डेटाबेस

डेटाबेस एक ऐसी तालिका है जिसकी पंक्तियाँ और कॉलम आप खुद तय करते हैं। इसमें रोज़ के आँकड़े और बही-खाते रखे जा सकते हैं। बनाई हुई तालिका को गोल से जोड़ा जा सकता है, या AI से उसमें लिखवाया जा सकता है।

खोलना और बनाना

• खोलना: PC पर साइडबार में "और" → "अन्य सुविधाएँ" → "डेटा संग्रहित करें" → कार्ड "डेटाबेस" दबाएँ। फ़ोन पर ऊपर बाईं ओर के मेन्यू (≡) में "और" के नीचे "डेटाबेस" दबाएँ। नई बनाई गई संगठन में इस सुविधा पर ताला लगा हो सकता है। चुनौती "डेटाबेस के बारे में जानें" पूरी करने पर, या "छोड़ें और उपयोग करें (अंक नहीं मिलेंगे)" दबाने पर यह उपयोग में आ जाती है (→ चुनौतियाँ और सुविधाओं के ताले)।
• बनाना: सूची में "बनाएँ" दबाएँ, नाम, कुंजी वाले कॉलम का नाम और कुंजी का प्रकार तय करें, फिर "बनाएँ" दबाएँ। बनाने वाला व्यक्ति स्वामी बन जाता है। कुंजी वह कॉलम है जिससे पंक्तियों की पहचान होती है। रोज़ की तालिका में तारीख़ कुंजी होती है। एक तालिका में एक ही कुंजी वाली दो पंक्तियाँ नहीं बन सकतीं। बाकी कॉलम खुली हुई तालिका की "स्तंभ सेटिंग" में जोड़ें। अतिथि और बाहरी सदस्य तालिका नहीं बना सकते
• AI के साथ बनाना: सूची में "AI के साथ बनाएँ" दबाएँ। AI पूछता है कि आप क्या दर्ज करना चाहते हैं, फिर पंक्ति की इकाई, कुंजी और कॉलम तय करके तालिका बना देता है। शुरुआती आँकड़े भी AI लिखता है। रोज़ लिखवाना हो तो डेटा कहाँ से लेना है, किस दिन का लेना है और किस समय चलाना है, यह तय करें; वह प्रक्रिया गोल के विवरण में रखी जाती है (सौंपने का तरीका गोल पेज "AI से कहें" जैसा ही है)

पंक्तियाँ लिखना और सुधारना

• पंक्ति जोड़ना: तालिका के ऊपर "पंक्ति जोड़ें" दबाएँ, कुंजी का मान डालकर सहेजें। उसी कुंजी की पंक्ति पहले से हो तो वही पंक्ति दिखाई जाती है
• मान सुधारना: जिस मान को बदलना है उसे दबाकर लिखें और सहेजें। PC पर Enter से सहेजा जाता है और Esc से रद्द होता है। संबंध वाले कॉलम में मान के पास + से चुनकर बदलें। सूत्र और रोलअप वाले कॉलम अपने आप गणना होते हैं, इसलिए उनके मान नहीं बदले जा सकते
• हटाना और वापस लाना: पंक्ति का "पंक्ति हटाएँ" दबाएँ। 30 दिन के भीतर तालिका के ऊपर "हटाई गई पंक्तियाँ भी दिखाएँ" पर टिक करें और उस पंक्ति का "पंक्ति बहाल करें" दबाएँ। उसी कुंजी की पंक्ति पहले से हो तो बहाल नहीं की जा सकती

पंक्तियाँ और मान वही बदल सकते हैं जिनकी अनुमति "मान संपादित करें" या उससे ऊपर की है (→ दिखाई देने का दायरा और अनुमतियाँ)।

कॉलम तय करना

तालिका के ऊपर "स्तंभ सेटिंग" दबाने पर तीन हिस्से दिखते हैं: "स्तंभों के नाम", "कॉलम जोड़ें" और "हटाए गए कॉलम"। इसे वही खोल सकते हैं जिनकी अनुमति "संरचना संपादित करें" या उससे ऊपर की है। कॉलम का नाम 1 से 64 अक्षर का होता है, वही नाम दो बार नहीं रखा जा सकता, और { } का उपयोग नहीं हो सकता।

