมออนไลน์ การประชุมแบบพบหน้า และการประชุม Google Meet หรือ Zoom สามารถเปลี่ยนเป็นบันทึกการประชุมได้

เชื่อมต่อ Google Calendar เพื่อตั้งค่าการเข้าร่วมอัตโนมัติและการบันทึกวิดีโอแยกกัน และปรับได้เป็นรายกิจกรรม (→ จองการบันทึกแยกตามกิจกรรมใน Google Calendar)

① การประชุมที่ผูกกับเป้าหมาย

เริ่มจาก เมนู "…" → "การประชุม" ในแถวเป้าหมาย หรือไอคอนหูฟังในแชทของเป้าหมาย คุณยังสามารถแชร์ URL การเข้าร่วมผ่าน "การดำเนินการประชุม" ข้าง "การประชุม" → "คัดลอกลิงก์" ได้ด้วย

เมื่อคุณเข้าร่วมแล้ว ให้กด "เริ่มสร้างบันทึกการประชุม" (ไอคอนโน้ต) ในแถบควบคุม เลือก ภาษาสำหรับถอดเสียง ("อัตโนมัติ (แนะนำ)" ญี่ปุ่น อังกฤษ เวียดนาม) แล้วเริ่ม จากนั้นทุกคนจะเห็นข้อความว่ากำลังบันทึกอยู่

• บันทึกการประชุมที่เสร็จแล้วจะถูกบันทึกไปยัง ทรัพยากรของเป้าหมายนั้น ในแชทของเป้าหมายจะมีข้อความ "สร้างบันทึกการประชุมแล้ว" ปรากฏขึ้นด้วย และเปิดได้จาก "ดูบันทึกการประชุม"
• คุณยังจะได้รับการแจ้งเตือน: "บันทึกการประชุมถูกเพิ่มไปยังทรัพยากรของ '◯◯'"

หมายเหตุ: สำหรับการประชุมจากเป้าหมายหรือแชท บันทึกการประชุมจะไม่เริ่มเพียงเพราะเข้าร่วม ให้กด "เริ่มสร้างบันทึกการประชุม"

② การประชุมแบบพบหน้า — เริ่มจาก "บันทึก เสียง และประชุม"

การประชุมแบบพบหน้าในห้องประชุม หรือการหารือเฉพาะหน้า สามารถเปลี่ยนเป็นบันทึกการประชุมได้โดยไม่ต้องเลือกเป้าหมาย

1. กดไอคอน 9 จุด "บันทึก เสียง และประชุม" ที่มุมบนขวาของหน้าจอ (ส่วนหัว) แล้วเลือก "ประชุม"
2. ใน "เริ่มการประชุมพร้อมบันทึกหรือไม่?" ให้กด "ยอมรับและเริ่ม"
3. วาง PC ของคุณไว้ในที่ที่ได้ยินการสนทนา พร้อมกันกับการเริ่ม บอตบันทึกการประชุม Addness จะเข้าร่วมและถอดข้อความแบบเรียลไทม์

เมื่อสิ้นสุด บันทึกการประชุมและการถอดข้อความจะถูกบันทึกไปยัง โฟลเดอร์ "ฮัดเดิล" ของผู้เริ่มการประชุมใน Drive ผู้เริ่มจะเป็นเจ้าของ และสมาชิกที่ยินยอมและเข้าร่วมจะเป็นผู้ดู

หมายเหตุ: เริ่มการประชุมจากเบราว์เซอร์บนสมาร์ทโฟนไม่ได้ ให้เริ่มจากแอป Addness หรือเบราว์เซอร์บน PC

③ การประชุม Google Meet / Zoom — ขอบันทึกการประชุมจากหน้าบันทึกการประชุม

การประชุมที่จัดใน Google Meet หรือ Zoom เช่นกับคนนอกบริษัท ก็สามารถเปลี่ยนเป็นบันทึกการประชุมได้เช่นกัน

