Rapat & Notulen Otomatis

Apa yang bisa dilakukan

Di rapat Addness, panggilan direkam dan ditranskripsi, lalu AI membuat notulen dan menyimpannya ke Drive atau ke resource goal. Rapat daring, rapat tatap muka, dan rapat Google Meet atau Zoom bisa diubah menjadi notulen.

Hubungkan Google Calendar untuk mengatur kehadiran otomatis dan penyimpanan video secara terpisah, termasuk per acara (→ Menjadwalkan rekaman untuk setiap acara Google Calendar).

① Rapat yang terkait goal

Mulai dari menu "…" → "Rapat" pada baris goal, atau ikon headphone di chat goal. Anda juga bisa membagikan URL bergabung dari "Tindakan rapat" di samping "Rapat" → "Salin tautan".

Setelah Anda bergabung, tekan "Mulai membuat notulen" (ikon catatan) di bilah kontrol. Pilih bahasa transkripsi ("Otomatis (disarankan)", Jepang, Inggris, Vietnam) dan mulai, dan semua orang ditunjukkan bahwa perekaman sedang berlangsung.

• Notulen yang selesai disimpan ke resource goal itu. Di chat goal juga muncul "Notulen rapat telah dibuat", dan notulen bisa dibuka dari "Lihat notulen rapat"
• Anda juga mendapat notifikasi: "Notulen rapat ditambahkan ke resource '◯◯.'"

Catatan: Untuk rapat dari goal atau chat, notulen tidak dimulai hanya dengan bergabung. Tekan "Mulai membuat notulen."

② Rapat tatap muka — mulai dari "Rekam, audio & rapat"

Rapat tatap muka di ruang rapat, atau diskusi dadakan, bisa diubah menjadi notulen tanpa memilih goal.

1. Tekan ikon sembilan titik "Rekam, audio & rapat" di kanan atas layar (header), lalu pilih "Rapat"
2. Pada "Mulai rapat dengan notulen?", tekan "Setuju dan mulai"
3. Letakkan PC di tempat yang bisa mendengar percakapan. Bersamaan dengan memulai, bot notulen Addness bergabung dan mentranskripsi secara real-time

Ketika berakhir, notulen dan transkrip disimpan ke folder "Huddle" milik orang yang memulai, di Drive. Orang yang memulai menjadi pemilik, dan anggota yang setuju lalu bergabung menjadi peninjau.

Catatan: Rapat tidak bisa dimulai dari browser ponsel. Mulai dari aplikasi Addness atau browser di PC.

③ Rapat Google Meet / Zoom — minta notulen dari halaman Catatan rapat

Rapat yang diadakan di Google Meet atau Zoom, seperti dengan orang di luar perusahaan, bisa diubah menjadi notulen juga.

1. Buka halaman Catatan rapat (https://www.addness.com/meeting-notes) dan tekan "Minta catatan rapat".
2. Tempel URL rapat. Jika ingin menjadikannya notulen sebuah goal, pilih goal dengan "Hubungkan ke tujuan". Jika tidak memilih, notulen disimpan di folder "Meeting Bot" pada Drive Anda sendiri. Isi Judul catatan rapat (hingga 120 karakter)
3. Pilih "Simpan juga video rapat" (aktif secara default; jika nonaktif, video tidak disimpan dan hanya transkripsi dari audio dan penyimpanan notulen yang terjadi). Tekan "Minta catatan rapat" untuk mengirim
4. Bot notulen datang ke rapat, jadi izinkan ia bergabung di sisi rapat (setelah bergabung, bot mengirim pesan ke chat rapat)
5. Ketika rapat berakhir, notulen transkrip buatan AI mendarat di lokasi penyimpanan yang Anda tentukan. Jika Anda juga menyimpan video, rekaman juga mendarat di tempat yang sama. Anda mendapat notifikasi saat transkripsi selesai. Anda bisa memeriksa kemajuannya di halaman Catatan rapat lewat "Lihat kemajuan" yang muncul setelah mengirim

Yang didukung adalah Google Meet (https://meet.google.com/) dan Zoom (https://zoom.us/j/; tempel URL dengan kata sandinya).

Meminta dari layar Meet (ekstensi Chrome)

Untuk Google Meet, pasang ekstensi Chrome "Addness Meet Recorder", dan Anda bisa meminta hanya dengan menekan tombol dari layar Meet. Anda juga bisa memasangnya dari "Tambahkan ke Chrome" di bawah URL rapat pada layar permintaan.

1. Tekan tombol biru "Rekam dengan Addness" di bagian bawah layar Meet, pada deretan tombol seperti mikrofon, kamera, dan keluar
2. Di panel yang terbuka, tekan "● Rekam dengan Addness"

Bot notulen bergabung ke rapat. Lokasi penyimpanannya adalah folder "Meeting Bot" pada Drive Anda sendiri di organisasi yang dipilih di panel (goal tidak bisa dipilih).

Menjadwalkan rekaman untuk setiap acara Google Calendar

Pada Pengaturan Saya › Integrasi, tekan "Hubungkan Google Calendar" di "Kalender bot rapat".

Saat pertama kali terhubung, Hadiri acara secara otomatis aktif dan penyimpanan video nonaktif. Koneksi yang sudah ada dan koneksi ulang mempertahankan pengaturan tersimpan.

