मीटिंग और स्वचालित कार्यवृत्त

यह क्या करता है

Addness मीटिंग में कॉल रिकॉर्ड और ट्रांसक्राइब होती है, और AI मिनट्स बनाकर उन्हें ड्राइव या लक्ष्य के संसाधनों में सहेजता है। ऑनलाइन मीटिंग, आमने-सामने मीटिंग, और Google Meet या Zoom मीटिंग को मिनट्स में बदला जा सकता है।

Google Calendar जोड़कर अपने आप शामिल होने और वीडियो सहेजने की सेटिंग अलग-अलग रखें और हर इवेंट के लिए बदलें (→ Google Calendar के हर इवेंट के लिए रिकॉर्डिंग बुक करना)।

① किसी लक्ष्य से जुड़ी मीटिंग

लक्ष्य पंक्ति के "…" मेनू → "मीटिंग", या लक्ष्य की चैट में हेडफ़ोन आइकन से शुरू करें। "मीटिंग" के बगल में "मीटिंग की कार्रवाइयां" → "लिंक कॉपी करें" से जॉइन URL साझा भी कर सकते हैं।

शामिल होने के बाद, कंट्रोल बार में "नोट्स बनाना शुरू करें" (नोट आइकन) दबाएँ। ट्रांसक्रिप्शन की भाषा ("अपने आप (सुझाया गया)", जापानी, अंग्रेज़ी, वियतनामी) चुनें और शुरू करें, और सभी को दिखाया जाता है कि रिकॉर्डिंग जारी है।

• तैयार मिनट्स उस लक्ष्य के संसाधनों में सहेजे जाते हैं। लक्ष्य की चैट में भी "मीटिंग का कार्यवृत्त बनाया गया" दिखता है, और "मीटिंग का कार्यवृत्त देखें" से उन्हें खोला जा सकता है
• आपको एक सूचना भी मिलती है: "'◯◯' के संसाधनों में मीटिंग मिनट्स जोड़े गए।"

ध्यान दें: किसी लक्ष्य या चैट से मीटिंगों के लिए, केवल शामिल होने से मिनट्स शुरू नहीं होते। "नोट्स बनाना शुरू करें" दबाएँ।

② आमने-सामने मीटिंग — "रिकॉर्डिंग, ऑडियो और मीटिंग" से शुरू करें

किसी मीटिंग रूम में आमने-सामने मीटिंग, या मौके पर हुई चर्चा को, बिना लक्ष्य चुने मिनट्स में बदला जा सकता है।

1. स्क्रीन के ऊपरी दाएँ कोने (हेडर) में नौ बिंदुओं वाला आइकन "रिकॉर्डिंग, ऑडियो और मीटिंग" दबाएँ और "मीटिंग" चुनें
2. "नोट्स के साथ मीटिंग शुरू करें?" पर "सहमत होकर शुरू करें" दबाएँ
3. PC को ऐसी जगह रखें जहाँ वह बातचीत सुन सके। शुरू करने के साथ ही, Addness मिनट्स बॉट शामिल होता है और वास्तविक समय में ट्रांसक्राइब करता है

समाप्त होने पर, मिनट्स और ट्रांसक्रिप्ट ड्राइव में, शुरू करने वाले व्यक्ति के "हडल" फ़ोल्डर में सहेजे जाते हैं। शुरू करने वाला व्यक्ति मालिक बनता है, और सहमत होकर शामिल हुए सदस्य दर्शक बनते हैं।

ध्यान दें: स्मार्टफ़ोन के ब्राउज़र से मीटिंग शुरू नहीं की जा सकती। Addness ऐप या PC के ब्राउज़र से शुरू करें।

③ Google Meet / Zoom मीटिंग — बैठक के नोट्स पेज से मिनट्स का अनुरोध करें

Google Meet या Zoom में आयोजित मीटिंगें, जैसे कंपनी के बाहर के लोगों के साथ, को भी मिनट्स में बदला जा सकता है।