कॉलम बनाने के बाद उसका प्रकार बदला नहीं जा सकता।

• सूत्र: अन्य कॉलम को {कॉलम का नाम} के रूप में लिखकर गणना करें। उदाहरण: {विज्ञापन खर्च} / {पंजीकरण}। लिखते समय स्क्रीन सूत्र की जाँच करती है। जिस कॉलम का हवाला दिया गया है उसका मान खाली हो, या 0 से भाग दिया जाए, तो नतीजा खाली रहता है। संबंध वाला कॉलम सीधे इस्तेमाल नहीं हो सकता, इसलिए उसे रोलअप से जोड़ें
• संबंध: जिससे जोड़ना है उसे "रिकॉर्ड", "लक्ष्य", "ग्राहक" और "KPI परिभाषा" में से चुनें। जोड़ने की चीज़ केवल कॉलम बनाते समय चुनी जा सकती है। एक संबंध-मान में 500 तक जुड़ सकते हैं
• रोलअप: इस क्रम में चुनें: "1. संबंध वाला कॉलम", "2. जिसे गिनना है वह मद", "3. गणना"। चुनी जा सकने वाली गणना इस पर निर्भर करती है कि संबंध किससे जुड़ा है। उदाहरण: पंक्तियों के लिए गिनती, जोड़ और औसत; गोल के लिए पूरे हुए की गिनती; ग्राहकों के लिए वर्तमान चरण के अनुसार गिनती। केवल वही गिने जाते हैं जिन्हें देखने की आपके पास अनुमति है, और हटाए गए नहीं गिने जाते
• कॉलम बदलना या हटाना: "स्तंभों के नाम" में से कॉलम चुनकर उसका नाम, प्रारूप और गणना की सेटिंग बदली जा सकती है। कॉलम हटाने पर भी मान बने रहते हैं, और 30 दिन के भीतर "हटाए गए कॉलम" में "कॉलम बहाल करें" से वापस लाया जा सकता है। कुंजी वाला कॉलम, और जिन कॉलम का हवाला सूत्र या रोलअप देते हैं, वे हटाए नहीं जा सकते
• कुंजी बदलना: तालिका के शीर्षक में "कुंजी: ◯◯" दबाएँ और "कुंजी बदलें" चुनें। कुंजी 1 से 3 कॉलम की हो सकती है, जो पाठ, संख्या, तारीख़, URL या एकल चयन के हों। दोहराव या खाली मान होने पर बदलाव नहीं हो सकता

फ़िल्टर करना, क्रमबद्ध करना और जोड़ना

तालिका के ऊपर "फ़िल्टर", "क्रमबद्ध करें", "समूह बनाएँ", "कॉलम" और "सारांश पंक्ति" दिखते हैं।

• फ़िल्टर: 5 शर्तों तक तय की जा सकती हैं, और सभी पर खरी उतरने वाली पंक्तियाँ दिखती हैं
• क्रमबद्ध करें: पंक्तियाँ मान वाले एक कॉलम के अनुसार क्रमबद्ध होती हैं। खाली मान सबसे अंत में दिखते हैं। कुछ न चुनने पर पंक्तियाँ "कुंजी का क्रम" में रहती हैं
• समूह बनाना: पंक्तियाँ एक कॉलम के अनुसार समूह में बँटती हैं
• कॉलम: कॉलम के शीर्षक को खींचकर क्रम बदला जा सकता है। कॉलम दिखाना और स्थिर रखना भी चुना जा सकता है
• सारांश पंक्ति: हर कॉलम के लिए जोड़, औसत, न्यूनतम, अधिकतम, गिनती या खाली न होने वाली पंक्तियों की संख्या चुनी जा सकती है। फ़िल्टर पर खरी उतरने वाली सभी पंक्तियाँ गिनी जाती हैं। सूत्र और रोलअप वाले कॉलम का सारांश नहीं बनता

