Izin & Pengelolaan Anggota

Izin hadir dalam "2 lapisan"

Izin Addness memiliki dua lapisan: peran organisasi dan peran goal.

Peran organisasi: Admin / Anggota / Tamu

Ini adalah pembeda apakah Anda bisa mengelola pengaturan organisasi, penagihan, dan integrasi eksternal, serta apakah Anda bisa mengoperasikan goal.

• Ganti peran dari "Peran" di tabel di Pengaturan organisasi › Anggota (khusus admin). Di layar, admin bisa ditampilkan sebagai orang yang memiliki "Izin pengelolaan pengaturan"
• Setidaknya harus ada satu admin (orang yang memiliki izin pengelolaan pengaturan), dan Anda tidak bisa menghapus izin Anda sendiri
• Menjadikan tamu sebagai "Anggota" menambah satu kursi, dan biaya berubah sesuai kontrak Anda. Admin, pemilik organisasi, anggota eksternal, dan AI tidak bisa dijadikan tamu

Permintaan dari tamu: Saat tamu mencoba mengoperasikan goal, "Minta menjadi anggota?" terbuka, dan tamu bisa meminta ke admin dengan "Minta keanggotaan" (hingga 3 kali dalam 24 jam terakhir). Admin memilih "Jadikan anggota" atau "Tolak" di "Permintaan keanggotaan" pada Pengaturan organisasi › Anggota.

Anggota eksternal: Orang yang bergabung sambil tetap menjadi anggota organisasi lain. Jika Anda mengundang dengan mengaktifkan "Hubungkan dengan organisasi eksternal" di tautan undangan, orang tersebut menekan "Bergabung sebagai anggota eksternal", lalu memilih organisasi asalnya untuk bergabung. Mereka tidak dihitung sebagai kursi, dan penggunaan AI, rapat, dan perekaman dipotong dari saldo organisasi asal. Mereka bisa melihat goal, chat, Drive, dan pelanggan dengan cakupan yang sama seperti anggota reguler. Admin bisa menjadikan mereka anggota reguler dengan "Jadikan anggota reguler" di tabel (hubungan dengan organisasi asal dilepas dan kursi bertambah satu).

Peran goal: pemilik / editor / anggota

Pembeda penugasan per goal. Tidak terkait peran organisasi, ditugaskan per goal.

Ada satu tempat untuk mengatur ini. Gunakan dialog manajemen penugasan yang dibuka dari menu "…" → "Penanggung jawab & anggota" pada baris goal.

• Mengubah pemilik adalah pengalihan lewat "Ubah" di kolom pemilik dialog ini (tidak bisa diubah dari halaman daftar anggota)
• Menambah anggota dilakukan dari "Tugaskan" dengan mencari di seluruh organisasi dan memilih. Orang yang tidak ada di organisasi bisa diundang langsung di sana dengan tautan undangan goal (hanya admin yang bisa membuat tautan undangan)
• Mengubah peran atau menghapus penugasan dilakukan dari badge peran tiap anggota

Siapa bisa melihat seberapa banyak

Visibilitas juga ditentukan oleh penugasan ini.

1. Anda bisa melihat goal jika Anda ditugaskan ke goal itu sendiri atau ke goal mana pun di atasnya. Karena izin goal yang lebih tinggi diwarisi oleh semua yang di bawahnya, bergabung ke goal yang lebih tinggi sebagai anggota membuat Anda bisa melihat seluruh sub-pohonnya
2. Goal yang tidak Anda tugaskan di mana pun tidak terlihat bahkan oleh anggota organisasi yang sama. Ia tidak muncul di pohon atau di pencarian
3. Ketika orang yang sama ditugaskan di beberapa tempat, peran terkuat (pemilik > editor > anggota) yang berlaku

Orang yang Anda undang tidak bisa melihat goal apa pun sampai ditugaskan ke salah satu goal. Jika Anda memilih goal di tautan undangan, mereka langsung ditugaskan ke goal itu saat bergabung. Apa yang bisa dilihat admin organisasi dijelaskan di Keamanan dan Penanganan Data.

Mengundang anggota

Ada tiga titik masuk: "Undang" di halaman daftar anggota / "Undang" di Pengaturan organisasi › Anggota / "Undang anggota untuk mengerjakan tujuan ini bersama" pada suatu goal. Dari mana pun Anda membukanya, "Undang Anggota" terbuka, dan Anda mengundang lewat tab "Tautan undangan" dan "Email".

