Mesyuarat & Minit Automatik

Apa yang ia lakukan

Dalam mesyuarat Addness, panggilan dirakam dan ditranskripsi, kemudian AI mencipta minit dan menyimpannya ke Drive atau ke sumber matlamat. Mesyuarat dalam talian, mesyuarat bersemuka, dan mesyuarat Google Meet atau Zoom boleh ditukar menjadi minit.

Sambungkan Google Calendar untuk menetapkan kehadiran automatik dan penyimpanan video secara berasingan, termasuk bagi setiap acara (→ Menjadualkan rakaman bagi setiap acara Google Calendar).

① Mesyuarat terikat kepada matlamat

Mula daripada menu "…" baris matlamat → "Mesyuarat", atau ikon fon kepala dalam sembang matlamat. Anda juga boleh berkongsi URL sertai melalui "Tindakan mesyuarat" di sebelah "Mesyuarat" → "Salin pautan".

Setelah anda menyertai, tekan "Mula mencipta minit" (ikon nota) dalam bar kawalan. Pilih bahasa transkripsi ("Automatik (disyorkan)", Jepun, Inggeris, Vietnam) dan mula, dan semua orang ditunjukkan bahawa rakaman sedang berjalan.

• Minit yang siap disimpan ke sumber matlamat itu. "Minit mesyuarat telah dicipta" juga muncul dalam sembang matlamat, dan anda boleh membukanya daripada "Lihat minit mesyuarat"
• Anda juga mendapat pemberitahuan: "Minit mesyuarat telah ditambahkan pada sumber '◯◯'"

Nota: Untuk mesyuarat daripada matlamat atau sembang, minit tidak bermula hanya dengan menyertai. Tekan "Mula mencipta minit".

② Mesyuarat bersemuka — mula daripada "Rakaman, audio & mesyuarat"

Mesyuarat bersemuka di dalam bilik mesyuarat, atau perbincangan di tempat, boleh ditukar menjadi minit tanpa memilih matlamat.

1. Tekan ikon sembilan titik "Rakaman, audio & mesyuarat" di penjuru atas kanan skrin (pengepala) dan pilih "Mesyuarat"
2. Pada "Mulakan mesyuarat dengan minit?", tekan "Setuju dan mula"
3. Letakkan PC anda di tempat yang boleh mendengar perbualan. Serentak dengan memulakan, Bot Minit Mesyuarat Addness menyertai dan mentranskripsi secara masa nyata

Apabila ia tamat, minit dan transkrip disimpan ke folder "Perbincangan ringkas" milik orang yang memulakannya, dalam Drive. Orang yang memulakan menjadi pemilik, dan ahli yang bersetuju dan menyertai menjadi pemapar.

Nota: Anda tidak boleh memulakan mesyuarat daripada pelayar telefon pintar. Mulakan daripada aplikasi Addness atau pelayar PC.

③ Mesyuarat Google Meet / Zoom — minta minit daripada halaman Minit mesyuarat

Mesyuarat yang diadakan dalam Google Meet atau Zoom, seperti dengan orang di luar syarikat, boleh ditukar menjadi minit juga.

1. Buka halaman Minit mesyuarat (https://www.addness.com/meeting-notes) dan tekan "Minta minit mesyuarat".
2. Tampal URL mesyuarat. Untuk menjadikannya minit sesuatu matlamat, pilih matlamat dengan "Pautkan kepada matlamat". Jika tidak dipilih, minit disimpan ke folder "Bot mesyuarat" dalam Drive anda sendiri. Masukkan Tajuk minit mesyuarat (sehingga 120 aksara)
3. Pilih "Simpan juga video mesyuarat" (dihidupkan secara lalai; jika dimatikan, video tidak disimpan dan hanya transkripsi daripada audio serta penyimpanan minit berlaku). Tekan "Minta minit mesyuarat" untuk hantar
4. Bot mesyuarat datang ke mesyuarat, jadi benarkan ia menyertai di sebelah mesyuarat (selepas menyertai, bot menghantar mesej ke chat mesyuarat)
5. Apabila mesyuarat tamat, minit transkrip buatan AI tiba di lokasi simpan yang anda nyatakan. Jika anda juga menyimpan video, rakaman tiba di tempat yang sama. Anda mendapat pemberitahuan apabila transkripsi selesai. Anda boleh menyemak kemajuan pada halaman Minit mesyuarat melalui "Lihat kemajuan" selepas menghantar

Yang disokong ialah Google Meet (https://meet.google.com/) dan Zoom (https://zoom.us/j/; tampal URL dengan kata laluan).

