Reuniões e atas automáticas

O que ela faz

Nas reuniões do Addness, a chamada é gravada e transcrita, e a IA cria as atas e as salva no Drive ou nos recursos de um objetivo. Reuniões online, reuniões presenciais e reuniões no Google Meet ou Zoom podem ser transformadas em atas.

Conecte o Google Calendar para configurar a participação automática e o salvamento de vídeo separadamente, inclusive por evento (→ Agendar gravações para cada evento do Google Agenda).

① Reuniões vinculadas a um objetivo

Inicie pelo menu "…" da linha do objetivo → "Reunião", ou pelo ícone de fone de ouvido no chat do objetivo. Você também pode compartilhar a URL de entrada por "Ações da reunião", ao lado de "Reunião" → "Copiar link".

Uma vez que você entrou, pressione "Iniciar criação de atas" (o ícone de nota) na barra de controle. Escolha o idioma da transcrição ("Automático (recomendado)", japonês, inglês, vietnamita) e inicie, e todos veem que a gravação está em andamento.

• As atas finalizadas são salvas nos recursos daquele objetivo. No chat do objetivo também aparece "As atas da reunião foram criadas", e você pode abri-las por "Ver atas da reunião"
• Você também recebe uma notificação: "Atas de reunião foram adicionadas aos recursos de '◯◯'"

Nota: para reuniões a partir de um objetivo ou chat, as atas não começam apenas por você entrar. Pressione "Iniciar criação de atas".

② Reuniões presenciais — iniciar em "Gravação, áudio e reuniões"

Reuniões presenciais em uma sala de reunião, ou uma discussão de improviso, podem ser transformadas em atas sem escolher um objetivo.

1. Pressione o ícone de nove pontos "Gravação, áudio e reuniões" no canto superior direito da tela (o cabeçalho) e escolha "Reunião"
2. Em "Iniciar uma reunião com atas?", pressione "Concordar e iniciar"
3. Deixe seu PC onde ele possa ouvir a conversa. Ao mesmo tempo em que inicia, o bot de atas do Addness entra e transcreve em tempo real

Quando termina, as atas e a transcrição são salvas na pasta "Reunião rápida" de quem iniciou, no Drive. Quem iniciou é o proprietário, e os membros que concordaram e participaram são leitores.

Nota: não é possível iniciar uma reunião pelo navegador do celular. Inicie pelo app do Addness ou pelo navegador de um PC.

③ Reuniões no Google Meet / Zoom — solicite atas pela página de Atas de reunião

Reuniões realizadas no Google Meet ou Zoom, como com pessoas de fora da empresa, também podem ser transformadas em atas.

1. Abra a página de Atas de reunião (https://www.addness.com/meeting-notes) e pressione "Solicitar a criação das atas".
2. Cole a URL da reunião. Para que sejam atas de um objetivo, escolha o objetivo em "Vincular a uma meta". Se não escolher, as atas são salvas na pasta "Bot de atas" do seu próprio Drive. Digite o título das atas (até 120 caracteres)
3. Escolha "Salvar também o vídeo da reunião" (ligado por padrão; se desligado, o vídeo não é salvo e apenas a transcrição a partir do áudio e o salvamento da ata acontecem). Pressione "Solicitar a criação das atas" para enviar
4. O bot de atas vem à reunião, então permita que ele entre no lado da reunião (depois de entrar, o bot publica uma mensagem no chat da reunião)
5. Quando a reunião termina, a ata transcrita feita pela IA chega ao local de salvamento que você especificou. Se você também salvar o vídeo, a gravação chega ao mesmo lugar. Você recebe uma notificação quando a transcrição termina. Você pode acompanhar o andamento na página de Atas de reunião por "Ver andamento", depois de enviar

São suportados o Google Meet (https://meet.google.com/) e o Zoom (https://zoom.us/j/; cole a URL com a senha).

Solicitar pela tela do Meet (extensão do Chrome)

No Google Meet, se você instalar a extensão do Chrome "Addness Meet Recorder", pode solicitar as atas só apertando um botão na tela do Meet. Você também pode instalá-la por "Adicionar ao Chrome", abaixo da URL da reunião na tela de solicitação.

1. Pressione o botão azul "Record with Addness", na fileira de botões de microfone, câmera, sair etc., na parte inferior da tela do Meet
2. No painel que se abre, pressione "● Record with Addness"

O bot de atas entra na reunião. O local de salvamento é a pasta "Bot de atas" do seu próprio Drive, na organização escolhida no painel (não é possível escolher um objetivo).