1. बैठक के नोट्स पेज (https://www.addness.com/meeting-notes) खोलें और "बैठक के नोट्स का अनुरोध करें" दबाएँ।
2. बैठक URL पेस्ट करें। अगर इसे किसी लक्ष्य के मिनट्स बनाना है, तो "किसी लक्ष्य से जोड़ें" से लक्ष्य चुनें। न चुनने पर, यह आपकी अपनी ड्राइव के "Meeting Bot" फ़ोल्डर में सहेजा जाता है। बैठक के नोट्स का शीर्षक डालें (120 अक्षरों तक)
3. "बैठक का वीडियो भी सहेजें" चुनें (डिफ़ॉल्ट रूप से चालू; बंद होने पर, वीडियो नहीं सहेजा जाता और केवल ऑडियो से ट्रांसक्रिप्शन और मिनट्स सहेजना होता है)। भेजने के लिए "बैठक के नोट्स का अनुरोध करें" दबाएँ
4. मीटिंग नोट्स बॉट मीटिंग में आता है, इसलिए मीटिंग की ओर से इसे शामिल होने की अनुमति दें (शामिल होने के बाद बॉट मीटिंग चैट में एक संदेश भेजता है)
5. जब मीटिंग समाप्त होती है, तो AI-निर्मित ट्रांसक्रिप्ट मिनट्स आपके निर्दिष्ट सहेजने के स्थान में पहुँचते हैं। अगर आप वीडियो भी सहेजते हैं, तो रिकॉर्डिंग भी उसी जगह पहुँचती है। ट्रांसक्रिप्शन समाप्त होने पर आपको एक सूचना मिलती है। प्रगति, भेजने के बाद दिखने वाले "प्रगति देखें" से बैठक के नोट्स पेज पर देख सकते हैं

समर्थित Google Meet (https://meet.google.com/) और Zoom (https://zoom.us/j/; पासवर्ड सहित URL पेस्ट करें) हैं।

Meet स्क्रीन से अनुरोध करना (Chrome एक्सटेंशन)

Google Meet के लिए, Chrome एक्सटेंशन "Addness Meet Recorder" इंस्टॉल करें, और आप Meet स्क्रीन से बस एक बटन दबाकर अनुरोध कर सकते हैं। अनुरोध वाली स्क्रीन में मीटिंग URL के नीचे के "Chrome में जोड़ें" से भी इसे इंस्टॉल कर सकते हैं।

1. Meet स्क्रीन के नीचे, माइक, कैमरा, बाहर निकलने जैसे बटनों वाली पंक्ति में नीला "Addness से रिकॉर्ड करें" दबाएँ
2. खुलने वाले पैनल में "● Addness से रिकॉर्ड करें" दबाएँ

मीटिंग नोट्स बॉट मीटिंग में शामिल हो जाता है। सहेजने का स्थान पैनल में चुने गए संगठन में आपकी अपनी ड्राइव का "Meeting Bot" फ़ोल्डर होता है (लक्ष्य नहीं चुना जा सकता)।

Google Calendar के हर इवेंट के लिए रिकॉर्डिंग बुक करना

मेरी सेटिंग › इंटीग्रेशन के "मीटिंग bot कैलेंडर" में "Google Calendar जोड़ें" दबाएँ।

पहली बार जोड़ने पर इवेंट में अपने आप शामिल हों चालू रहता है और वीडियो सहेजना बंद रहता है। मौजूदा कनेक्शन और दोबारा जोड़ने पर सहेजी गई सेटिंग बनी रहती हैं।

