Mga Meeting at Awtomatikong Minutes

Ang magagawa nito

Sa mga meeting sa Addness, nire-record at tina-transcribe ang tawag, at gumagawa ang AI ng minutes na sine-save sa Drive o sa mga resource ng goal. Maaaring gawing minutes ang mga online meeting, harapang meeting, at meeting sa Google Meet o Zoom.

I-connect ang Google Calendar para magkahiwalay na itakda ang awtomatikong pagdalo at pag-save ng video, pati para sa bawat event (→ Mag-iskedyul ng recording para sa bawat event sa Google Calendar).

① Mga meeting na nakaugnay sa isang goal

Magsimula mula sa "…" menu → "Pulong" ng hilera ng goal, o sa headphone icon sa chat ng goal. Maaari mo ring ibahagi ang URL ng pagsali mula sa "Mga aksyon sa meeting" sa tabi ng "Meeting" → "Kopyahin ang link".

Pagkapasok, pindutin ang "Simulang gumawa ng mga note" (ang note icon) sa control bar. Kapag pumili ka ng wika ng transcription ("Awtomatiko (inirerekomenda)", Japanese, English, Vietnamese) at nagsimula, ipapakita sa lahat ng kalahok na nagre-record.

• Ang natapos na minutes ay nase-save sa mga resource ng goal na iyon. Lalabas din sa chat ng goal ang "Nagawa ang meeting minutes", at mabubuksan mo ito mula sa "Tingnan ang meeting minutes"
• Makakatanggap ka rin ng notification: "Idinagdag ang katitikan ng pulong sa mga resource para sa “◯◯”"

Tandaan: Sa mga meeting mula sa goal o chat, hindi nagsisimula ang minutes sa pagpasok lang. Pindutin ang "Simulang gumawa ng mga note".

② Harapang meeting — simulan mula sa "Pag-record, audio at meeting"

Ang harapang meeting sa meeting room, o ang biglaang pag-uusap, ay maaaring gawing minutes nang hindi pumipili ng goal.

1. Pindutin ang nine-dot icon na "Pag-record, audio at meeting" sa kanang itaas ng screen (header) at piliin ang "Meeting"
2. Sa "Magsimula ng meeting na may mga note?", pindutin ang "Sumang-ayon at magsimula"
3. Ilagay ang PC sa lugar na naririnig ang usapan. Kasabay ng pagsisimula, sumasali ang Addness minutes bot at nagta-transcribe nang real time

Pagkatapos, nase-save ang minutes at transcript sa "Huddle" folder ng nagsimula, sa Drive. Ang nagsimula ang magiging may-ari, at ang mga miyembrong sumang-ayon at sumali ang magiging viewer.

Paalala: Hindi makakapagsimula ng meeting mula sa browser ng smartphone. Magsimula mula sa Addness app o sa browser ng PC.

③ Meeting sa Google Meet / Zoom — humiling ng minutes mula sa page ng mga tala ng pulong

Ang mga meeting sa Google Meet o Zoom, gaya ng meeting sa mga taga-labas ng kumpanya, ay maaari ring gawing minutes.

1. Buksan ang page ng mga tala ng pulong (https://www.addness.com/meeting-notes) at pindutin ang "Humiling ng mga tala ng pulong".
2. I-paste ang URL ng pulong. Kung gusto mong maging minutes ito ng isang goal, pumili ng goal gamit ang "I-link sa isang goal". Kung hindi ka pipili, mase-save ito sa "Meeting Bot" folder ng sarili mong Drive. Ilagay ang Pamagat ng mga tala ng pulong (hanggang 120 character)
3. Piliin ang "I-save din ang video ng pulong" (naka-on bilang default; kapag naka-off, hindi ise-save ang video, at ang transcription mula sa audio at ang pag-save ng minutes lang ang gagawin). Pindutin ang "Humiling ng mga tala ng pulong" para ipadala
4. Darating sa meeting ang bot ng meeting notes, kaya payagan itong sumali sa panig ng meeting (pagkasali, magpo-post ang bot ng mensahe sa chat ng meeting)
5. Pagkatapos ng meeting, papasok sa itinakdang lugar ng pag-save ang transcript minutes na ginawa ng AI. Kung sine-save din ang video, papasok din ang recording sa parehong lugar. Makakatanggap ka ng notification kapag tapos na ang transcription. Masusuri mo ang progreso sa page ng mga tala ng pulong mula sa "Tingnan ang progreso" pagkatapos magpadala

Ang sinusuportahan ay ang Google Meet (https://meet.google.com/) at Zoom (https://zoom.us/j/; i-paste ang URL na may password).