Menerbitkan tautan undangan dan mengundang lewat email hanya bisa dilakukan admin. Jika yang membukanya bukan admin, tampil "Diperlukan izin admin untuk membuat tautan undangan", dan ia bisa meminta ke admin lewat "Minta melalui DM". Dari "Minta AI" di halaman daftar anggota, Anda bisa meminta AI mengusulkan siapa diberi tugas apa, menyiapkan goal yang diserahkan dan tautan undangan, hingga menyusun pesan undangan. AI baru mengirim setelah Anda menyetujuinya (→ Halaman daftar anggota).

Undangan tautan

Di tab "Tautan undangan", tekan "Buat tautan undangan", lalu salin tautan yang jadi dan kirim ke orangnya. Sebelum membuat, Anda bisa menentukan hal berikut (goal tujuan undangan, izin, masa berlaku, dan jumlah penggunaan maksimum diubah dengan "Edit pengaturan tautan undangan").

• Goal tujuan undangan dan izin (anggota / editor / pemilik): Ditugaskan ke goal itu saat bergabung. Jika Anda memilih pemilik, orang yang bergabung menjadi pemilik goal itu. Tautan izin pemilik bisa dipakai hanya sekali demi keamanan
• "Undang sebagai tamu (gratis)": Jika diaktifkan, orang tersebut bergabung sebagai tamu (izinnya menjadi anggota)
• Masa berlaku (1 / 3 / 7 / 14 hari) dan jumlah penggunaan maksimum (tak terbatas juga bisa)
• "Hubungkan dengan organisasi eksternal": Jika diaktifkan, orang tersebut bergabung sebagai anggota eksternal sambil tetap menjadi anggota organisasi lain. Tidak bisa diaktifkan bersamaan dengan "Undang sebagai tamu (gratis)"
• "Jika Anda menerima dukungan penerapan dari agen": Masukkan alamat email agen yang memberi dukungan penerapan. Tidak bisa dipakai saat mengundang sebagai tamu atau anggota eksternal

Undangan email

Di tab "Email", masukkan alamat lalu tekan "Kirim Undangan". Hingga 20 sekaligus (hanya 1 saat mengundang dengan izin pemilik).

Mengelola setelah mengundang

• Orang yang diundang lewat email muncul di tabel Pengaturan organisasi › Anggota dengan badge "Diundang" dan masa berlakunya ditampilkan. Kirim ulang dan batalkan juga ada di sini
• Tautan undangan yang diterbitkan bisa diperiksa jumlah penggunaan, masa berlaku, dan status aktifnya di "Tautan undangan" di Pengaturan organisasi › Anggota, dan bisa dinonaktifkan

Mengeluarkan anggota dari organisasi

• Lokasi: "Keluarkan" pada baris target di tabel Pengaturan organisasi › Anggota (khusus admin; Anda tidak bisa mengeluarkan diri sendiri atau pemilik organisasi)
• Ada konfirmasi dua langkah, dan ini tidak bisa dibatalkan. Saat dijalankan:
  • Penugasan anggota itu semuanya dihapus
  • Goal yang mereka miliki secara otomatis dialihkan ke pemilik goal induk (termasuk yang selesai)
  • Untuk anggota eksternal, hubungan dengan organisasi asal juga dilepas (mereka tidak dihitung sebagai kursi, jadi jumlah kursi tidak berubah)

Meninggalkan organisasi sendiri (pengunduran diri)

Anda bisa mengundurkan diri dari "Zona berbahaya" di Pengaturan Saya › Akun. Semua penugasan Anda dihapus dan Anda kehilangan akses ke data organisasi (konfirmasi dua langkah; Anda otomatis keluar setelah pengunduran diri).

Visibilitas dan pembagian goal

• Goal bersifat privat terhadap luar organisasi. Untuk membagikannya ke orang di luar organisasi, pemilik goal itu membuat tautan berbagi dari "Kerjakan goal ini dengan seseorang di luar organisasi" di menu "…" (di halaman goal, ada di "…" → "Tindakan lainnya"). Tanpa mengundang ke organisasi, Anda bisa membagikan hanya goal itu beserta turunannya ke pihak luar perusahaan
• Apa yang bisa dilakukan orang yang tahu tautannya dipilih dari "Hanya lihat" atau "Lihat dan komentari". Berkomentar memerlukan login, dan goal tidak bisa diedit. Pembagian bisa dihentikan kapan saja dengan "Berhenti Berbagi" (→ Halaman detail goal)
• Profil diagnosis default-nya terlihat oleh anggota organisasi yang sama. Diagnosis yang tidak ingin Anda tampilkan bisa disembunyikan secara individual dari "Pengaturan visibilitas profil diagnosis" di Pengaturan Saya › Visibilitas