• इवेंट में अपने आप शामिल हों मीटिंग URL वाले नए इवेंट में शामिल होने की बुकिंग अपने आप करता है। बैठक के नोट्स में इवेंट देखें खोलकर आगामी इवेंट में हर इवेंट की भागीदारी बदल सकते हैं
• वीडियो सहेजने की डिफ़ॉल्ट सेटिंग के अलावा, हर इवेंट के लिए डिफ़ॉल्ट सेटिंग अपनाएँ, वीडियो सहेजें या वीडियो न सहेजें चुन सकते हैं। वीडियो बंद होने पर भी bot जिन मीटिंग में शामिल होता है, उनका ऑडियो और ट्रांसक्रिप्शन संसाधित होता है और बैठक के नोट्स Drive में सहेजे जाते हैं
• पेज पर सहेजी गई पसंद और शामिल होने की बुकिंग पर लागू स्थिति अलग दिखाई जाती हैं। सेटिंग लागू न हुई हो या बुकिंग की सेटिंग अज्ञात हो, तो दिखने पर वीडियो सेटिंग फिर आज़माएँ का इस्तेमाल करें। वीडियो चालू होने वाली बुकिंग का मतलब यह नहीं कि वीडियो फ़ाइल सहेजना पूरा हो गया है
• बुक किए गए इवेंट की वीडियो सेटिंग, आखिरी स्वीकार की गई बुकिंग के शुरू होने और इवेंट के सबसे नए शुरू होने के समय में से जो पहले हो, उससे 10 मिनट पहले तक बदल सकते हैं। bot के शामिल होना शुरू करने के बाद वीडियो सेटिंग नहीं बदल सकते
• नई अपने आप होने वाली बुकिंग के लिए मासिक सीमा और AI बैलेंस, दोनों की जाँच चालू होनी चाहिए। अपने आप बुकिंग उपलब्ध न हो, तो स्क्रीन के निर्देशों के अनुसार हर इवेंट में शामिल होने की सेटिंग जाँचें (→ अक्सर पूछे जाने वाले सवाल)
• रोकने के लिए डिसकनेक्ट करें दबाएँ। शामिल होने की तय बुकिंग रद्द हो जाती हैं

मीटिंग नोट्स बॉट का नाम और छवि (एडमिन)

Google Meet या Zoom के प्रतिभागियों को मीटिंग नोट्स बॉट संगठन द्वारा तय किए गए नाम और छवि के साथ दिखता है। संगठन के एडमिन इसे संगठन की सेटिंग › मीटिंग नोट्स बॉट में बदल सकते हैं (→ संगठन की सेटिंग)। "मीटिंग में कैसा दिखेगा" में देख सकते हैं कि प्रतिभागियों को यह कैसा दिखता है। डिफ़ॉल्ट नाम और संदेश, अनुरोध करने वाले व्यक्ति की सहेजी गई प्रदर्शन भाषा के अनुसार बदलते हैं (सेट न होने पर जापानी)। जापानी के अलावा दूसरी भाषाओं में, ट्रांसक्रिप्ट और रिकॉर्डिंग की फ़ाइलों के नाम में क्रमशः _transcript_ और _recording_ होता है, और ट्रांसक्रिप्शन की भाषा अपने आप पहचानी जाती है।

• बॉट का नाम — डिफ़ॉल्ट नाम जापानी में <Name>の議事録bot होता है (नाम न मिलने पर Addness議事録bot), और दूसरी भाषाओं में <Name>'s Addness Notetaker (नाम न मिलने पर Addness Notetaker)। <Name> अनुरोध करने वाले व्यक्ति का नाम है। "कस्टम नाम" चुनने पर संगठन के सभी अनुरोधों में वही नाम इस्तेमाल होता है (60 अक्षरों तक)
• बॉट की छवि — "छवि बदलें" से इसे JPEG या PNG (5MB और 1024px तक) में बदल सकते हैं। "डिफ़ॉल्ट छवि पर लौटें" से पहले जैसी कर सकते हैं
• शामिल होने पर चैट संदेश — मीटिंग नोट्स बॉट मीटिंग में शामिल होने पर मीटिंग की चैट में एक संदेश पोस्ट करता है। डिफ़ॉल्ट संदेश में बॉट का नाम, अनुरोध करने वाले व्यक्ति का नाम, यह कि वह ट्रांसक्रिप्ट और मिनट्स बनाएगा, और Addness का URL होता है। जापानी में संदेश जापानी में होता है और अंत में https://hp.addness.com/ja होता है; दूसरी भाषाओं में संदेश अंग्रेज़ी में होता है और अंत में https://hp.addness.com होता है। "कस्टम संदेश" चुनने पर संगठन का अपना संदेश इस्तेमाल होता है। Google Meet में संदेश चैट में पिन हो जाता है