Paghiling mula sa screen ng Meet (Chrome extension)

Para sa Google Meet, kapag in-install mo ang Chrome extension na "Addness Meet Recorder", makakahiling ka sa isang pindot mula sa screen ng Meet. Mai-install mo rin ito mula sa "Idagdag sa Chrome" sa ilalim ng URL ng pulong sa screen ng paghiling.

1. Pindutin ang asul na "Mag-record gamit ang Addness" sa hanay ng mga button sa ibaba ng screen ng Meet, kung saan nakahanay ang mikropono, camera, pag-alis, at iba pa
2. Sa panel na bubukas, pindutin ang "● Mag-record gamit ang Addness"

Sasali sa meeting ang bot ng meeting notes. Ang lugar ng pag-save ay ang "Meeting Bot" folder ng sarili mong Drive sa organisasyong pinili mo sa panel (hindi ka makakapili ng goal).

Mag-iskedyul ng recording para sa bawat event sa Google Calendar

Sa Aking Mga Setting › Mga integrasyon, pindutin ang "I-connect ang Google Calendar" sa "Calendar ng meeting bot".

Sa unang pag-connect, naka-on ang Awtomatikong dumalo sa mga event at naka-off ang pag-save ng video. Pinapanatili ng kasalukuyang koneksyon at muling pag-connect ang mga naka-save na setting.

• Awtomatikong bina-book ng Awtomatikong dumalo sa mga event ang pagdalo sa mga bagong event na may URL ng pulong. Buksan ang Tingnan ang mga event sa Mga tala ng pulong para baguhin ang Pagdalo ng bawat event sa Mga paparating na event
• Bukod sa Default na pag-save ng video, puwede mong piliin ang Sundin ang default na setting, I-save ang video, o Huwag i-save ang video para sa bawat event. Kahit naka-off ang video, pinoproseso pa rin ang audio at transcript at sine-save sa Drive ang mga tala ng pulong na dinaluhan ng bot
• Hiwalay na ipinapakita ang naka-save na kagustuhan at ang setting na nailapat sa booking ng pagdalo. Kung hindi pa nailapat ang setting o hindi alam ang setting ng booking, gamitin ang Subukan muli ang video setting kapag lumitaw ito. Ang booking na may video ay hindi nangangahulugang tapos nang ma-save ang video file
• Para sa naka-book na event, mababago ang video hanggang 10 minuto bago ang mas maaga sa oras ng simula ng huling tinanggap na booking at ng pinakabagong event. Hindi na ito mababago kapag nagsimula nang sumali ang bot
• Kailangang naka-enable ang parehong pagsusuri ng buwanang limitasyon at balanse ng AI para sa mga bagong awtomatikong booking. Kung hindi available ang awtomatikong booking, sundin ang gabay sa screen at suriin ang pagdalo ng bawat event (→ FAQ)
• Para ihinto, pindutin ang I-disconnect. Kakanselahin ang mga naka-book na pagdalo

Pangalan at larawan ng bot ng meeting notes (admin)

Sa mga kalahok sa Google Meet o Zoom, ipinapakita ang bot ng meeting notes gamit ang pangalan at larawang itinakda ng organisasyon. Mababago ito ng mga admin ng organisasyon sa Mga setting ng organisasyon › Bot ng meeting notes (→ Mga Setting ng Organisasyon). Sa "Hitsura sa meeting", masusuri mo kung paano ito nakikita ng mga kalahok. Sumusunod ang default na pangalan at mensahe sa naka-save na wika ng display ng humiling (Japanese kung hindi pa nakatakda). Sa mga wikang hindi Japanese, may _transcript_ at _recording_ ang pangalan ng file ng transcript at recording, at awtomatikong natutukoy ang wika ng transcription.