1. เปิดหน้าบันทึกการประชุม (https://www.addness.com/meeting-notes) แล้วกด "ขอบันทึกการประชุม"
2. วาง URL การประชุม หากต้องการให้เป็นบันทึกการประชุมของเป้าหมาย ให้เลือกเป้าหมายด้วย "เชื่อมโยงกับเป้าหมาย" หากไม่เลือก จะบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ "บอตบันทึกการประชุม" ใน Drive ของคุณเอง ใส่ ชื่อบันทึกการประชุม (สูงสุด 120 ตัวอักษร)
3. เลือก "บันทึกวิดีโอการประชุมด้วย" (เปิดโดยค่าเริ่มต้น หากปิด วิดีโอจะไม่ถูกบันทึก และจะทำเพียงการถอดข้อความจากเสียงและการบันทึกบันทึกการประชุมเท่านั้น) กด "ขอบันทึกการประชุม" เพื่อส่ง
4. บอตบันทึกการประชุมจะมาที่การประชุม ดังนั้น ให้อนุญาตการเข้าร่วมที่ฝั่งการประชุม (เมื่อเข้าร่วมแล้ว บอตจะโพสต์ข้อความในแชตการประชุม)
5. เมื่อการประชุมสิ้นสุด บันทึกการประชุมแบบถอดข้อความที่ AI สร้าง จะไปอยู่ในตำแหน่งบันทึกที่คุณระบุ หากคุณบันทึกวิดีโอด้วย การบันทึกจะไปอยู่ที่เดียวกัน และคุณจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อการถอดข้อความเสร็จสิ้น ตรวจสอบความคืบหน้าได้ในหน้าบันทึกการประชุมจาก "ดูความคืบหน้า" หลังส่ง

รองรับ Google Meet (https://meet.google.com/) และ Zoom (https://zoom.us/j/ วาง URL พร้อมรหัสผ่าน)

ขอจากหน้าจอ Meet (ส่วนขยาย Chrome)

สำหรับ Google Meet หากติดตั้งส่วนขยาย Chrome "Addness Meet Recorder" คุณจะขอได้เพียงกดจากหน้าจอ Meet ติดตั้งได้จาก "เพิ่มใน Chrome" ใต้ URL การประชุมในหน้าจอขอด้วย

1. กด "บันทึกด้วย Addness" สีน้ำเงิน ซึ่งอยู่ในแถวปุ่มไมโครโฟน กล้อง ปุ่มออก และอื่น ๆ ที่ด้านล่างของหน้าจอ Meet
2. ในแผงที่เปิดขึ้น กด "● บันทึกด้วย Addness"

บอตบันทึกการประชุมจะเข้าร่วมการประชุม ปลายทางคือโฟลเดอร์ "บอตบันทึกการประชุม" ใน Drive ของคุณเองในองค์กรที่เลือกในแผง (เลือกเป้าหมายไม่ได้)

จองการบันทึกแยกตามกิจกรรมใน Google Calendar

ใน การตั้งค่าของฉัน › การเชื่อมต่อ ให้กด "เชื่อมต่อ Google Calendar" ใน "ปฏิทินของ bot บันทึกการประชุม"

เมื่อเชื่อมต่อครั้งแรก เข้าร่วมกิจกรรมอัตโนมัติ จะเปิดอยู่ และการบันทึกวิดีโอจะปิดอยู่ การเชื่อมต่อเดิมและการเชื่อมต่อใหม่อีกครั้งจะคงค่าที่บันทึกไว้