फ़िल्टर और समूह बनाना केवल आपकी अपनी स्क्रीन पर असर डालते हैं। दूसरों को जो दिखता है, वह नहीं बदलता। कॉलम का क्रम, चौड़ाई, दिखना, स्थिर रखना, क्रमबद्ध करना और सारांश पंक्ति को "मान संपादित करें" या उससे ऊपर की अनुमति वाला बदले, तो वह तालिका के दृश्य के रूप में सहेजा जाता है और सब पर लागू होता है। "सदस्य" अनुमति वाले का बदला हुआ दृश्य "केवल आपकी स्क्रीन पर (सहेजा नहीं जाएगा)" बन जाता है।

सूची में खोजना और व्यवस्थित करना

सूची में नाम, पंक्तियों की संख्या, कॉलम की संख्या, हाल का अपडेट (किसने और कब अपडेट किया; AI ने लिखा हो तो "◯◯ का AI") और आपकी अनुमति दिखती है।

• खोजना: "डेटाबेस खोजें" से नाम खोजा जा सकता है। "फ़िल्टर" में स्वामी और टैग से छाँट सकते हैं, और "आर्काइव किए गए भी शामिल करें" पर टिक करने से आर्काइव किए हुए भी दिखते हैं। क्रम "हाल में अपडेट हुई पहले", "नाम के अनुसार" और "सबसे नई बनाई गई पहले" में से चुना जा सकता है
• व्यवस्थित करना: पंक्ति के "…" से "डेटाबेस की अनुमतियाँ", "टैग जोड़ें या हटाएँ", "Place or move to a folder" और "आर्काइव करें" चुने जा सकते हैं। टैग और फ़ोल्डर "मान संपादित करें" या उससे ऊपर की अनुमति वाले उपयोग कर सकते हैं, और आर्काइव "संरचना संपादित करें" या उससे ऊपर वाले
• फ़ोल्डर और आर्काइव: फ़ोल्डर हटाने पर उसके डेटाबेस ऊपर के फ़ोल्डर में चले जाते हैं। ऊपर कोई फ़ोल्डर न हो तो वे बिना फ़ोल्डर के हो जाते हैं। जो डेटाबेस अभी इस्तेमाल में नहीं हैं, उन्हें आर्काइव में रखें। फिर इस्तेमाल करना हो तो पंक्ति के "संग्रह से वापस लाएँ" से वापस लाएँ

गोल से जोड़ना

गोल के विवरण के "डेटाबेस" हिस्से में "डेटाबेस जोड़ें" दबाएँ, जोड़ने वाली तालिका चुनें और "लिंक करें" दबाएँ। इसे वही कर सकते हैं जो गोल को संपादित कर सकते हैं। यह हिस्सा संसाधन वाले हिस्से के ऊपर आता है।

• इस हिस्से में तालिका का नाम, पंक्तियों की संख्या और हाल का अपडेट दिखता है। सबसे नई जोड़ी हुई 5 तक दिखती हैं, और बाकी की केवल संख्या "N और" के रूप में दिखती है। "खोलें" से तालिका खुलती है
• हटाने के लिए पंक्ति के "…" → "लिंक हटाएँ" दबाएँ। लिंक हटाने पर तालिका नहीं मिटती
• विवरण में रखना: गोल के विवरण के मुख्य भाग में "विजेट जोड़ें" → "डेटाबेस" में तालिका चुनकर "विवरण में जोड़ें" दबाएँ। विवरण में तालिका की पहली 20 पंक्तियाँ दिखती हैं। "डेटाबेस में खोलें" से तालिका खुलती है
• गोल से जोड़ने पर डेटाबेस देखने की अनुमति नहीं बदलती। जिनके पास देखने की अनुमति नहीं है, उन्हें विवरण में तालिका की जगह "देखने की अनुमति नहीं है" दिखता है

दिखाई देने का दायरा और अनुमतियाँ

तालिका के ऊपर दाईं ओर "…" → "डेटाबेस की अनुमतियाँ" खोलने पर दिखाई देने का दायरा और हर सदस्य की अनुमति तय की जा सकती है। चुनते ही सहेज ली जाती है।