Meminta daripada skrin Meet (sambungan Chrome)

Untuk Google Meet, jika anda memasang sambungan Chrome "Addness Meet Recorder", anda boleh meminta minit hanya dengan menekan butang pada skrin Meet. Anda juga boleh memasangnya daripada "Tambah ke Chrome" di bawah URL mesyuarat pada skrin permintaan.

1. Tekan butang biru "Record with Addness" dalam baris butang di bahagian bawah skrin Meet (baris yang mengandungi butang mikrofon, kamera, keluar dan lain-lain)
2. Dalam panel yang terbuka, tekan "● Record with Addness"

Bot mesyuarat menyertai mesyuarat. Lokasi simpan ialah folder "Bot mesyuarat" dalam Drive anda sendiri, dalam organisasi yang dipilih dalam panel (matlamat tidak boleh dipilih).

Menjadualkan rakaman bagi setiap acara Google Calendar

Di bawah Tetapan Saya › Integrasi, tekan "Sambungkan Google Calendar" dalam "Kalendar bot mesyuarat".

Pada sambungan pertama, Hadiri acara secara automatik dihidupkan dan penyimpanan video dimatikan. Sambungan sedia ada dan sambungan semula mengekalkan tetapan yang disimpan.

• Hadiri acara secara automatik menempah kehadiran secara automatik untuk acara baharu yang mempunyai URL mesyuarat. Buka Lihat acara dalam Minit mesyuarat untuk mengubah Kehadiran setiap acara dalam Acara akan datang
• Selain Penyimpanan video lalai, anda boleh memilih Ikut tetapan umum, Simpan video, atau Jangan simpan video bagi setiap acara. Walaupun video dimatikan, audio dan transkripsi tetap diproses dan minit disimpan ke Drive untuk mesyuarat yang dihadiri bot
• Halaman membezakan pilihan yang disimpan daripada status yang diterapkan pada tempahan kehadiran. Jika tetapan belum diterapkan atau tetapan tempahan tidak diketahui, gunakan Cuba semula tetapan video apabila dipaparkan. Tempahan dengan video tidak bermakna fail video telah selesai disimpan
• Bagi acara yang telah ditempah, tetapan video boleh diubah sehingga 10 minit sebelum waktu yang lebih awal antara permulaan tempahan terakhir yang diterima dan permulaan acara terkini. Tetapan tidak boleh diubah selepas bot mula menyertai mesyuarat
• Tempahan automatik baharu memerlukan semakan had bulanan dan baki AI yang kedua-duanya diaktifkan. Jika tempahan automatik tidak tersedia, ikut panduan pada skrin dan semak kehadiran bagi setiap acara (→ Soalan lazim)
• Untuk berhenti, tekan Nyahsambung. Tempahan kehadiran yang dijadualkan dibatalkan

Nama dan imej bot mesyuarat (pentadbir)

Peserta Google Meet dan Zoom melihat bot mesyuarat dengan nama dan imej yang ditetapkan oleh organisasi. Pentadbir organisasi boleh menukarnya dalam Tetapan organisasi › Bot mesyuarat (→ Tetapan organisasi). Dengan "Rupa dalam mesyuarat", anda boleh menyemak rupanya kepada peserta. Nama dan mesej lalai berubah mengikut bahasa paparan tersimpan orang yang membuat permintaan (bahasa Jepun jika belum ditetapkan). Bagi bahasa selain Jepun, nama fail transkrip dan rakaman masing-masing mengandungi _transcript_ dan _recording_, dan bahasa transkripsi dikesan secara automatik.