मिनट्स के रूप में क्या रखा जाता है

Addness कॉल (① और ②, और DM / समूह मीटिंग) के लिए, ये दो रखे जाते हैं। जब आप ③ में मिनट्स का अनुरोध करते हैं, तो ट्रांसक्रिप्ट मिनट्स भी रखे जाते हैं, और जब "बैठक का वीडियो भी सहेजें" चालू हो, तो रिकॉर्डिंग भी रखी जाती है।

• मिनट्स स्वयं (AI सारांश और व्यवस्थापन)
• ट्रांसक्रिप्ट (वक्ता अलगाव के साथ पूरा पाठ)

दोनों ड्राइव में सहेजे जाते हैं। ड्राइव में टैग ("बैठक का कार्यवृत्त", "ट्रांसक्रिप्ट", "मीटिंग रिकॉर्डिंग") से फ़िल्टर करके इन्हें ढूँढ सकते हैं। बैठक के नोट्स पेज पर आप सहेजने के फ़ोल्डर तक गए बिना मिनट्स को सूची में दोबारा पढ़ सकते हैं। MCP से जुड़ा AI (Claude Code, Codex आदि) भी वे मिनट्स पढ़ सकता है जिन्हें देखने की उसे अनुमति है।

• मूल ऑडियो (रिकॉर्डिंग फ़ाइल): Addness मीटिंग (① और ②, और DM व समूह मीटिंग) में, रिकॉर्ड किया गया ऑडियो ट्रांसक्रिप्शन में इस्तेमाल होने के बाद हटा दिया जाता है। कोई ऑडियो फ़ाइल नहीं रहती। Google Meet / Zoom के मीटिंग नोट्स बॉट में, रिकॉर्डिंग तभी रहती है जब "बैठक का वीडियो भी सहेजें" चालू हो
• कौन देख सकता है: ① को वे लोग जो उस लक्ष्य को देख सकते हैं; ② को शुरू करने वाला व्यक्ति और सहमत होकर शामिल हुए सदस्य; ③ को अनुरोध करने वाला व्यक्ति (लक्ष्य से जोड़ने पर, वे लोग जो उस लक्ष्य को देख सकते हैं)। ड्राइव के "Share" से आप इन्हें दूसरों को भी दिखा सकते हैं। संगठन के एडमिन असाइनमेंट से अलग, इन्हें देख सकते हैं (→ सुरक्षा और डेटा का प्रबंधन)
• हटाना: ड्राइव में मिनट्स की पंक्ति का "…" → "Move to trash" दबाएँ। इन्हें वही हटा सकते हैं जो उन मिनट्स को संपादित कर सकते हैं। ट्रैश से स्थायी रूप से हटाने के बाद इन्हें वापस नहीं लाया जा सकता (→ ड्राइव: "ट्रैश से स्थायी रूप से हटाना")

सामान्य नोट्स

• रिकॉर्डिंग और ट्रांसक्रिप्शन के लिए प्रतिभागियों की सहमति आवश्यक है। रिकॉर्डिंग के दौरान, सभी को एक सूचना दिखाई जाती है, और देर से आने वालों को भी एक सहमति संकेत मिलता है (मना करने का मतलब बाहर निकलना है)
• मिनट्स बनाना AI टोकन खर्च करता है। अगर आपकी शेष राशि कम है, तो आप शुरू नहीं कर सकते
• मीटिंग प्रतिभागियों की अधिकतम संख्या 50 है
• मीटिंग नोट्स बॉट Starter प्लान में उपलब्ध नहीं है (→ प्लान और बिलिंग)