Permissões e gerenciamento de membros

As permissões vêm em "2 camadas"

As permissões do Addness têm duas camadas: papéis de organização e papéis de objetivo.

Papéis de organização: Administrador / Membro / Convidado

Esta é a distinção de se você pode gerenciar as configurações da organização, a cobrança e as integrações externas e de se você pode operar objetivos.

• A troca de papel é feita em "Função" na tabela em Configurações da organização › Membros (só administradores). Na tela, os administradores podem aparecer como pessoas com "Permissões de gerenciamento das configurações"
• Ao menos um administrador (uma pessoa com permissões de gerenciamento das configurações) é necessário, e você não pode remover sua própria permissão
• Tornar um convidado "Membro" adiciona um assento, e o valor muda conforme o seu contrato. Administradores, o proprietário da organização, membros externos e a IA não podem virar convidados

Solicitações de convidados: quando um convidado tenta operar um objetivo, abre-se "Solicitar acesso como membro?", e ele pode pedir a um administrador por "Solicitar acesso como membro" (até 3 vezes nas últimas 24 horas). O administrador escolhe "Tornar membro" ou "Recusar" em "Solicitação de participação como membro", em Configurações da organização › Membros.

Membros externos: pessoas que participam mantendo o vínculo com outra organização. Quando você convida com "Conectar-se a uma organização externa" ativado no link de convite, a pessoa pressiona "Entrar como membro externo", escolhe a organização de origem e entra. Eles não contam como assentos, e o uso de IA, reuniões e gravação é descontado do saldo da organização de origem. Eles veem objetivos, chat, Drive e Clientes com o mesmo alcance de um membro regular. Os administradores podem torná-los membros regulares por "Tornar membro regular", na tabela (o vínculo com a organização de origem é removido e um assento é adicionado).

Papéis de objetivo: responsável / editor / membro

A distinção da atribuição por objetivo. Sem relação com os papéis de organização, atribuída por objetivo.

Há um só lugar para definir isso. Use a caixa de diálogo de gestão de atribuição aberta pelo menu "…" da linha do objetivo → "Responsável e membros."

• Alterar o responsável é uma passagem por "Alterar" no campo de responsável desta caixa de diálogo (não pode ser alterado pela página da lista de membros)
• Adicionar membros é feito em "Atribuir," buscando em toda a organização e escolhendo. Pessoas que não estão na organização podem ser convidadas ali mesmo com um link de convite ao objetivo (só administradores podem criar links de convite)
• Alterar um papel ou remover uma atribuição é feito no selo de papel de cada membro

Quem pode ver o quê

A visibilidade também é decidida por essa atribuição.

1. Você pode ver um objetivo se estiver atribuído ao próprio objetivo ou a qualquer objetivo acima dele. Como as permissões de um objetivo superior são herdadas por tudo abaixo dele, entrar em um objetivo superior como membro permite que você veja toda a sua sub-árvore
2. Um objetivo ao qual você não está atribuído em lugar nenhum não é visível nem para membros da mesma organização. Ele não aparece na árvore nem na busca
3. Quando a mesma pessoa está atribuída em vários lugares, o papel mais forte (responsável > editor > membro) se aplica

As pessoas convidadas não veem nenhum objetivo até serem atribuídas a um. Se você escolher um objetivo no link de convite, elas são atribuídas a esse objetivo assim que entram. O que os administradores da organização podem ver está em Segurança e tratamento de dados.

Convidando membros

Há três pontos de entrada: "Convidar" na página da lista de membros / "Convidar" em Configurações da organização › Membros / "Convidar membros para esta meta", em um objetivo. Seja qual for a entrada, abre-se "Convidar membros", e você convida pelas abas "Link de convite" e "E-mail".

Criar links de convite e convidar por e-mail são ações que só administradores podem fazer. Quando alguém que não é administrador abre a janela, aparece "É necessário ter permissão de administrador para criar links de convite", e a pessoa pode pedir a um administrador por "Solicitar por DM". Pelo "Pedir à IA" da página da lista de membros, você pode pedir à IA que sugira quem assume o quê, prepare os objetivos a delegar e o link de convite e redija o texto do convite. A IA só envia depois que você aprovar (→ página da lista de Membros).

Convite por link

Na aba "Link de convite", pressione "Criar link de convite", copie o link criado e envie à pessoa. Antes de criar, você pode definir o seguinte (a meta do convite, a permissão, a validade e o máximo de usos são alterados em "Editar configurações do link de convite").

• Meta do convite e permissão (membro / editor / responsável): a pessoa é atribuída àquele objetivo ao entrar. Se você escolher responsável, quem entrar passa a ser o responsável daquele objetivo. Um link com permissão de responsável pode ser usado apenas uma vez por segurança
• "Convidar como convidado (grátis)": se ativado, a pessoa entra como convidado (a permissão fica como membro)
• Validade (1 / 3 / 7 / 14 dias) e máximo de usos (ilimitado é possível)
• "Conectar-se a uma organização externa": se ativado, a pessoa entra como membro externo, mantendo o vínculo com outra organização. Não pode ser ativado junto com "Convidar como convidado (grátis)"
• "Se você recebe apoio de implementação de uma agência": informe o e-mail da agência que dá o apoio de implementação. Não pode ser usado ao convidar como convidado ou membro externo

Convite por e-mail

Na aba "E-mail", insira os endereços e pressione "Enviar convite". Até 20 por vez (apenas 1 ao convidar com permissão de responsável).

Gerenciando após convidar

• Quem foi convidado por e-mail aparece na tabela de Configurações da organização › Membros com o selo "Convidado" e a validade exibida. Reenviar e cancelar também ficam aqui
• Os links de convite emitidos podem ter a contagem de uso, a validade e o estado ativo conferidos em "Links de convite" em Configurações da organização › Membros, e ser desativados

Removendo um membro da organização

• Local: "Remover" na linha alvo na tabela de Configurações da organização › Membros (só administradores; você não pode remover a si mesmo nem o proprietário da organização)
• Há uma confirmação em duas etapas, e não pode ser desfeito. Quando executado:
  • As atribuições daquele membro são todas removidas
  • Os objetivos que ele possuía são automaticamente passados ao responsável do objetivo pai (incluindo os concluídos)
  • No caso de um membro externo, o vínculo com a organização de origem também é removido (como ele não contava como assento, o número de assentos não muda)

Saindo você mesmo da organização (retirada)

Você pode se retirar em "Zona de perigo" em Minhas configurações › Conta. Todas as suas atribuições são removidas e você perde o acesso aos dados da organização (confirmação em duas etapas; você é automaticamente desconectado após a retirada).

Visibilidade e compartilhamento de objetivos

• Os objetivos são privados para fora da organização. Para compartilhar com pessoas de fora da organização, o responsável pelo objetivo cria um link de compartilhamento em "Trabalhar neste objetivo com alguém de fora da organização", no menu "…" (na página do objetivo, em "…" → "Mais ações"). Sem convidar ninguém para a organização, você compartilha só aquele objetivo e o que está abaixo dele com pessoas de fora da empresa
• O que quem tem o link pode fazer é escolhido entre "Somente visualização" e "Visualização e comentários". Comentar exige login, e o objetivo não pode ser editado. O compartilhamento pode ser interrompido a qualquer momento por "Interromper compartilhamento" (→ página de detalhes do objetivo)
• O perfil de diagnóstico vem por padrão visível para membros da mesma organização. Diagnósticos que você não quer mostrar podem ser ocultados individualmente em "Visibilidade do perfil de diagnóstico" em Minhas configurações › Visibilidade