• เข้าร่วมกิจกรรมอัตโนมัติ จะจองการเข้าร่วมกิจกรรมใหม่ที่มี URL การประชุมโดยอัตโนมัติ เปิด ดูกิจกรรมในบันทึกการประชุม แล้วปรับ การเข้าร่วม ของแต่ละกิจกรรมใน กิจกรรมที่จะมาถึง ได้
• นอกจาก ค่าเริ่มต้นการบันทึกวิดีโอ แล้ว แต่ละกิจกรรมยังเลือก ใช้การตั้งค่ารวม, บันทึกวิดีโอ หรือ ไม่บันทึกวิดีโอ ได้ แม้ปิดวิดีโอ ระบบยังประมวลผลเสียง ถอดเสียง และบันทึกบันทึกการประชุมลง Drive สำหรับการประชุมที่ bot เข้าร่วม
• หน้าจอแยก ค่าที่ต้องการซึ่งบันทึกไว้ ออกจาก สถานะที่นำไปใช้กับการจองเข้าร่วม หากยังใช้ค่าไม่ได้หรือไม่ทราบค่าฝั่งการจอง ให้ใช้ ลองตั้งค่าวิดีโออีกครั้ง เมื่อปุ่มนี้แสดง การจองให้บันทึกวิดีโอไม่ได้หมายความว่าบันทึกไฟล์วิดีโอเสร็จแล้ว
• กิจกรรมที่จองแล้วเปลี่ยนค่าวิดีโอได้ถึง 10 นาทีก่อนเวลาที่เร็วกว่า ระหว่างเวลาเริ่มของการจองที่ยอมรับล่าสุดกับเวลาเริ่มกิจกรรมล่าสุด หาก bot เริ่มเข้าร่วมแล้วจะเปลี่ยนค่าวิดีโอไม่ได้
• การจองอัตโนมัติใหม่ต้องเปิดใช้ทั้งการตรวจสอบขีดจำกัดรายเดือนและยอดคงเหลือ AI หากหน้าจอแจ้งว่าไม่สามารถจองอัตโนมัติได้ ให้ทำตามคำแนะนำและตรวจสอบการเข้าร่วมของแต่ละกิจกรรม (→ คำถามที่พบบ่อย)
• เมื่อต้องการหยุด ให้กด ยกเลิกการเชื่อมต่อ การจองเข้าร่วมที่กำหนดไว้จะถูกยกเลิก

ชื่อและรูปภาพของบอตบันทึกการประชุม (ผู้ดูแล)

ผู้เข้าร่วม Google Meet หรือ Zoom จะเห็นบอตบันทึกการประชุมด้วยชื่อและรูปภาพที่องค์กรกำหนด ผู้ดูแลองค์กรเปลี่ยนได้ใน การตั้งค่าองค์กร › บอตบันทึกการประชุม (→ การตั้งค่าองค์กร) ตรวจสอบได้ว่าผู้เข้าร่วมจะเห็นอย่างไรใน "รูปแบบการแสดงในประชุม" ชื่อและข้อความเริ่มต้นจะเปลี่ยนตามภาษาที่ใช้แสดงผลที่บันทึกไว้ของผู้ขอ (หากยังไม่ได้ตั้งค่าจะเป็นภาษาญี่ปุ่น) สำหรับภาษาอื่นที่ไม่ใช่ภาษาญี่ปุ่น ชื่อไฟล์ข้อความถอดเสียงและวิดีโอบันทึกจะมี _transcript_ และ _recording_ ตามลำดับ และจะตรวจจับภาษาที่ถอดเสียงโดยอัตโนมัติ

• ชื่อบอต — ชื่อเริ่มต้นในภาษาญี่ปุ่นคือ <Name>の議事録bot (หากไม่ทราบชื่อคือ Addness議事録bot) และในภาษาอื่นคือ <Name>'s Addness Notetaker (หากไม่ทราบชื่อคือ Addness Notetaker) โดย <Name> คือชื่อผู้ขอ หากเลือก "ชื่อที่กำหนดเอง" คำขอทั้งหมดในองค์กรจะใช้ชื่อเดียวกัน (สูงสุด 60 ตัวอักษร)
• รูปภาพบอต — เปลี่ยนเป็น JPEG หรือ PNG (ไม่เกิน 5MB และ 1024px) ได้ด้วย "เปลี่ยนรูปภาพ" และกลับไปเป็นแบบเดิมได้ด้วย "กลับไปใช้รูปเริ่มต้น"
• ข้อความแชตเมื่อเข้าร่วม — เมื่อเข้าร่วมการประชุม บอตบันทึกการประชุมจะโพสต์ข้อความในแชตการประชุม ข้อความเริ่มต้นจะมีชื่อบอต ชื่อผู้ขอ การแจ้งว่าจะถอดข้อความและสร้างบันทึกการประชุม และ URL ของ Addness ในภาษาญี่ปุ่นจะเป็นข้อความภาษาญี่ปุ่นและลงท้ายด้วย https://hp.addness.com/ja ส่วนภาษาอื่นจะเป็นข้อความภาษาอังกฤษและลงท้ายด้วย https://hp.addness.com หากเลือก "ข้อความที่กำหนดเอง" จะเปลี่ยนเป็นข้อความที่องค์กรกำหนด ใน Google Meet ข้อความจะถูกปักหมุดไว้ในแชต