• Hadiri acara secara otomatis otomatis memesan kehadiran untuk acara baru dengan URL rapat. Buka Lihat acara di Catatan rapat untuk mengubah Kehadiran setiap acara di Acara mendatang
• Selain Penyimpanan video bawaan, setiap acara dapat memilih Ikuti pengaturan umum, Simpan video, atau Jangan simpan video. Meskipun video nonaktif, audio dan transkripsi tetap diproses dan catatan rapat disimpan ke Drive untuk rapat yang dihadiri bot
• Halaman membedakan preferensi tersimpan dari status penerapannya pada pemesanan kehadiran. Jika pengaturan belum diterapkan atau pengaturan pemesanan belum diketahui, gunakan Coba lagi pengaturan video saat tersedia. Pemesanan dengan video tidak berarti file video sudah selesai disimpan
• Untuk acara yang sudah dipesan, pengaturan video dapat diubah hingga 10 menit sebelum waktu yang lebih awal antara awal pemesanan terakhir yang diterima dan awal acara terbaru. Pengaturan tidak dapat diubah setelah bot mulai bergabung
• Pemesanan otomatis baru memerlukan pemeriksaan batas bulanan dan saldo AI yang keduanya aktif. Jika pemesanan otomatis tidak tersedia, ikuti petunjuk di layar dan periksa kehadiran setiap acara (→ FAQ)
• Untuk berhenti, tekan Putuskan. Pemesanan kehadiran terjadwal dibatalkan

Nama dan gambar bot notulen (admin)

Bagi peserta Google Meet atau Zoom, bot notulen tampil dengan nama dan gambar yang ditentukan organisasi. Admin organisasi bisa mengubahnya di Pengaturan organisasi › Bot notulen (→ Pengaturan organisasi). Di "Tampilan di rapat", Anda bisa memeriksa tampilannya bagi peserta. Nama dan pesan bawaan mengikuti bahasa tampilan tersimpan orang yang meminta (bahasa Jepang jika belum diatur). Untuk bahasa selain Jepang, nama file transkrip dan rekaman masing-masing berisi _transcript_ dan _recording_, dan bahasa transkripsi dideteksi otomatis.

• Nama bot — Nama bawaannya adalah <Name>の議事録bot dalam bahasa Jepang (Addness議事録bot jika namanya tidak tersedia), dan <Name>'s Addness Notetaker dalam bahasa lain (Addness Notetaker jika namanya tidak tersedia). <Name> adalah nama orang yang meminta. Jika Anda memilih "Nama kustom", nama yang sama dipakai untuk semua permintaan di organisasi (hingga 60 karakter)
• Gambar bot — Dengan "Ubah gambar", Anda bisa menggantinya dengan JPEG atau PNG (hingga 5MB dan 1024px). Kembalikan seperti semula dengan "Kembali ke gambar bawaan"
• Pesan chat saat bergabung — Saat bot notulen bergabung ke rapat, bot memposting pesan di chat rapat. Pesan bawaan berisi nama bot, nama orang yang meminta, bahwa bot akan membuat transkrip dan notulen, serta URL Addness. Dalam bahasa Jepang, pesannya berbahasa Jepang dan diakhiri dengan https://hp.addness.com/ja; dalam bahasa lain, pesannya berbahasa Inggris dan diakhiri dengan https://hp.addness.com. Jika Anda memilih "Pesan kustom", teks milik organisasi yang dipakai. Di Google Meet, pesan disematkan di chat

Apa yang disimpan sebagai notulen

Untuk panggilan Addness (① dan ②, serta rapat DM / grup), kedua hal ini disimpan. Ketika Anda meminta notulen di ③, notulen transkrip disimpan juga, dan ketika "Simpan juga video rapat" aktif, rekaman disimpan juga.

• Notulen itu sendiri (ringkasan dan penataan AI)
• Transkrip (teks lengkap dengan pemisahan pembicara)

Keduanya disimpan di Drive. Di Drive, Anda bisa menemukannya dengan memfilter berdasarkan tag ("Notulen rapat", "Transkrip", "Rekaman rapat"). Di halaman Catatan rapat, Anda bisa membaca ulang notulen dalam daftar tanpa menelusuri folder penyimpanannya. AI yang terhubung lewat MCP (Claude Code, Codex, dan lainnya) juga bisa membaca notulen yang boleh dilihatnya.

• Audio asli (file rekaman): Pada rapat Addness (① dan ②, serta rapat DM dan grup), audio yang direkam dihapus setelah dipakai untuk transkripsi. Tidak ada file audio yang tersisa. Pada bot notulen Google Meet / Zoom, rekaman hanya tersisa jika "Simpan juga video rapat" aktif
• Siapa yang bisa melihat: ① orang yang bisa melihat goal tersebut; ② orang yang memulai dan anggota yang setuju lalu bergabung; ③ orang yang meminta (jika dihubungkan ke goal, orang yang bisa melihat goal tersebut). Anda juga bisa menunjukkannya ke orang lain dengan "Share" di Drive. Admin organisasi bisa melihatnya terlepas dari penugasan (→ Keamanan dan Penanganan Data)
• Menghapus: Di Drive, tekan "…" pada baris notulen → "Move to trash". Yang bisa menghapus adalah orang yang bisa mengedit notulen tersebut. Setelah dihapus permanen dari tempat sampah, notulen tidak bisa dikembalikan (→ Drive: "Menghapus permanen dari tempat sampah")

Catatan umum

• Perekaman dan transkripsi memerlukan persetujuan peserta. Selama perekaman, semua orang ditunjukkan pemberitahuan, dan yang bergabung terlambat juga mendapat permintaan persetujuan (menolak berarti keluar)
• Membuat notulen menghabiskan token AI. Jika saldo Anda kurang, Anda tidak bisa memulai
• Jumlah maksimum peserta rapat adalah 50
• Bot notulen tidak tersedia di paket Starter (→ Paket dan penagihan)