• Pangalan ng bot — Ang default na pangalan ay <Name>の議事録bot sa Japanese (Addness議事録bot kung hindi makuha ang pangalan), at <Name>'s Addness Notetaker sa ibang wika (Addness Notetaker kung hindi makuha ang pangalan). Ang <Name> ay ang pangalan ng humiling. Kapag pinili ang "Custom na pangalan", iisang pangalan ang gagamitin sa lahat ng kahilingan ng organisasyon (hanggang 60 character)
• Larawan ng bot — Mapapalitan ito ng JPEG o PNG (hanggang 5MB at 1024px) gamit ang "Palitan ang larawan". Maibabalik ito gamit ang "Ibalik sa default na larawan"
• Mensahe sa chat kapag sumali — Kapag sumali ang bot ng meeting notes sa meeting, nagpo-post ito ng mensahe sa chat ng meeting. Kasama sa default na mensahe ang pangalan ng bot, ang pangalan ng humiling, na gagawa ito ng transcript at minutes, at ang URL ng Addness. Sa Japanese, nasa Japanese ang mensahe at nagtatapos sa https://hp.addness.com/ja; sa ibang wika, nasa English ito at nagtatapos sa https://hp.addness.com. Kapag pinili ang "Custom na mensahe", ang sariling teksto ng organisasyon ang gagamitin. Sa Google Meet, naka-pin ang mensahe sa chat

Ano ang naiiwan bilang minutes

Para sa mga call sa Addness (① at ②, pati ang mga meeting sa DM / grupo), ang sumusunod na dalawa ang naiiwan. Kapag humiling ka ng minutes sa ③, naiiwan din ang transcript minutes, at kapag naka-on ang "I-save din ang video ng pulong", naiiwan din ang recording.

• Ang minutes mismo (buod at pagsasaayos ng AI)
• Ang transcript (ang buong teksto na may paghihiwalay ng nagsasalita)

Parehong nase-save ang mga ito sa Drive. Sa Drive, mahahanap mo ang mga ito sa pag-filter ayon sa tag ("Minutes ng pulong", "Transcript", "Recording ng pulong"). Sa page ng mga tala ng pulong, mababasa mong muli ang minutes sa isang listahan nang hindi hinahanap ang folder ng pag-save. Mababasa rin ng AI na nakakonekta sa MCP (Claude Code, Codex, atbp.) ang minutes na may access ito.

• Ang orihinal na audio (recording file): Sa mga meeting sa Addness (① at ②, at mga meeting sa DM at grupo), binubura ang na-record na audio pagkatapos itong gamitin sa transcription. Walang natitirang audio file. Sa bot ng meeting notes para sa Google Meet / Zoom, natitira lang ang recording kapag naka-on ang "I-save din ang video ng pulong"
• Sino ang makakakita: Sa ①, ang mga nakakakita sa goal na iyon; sa ②, ang nagsimula at ang mga miyembrong sumang-ayon at sumali; sa ③, ang humiling (kapag naka-link sa goal, ang mga nakakakita sa goal na iyon). Maipapakita mo rin ito sa iba gamit ang "Share" sa Drive. Nakikita ito ng mga admin ng organisasyon kahit hindi sila naka-assign (→ Seguridad at Paghawak ng Data)
• Pagbura: Sa Drive, pindutin ang "…" sa hilera ng minutes → "Move to trash". Ang makakabura ay ang mga makakapag-edit ng minutes na iyon. Kapag permanenteng binura mula sa trash, hindi na ito maibabalik (→ Drive: "Permanenteng pagbura mula sa trash")

Mga karaniwang paalala

• Kailangan ng pahintulot ng mga kalahok ang recording at transcription. Habang nagre-record, ipinapakita ito sa lahat, at ang mga sumali sa gitna ay makakakita rin ng pagkumpirma ng pahintulot (kapag tumanggi, aalis sila sa meeting)
• Gumagamit ng AI token ang paggawa ng minutes. Kapag kulang ang balanse, hindi makakapagsimula
• Ang maximum na bilang ng kalahok sa isang meeting ay 50
• Hindi magagamit ang bot ng meeting notes sa Starter plan (→ Mga plan at pagsingil)