• दिखाई देने का दायरा: "संगठन को दिखाई दे" (बनाते समय की डिफ़ॉल्ट) या "केवल चुने हुए सदस्य" में से चुनें। संगठन को दिखाई देने पर संगठन के सदस्यों की डिफ़ॉल्ट अनुमति "मान संपादित करें" हो जाती है
• हर सदस्य की अनुमति: "सदस्य", "मान संपादित करें" और "संरचना संपादित करें" में से चुनें। किसी के लिए अलग से तय की गई अनुमति संगठन की डिफ़ॉल्ट से ऊपर मानी जाती है। "व्यक्तिगत अनुमति हटाएँ" से वह डिफ़ॉल्ट पर लौट आता है
• अतिथि और बाहरी सदस्य: उन पर संगठन की डिफ़ॉल्ट लागू नहीं होती, इसलिए उनकी अनुमति अलग से तय करें। अतिथि केवल देख सकते हैं
• स्वामी बदलना: अनुमतियों की स्क्रीन पर सदस्य की कार्रवाइयों में से "स्वामित्व सौंपें" चुनें

AI से कहना

• सूची के "AI के साथ बनाएँ" और तालिका के "AI से कहें" से AI को सौंपा जा सकता है। तालिका के "AI से कहें" में आप AI के साथ हर सुबह की लिखाई की प्रक्रिया तय करते हैं
• MCP से जुड़े AI से कहने पर, जिन तालिकाओं की अनुमति आपके पास है उनके लिए वह सूची और पंक्तियाँ पढ़ सकता है, तालिका बना सकता है, कॉलम बदल सकता है, पंक्तियाँ लिख और हटा सकता है, हटाना और बहाल करना कर सकता है, गोल से जोड़ सकता है, और दिखाई देने का दायरा, अनुमतियाँ, स्वामी, टैग और फ़ोल्डर बदल सकता है (→ MCP एकीकरण गाइड)
• MCP से जुड़ा AI जुड़े हुए गोल पर काम करते समय उस तालिका का नाम, पंक्तियों की संख्या, कुंजी, कॉलम और पहली 5 पंक्तियाँ पढ़ता है। ऊपर के गोल से जुड़ी तालिकाओं का केवल नाम और पंक्तियों की संख्या पढ़ता है
• जब AI हर सुबह इस तालिका में लिखता है, तो उसी कुंजी वाली पंक्तियों के मान AI के मानों से बदल जाते हैं। "सदस्य" अनुमति वाला कहे, तब भी AI तालिका में नहीं लिख सकता

विस्तृत सेटिंग

सूत्र में क्या इस्तेमाल हो सकता है

• लिखने का तरीका: पाठ को "..." में रखें। सूत्र 2,000 अक्षर तक का हो सकता है। dateAdd और dateDiff की इकाइयाँ "days" "months" "years" हैं, और formatDate के प्रारूप YYYY MM DD HH mm हैं
• गणना: + - * /, round (दशमलव के स्थान 0 से 6), floor, ceil, abs, min, max
• पाठ: &, concat, length, contains, replace, toText, format, toNumber
• शर्तें: if(शर्त, मान1, मान2), coalesce, empty, and, or, not, = != < <= > >=
• तारीख़: today() (आज की तारीख़; सुबह 4 बजे तक पिछला दिन), now(), dateAdd, dateDiff, year, month, day, formatDate

सीमाएँ और हटाई गई चीज़ें कितने समय रहती हैं

• पंक्तियाँ, कॉलम और डेटाबेस हटाने के बाद 30 दिन तक वापस लाए जा सकते हैं। 30 दिन के बाद वापस नहीं आते। डेटाबेस हटाने के लिए तालिका के "…" → "डेटाबेस हटाएँ" दबाएँ। यह केवल स्वामी कर सकता है। हटाए गए डेटाबेस को वापस लाने के लिए स्वामी या संगठन का एडमिन AI से कहता है
• एक संगठन में 300 डेटाबेस तक बन सकते हैं (आर्काइव किए हुए सहित)। नाम 1 से 64 अक्षर का होता है। एक तालिका में 100 कॉलम तक बन सकते हैं, और हटाए गए कॉलम मिलाकर 200 तक
• एक तालिका में 50,000 पंक्तियाँ तक आ सकती हैं, जिनमें 30 दिन के भीतर हटाई गई पंक्तियाँ भी गिनी जाती हैं। कुंजी का मान 256 अक्षर तक, एक कॉलम में विकल्प 100 तक, और एक डेटाबेस में टैग 50 तक हो सकते हैं

यह लेख 21 अक्टूबर 2026 की स्क्रीन के आधार पर लिखा गया है।