สิ่งที่เก็บไว้เป็นบันทึกการประชุม

สำหรับการโทรของ Addness (① ② และการประชุม DM / กลุ่ม) จะเก็บสองสิ่งนี้ไว้ เมื่อคุณขอบันทึกการประชุมใน ③ บันทึกการประชุมแบบถอดข้อความจะถูกเก็บไว้ด้วย และ เมื่อ "บันทึกวิดีโอการประชุมด้วย" เปิดอยู่ การบันทึกจะถูกเก็บไว้ด้วยเช่นกัน

• ตัวบันทึกการประชุมเอง (สรุปและการจัดระเบียบโดย AI)
• การถอดข้อความ (ข้อความเต็มพร้อมการแยกผู้พูด)

ทั้งสองอย่างจะถูกบันทึกไว้ใน Drive ใน Drive คุณจะพบได้ด้วยการกรองตามแท็ก ("บันทึกการประชุม" "บทถอดความ" "บันทึกวิดีโอการประชุม") ในหน้าบันทึกการประชุม คุณอ่านบันทึกการประชุมย้อนหลังเป็นรายการได้โดยไม่ต้องไล่หาในโฟลเดอร์ปลายทาง AI ที่เชื่อมต่อผ่าน MCP (Claude Code, Codex ฯลฯ) ก็อ่านบันทึกการประชุมที่คุณดูได้เช่นกัน

• เสียงต้นฉบับ (ไฟล์บันทึกเสียง): ในการประชุมของ Addness (① ② และการประชุม DM / กลุ่ม) เสียงที่บันทึกจะถูกลบหลังจากใช้ถอดข้อความแล้ว ไฟล์เสียงจะไม่ถูกเก็บไว้ สำหรับบอตบันทึกการประชุมของ Google Meet / Zoom การบันทึกวิดีโอจะถูกเก็บไว้เฉพาะเมื่อเปิด "บันทึกวิดีโอการประชุมด้วย"
• ผู้ที่ดูได้: ① ผู้ที่ดูเป้าหมายนั้นได้ ② ผู้เริ่มและสมาชิกที่ยินยอมและเข้าร่วม ③ ผู้ขอ (หากเชื่อมโยงกับเป้าหมาย คือผู้ที่ดูเป้าหมายนั้นได้) คุณยังแสดงให้ผู้อื่นดูได้ด้วย "Share" ใน Drive ผู้ดูแลองค์กรดูได้โดยไม่ขึ้นกับการมอบหมาย (→ ความปลอดภัยและการจัดการข้อมูล)
• ลบ: ใน Drive กด "…" ในแถวของบันทึกการประชุม → "Move to trash" ผู้ที่ลบได้คือผู้ที่แก้ไขบันทึกการประชุมนั้นได้ เมื่อลบถาวรจากถังขยะแล้วจะกู้คืนไม่ได้ (→ Drive "ลบถาวรจากถังขยะ")

หมายเหตุทั่วไป

• การบันทึกและการถอดข้อความต้องได้รับ ความยินยอมจากผู้เข้าร่วม ระหว่างบันทึก ทุกคนจะเห็นข้อความแจ้ง และผู้ที่เข้ามาทีหลังก็จะได้รับคำขอความยินยอมด้วย (การปฏิเสธหมายถึงการออกจากการประชุม)
• การสร้างบันทึกการประชุม ใช้โทเคน AI หากยอดคงเหลือไม่พอ คุณจะเริ่มไม่ได้
• จำนวนผู้เข้าร่วมการประชุมสูงสุดคือ 50 คน
• บอตบันทึกการประชุมใช้ไม่ได้ในแพลน Starter (→ แพลนและการเรียกเก็บเงิน)