• Nama bot — Nama lalai ialah <Name>の議事録bot dalam bahasa Jepun (Addness議事録bot jika namanya tidak diketahui), dan <Name>'s Addness Notetaker dalam bahasa lain (Addness Notetaker jika namanya tidak diketahui); <Name> ialah nama orang yang membuat permintaan. Pilih "Nama tersuai" untuk menggunakan nama yang sama dalam semua permintaan organisasi (sehingga 60 aksara)
• Imej bot — Dengan "Tukar imej", anda boleh menukarnya kepada JPEG atau PNG (sehingga 5MB dan 1024px). Kembalikannya dengan "Kembali ke imej lalai"
• Mesej chat semasa menyertai — Apabila menyertai mesyuarat, bot mesyuarat menghantar mesej ke chat mesyuarat. Mesej lalai mengandungi nama bot, nama orang yang membuat permintaan, makluman bahawa ia akan mencipta transkrip dan minit, serta URL Addness. Dalam bahasa Jepun, mesej adalah dalam bahasa Jepun dan berakhir dengan https://hp.addness.com/ja; dalam bahasa lain, mesej adalah dalam bahasa Inggeris dan berakhir dengan https://hp.addness.com. Pilih "Mesej tersuai" untuk menggunakan teks yang ditetapkan oleh organisasi anda. Dalam Google Meet, mesej disematkan dalam chat

Apa yang disimpan sebagai minit

Bagi panggilan Addness (① dan ②, serta mesyuarat DM / kumpulan), dua ini disimpan. Apabila anda meminta minit dalam ③, minit transkrip disimpan juga, dan apabila "Simpan juga video mesyuarat" dihidupkan, rakaman turut disimpan.

• Minit itu sendiri (ringkasan dan penyusunan AI)
• Transkrip (teks penuh dengan pengasingan penutur)

Kedua-duanya disimpan dalam Drive. Dalam Drive, anda boleh menemuinya dengan menapis mengikut tag ("Minit mesyuarat", "Transkrip", "Rakaman mesyuarat"). Pada halaman Minit mesyuarat, anda boleh membaca semula minit dalam senarai tanpa menyusuri folder destinasi. AI yang disambungkan melalui MCP (Claude Code, Codex, dsb.) juga boleh membaca minit yang boleh anda lihat.

• Audio asal (fail rakaman): Dalam mesyuarat Addness (① dan ②, serta mesyuarat DM / kumpulan), audio yang dirakam dipadam selepas digunakan untuk transkripsi. Tiada fail audio yang disimpan. Dengan bot mesyuarat Google Meet / Zoom, rakaman disimpan hanya apabila "Simpan juga video mesyuarat" dihidupkan
• Siapa yang boleh melihat: ① boleh dilihat oleh orang yang boleh melihat matlamat itu, ② oleh orang yang memulakan dan ahli yang bersetuju dan menyertai, dan ③ oleh orang yang membuat permintaan (apabila dipautkan kepada matlamat, orang yang boleh melihat matlamat itu). Anda juga boleh menunjukkannya kepada orang lain dengan "Share" dalam Drive. Pentadbir organisasi boleh melihatnya tanpa mengira tugasan (→ Keselamatan dan Pengendalian Data)
• Padam: Dalam Drive, tekan "…" pada baris minit → "Move to trash". Yang boleh memadam ialah orang yang boleh mengedit minit itu. Selepas dipadam secara kekal dari tong sampah, ia tidak boleh dipulihkan (→ Drive "Memadam kekal dari tong sampah")

Nota umum

• Rakaman dan transkripsi memerlukan persetujuan peserta. Semasa rakaman, semua orang ditunjukkan notis, dan yang datang lewat juga mendapat gesaan persetujuan (menolak bermakna keluar)
• Menjana minit menggunakan token AI. Jika baki anda tidak mencukupi, anda tidak boleh mula
• Bilangan maksimum peserta mesyuarat ialah 50
• Bot mesyuarat tidak boleh digunakan dalam pelan Starter (→ Pelan dan pengebilan)