Agendar gravações para cada evento do Google Agenda

Em Minhas configurações › Integrações, pressione "Conectar Google Calendar" em "Calendário do bot de reuniões".

Na primeira conexão, Participar automaticamente dos eventos fica ativado e o salvamento de vídeo fica desativado. Conexões existentes e reconexões mantêm as configurações salvas.

• Participar automaticamente dos eventos agenda automaticamente a participação em novos eventos com URL de reunião. Abra Ver eventos em Atas de reunião para alterar a Participação de cada evento em Próximos eventos
• Além de Salvamento de vídeo padrão, você pode escolher Seguir configuração geral, Salvar vídeo ou Não salvar vídeo por evento. Mesmo com o vídeo desativado, o áudio e a transcrição são processados e as atas são salvas no Drive das reuniões das quais o bot participa
• A página distingue a preferência salva do estado aplicado ao agendamento de participação. Se a configuração não foi aplicada ou a configuração do agendamento é desconhecida, use Tentar configuração de vídeo novamente quando aparecer. Um agendamento com vídeo não significa que o arquivo de vídeo já terminou de ser salvo
• Para eventos agendados, o vídeo pode ser alterado até 10 minutos antes do horário mais cedo entre o início do último agendamento aceito e o início atual do evento. Não é possível alterar o vídeo depois que o bot começou a entrar na reunião
• Novos agendamentos automáticos exigem que as verificações do limite mensal e do saldo de IA estejam ativadas. Se o agendamento automático estiver indisponível, siga as orientações na tela e confira a participação de cada evento (→ Perguntas frequentes)
• Para parar, pressione Desconectar. Os agendamentos de participação são cancelados

Nome e imagem do bot de atas (administradores)

Os participantes do Google Meet e do Zoom veem o bot de atas com o nome e a imagem definidos pela organização. Os administradores da organização podem alterá-los em Configurações da organização › Bot de atas (→ Configurações da organização). Em "Como aparece na reunião", você confere como os participantes o veem. O nome e a mensagem padrão mudam conforme o idioma de exibição salvo de quem faz a solicitação (japonês, se não estiver definido). Em idiomas que não sejam o japonês, os nomes dos arquivos de transcrição e gravação contêm _transcript_ e _recording_, respectivamente, e o idioma da transcrição é detectado automaticamente.

• Nome do bot — O nome padrão é <Name>の議事録bot em japonês (Addness議事録bot se o nome não for conhecido) e <Name>'s Addness Notetaker nos outros idiomas (Addness Notetaker se o nome não for conhecido); <Name> é o nome de quem faz a solicitação. Escolha "Nome personalizado" para usar o mesmo nome em todas as solicitações da organização (até 60 caracteres)
• Imagem do bot — com "Alterar imagem", troque por um JPEG ou PNG (até 5 MB e 1024 px). Volte ao original com "Voltar à imagem padrão"
• Mensagem no chat ao entrar — Ao entrar na reunião, o bot de atas publica uma mensagem no chat da reunião. A mensagem padrão traz o nome do bot, o nome de quem fez a solicitação, o aviso de que ele vai criar a transcrição e as atas, e a URL do Addness. Em japonês, a mensagem é em japonês e termina com https://hp.addness.com/ja; nos outros idiomas, é em inglês e termina com https://hp.addness.com. Escolha "Mensagem personalizada" para usar o texto definido pela sua organização. No Google Meet, a mensagem fica fixada no chat

O que é mantido como atas

Para chamadas do Addness (① e ②, além das reuniões de DM / grupo), estes dois são mantidos. Quando você solicita atas em ③, a ata transcrita também é mantida, e quando "Salvar também o vídeo da reunião" está ligado, a gravação é mantida também.

• As próprias atas (resumo e organização por IA)
• A transcrição (o texto completo com separação de falantes)

Ambos são salvos no Drive. No Drive, você os encontra filtrando pelas tags ("Ata de reunião", "Transcrição", "Gravação de reunião"). Na página de Atas de reunião, você relê as atas em lista, sem precisar percorrer as pastas de destino. A IA conectada por MCP (Claude Code, Codex etc.) também consegue ler as atas que você pode ver.

• Áudio original (arquivo de gravação): nas reuniões do Addness (① e ②, além das reuniões de DM / grupo), o áudio gravado é apagado depois de usado na transcrição. Nenhum arquivo de áudio fica guardado. Com o bot de atas do Google Meet / Zoom, a gravação só fica guardada quando "Salvar também o vídeo da reunião" está ligado
• Quem pode ver: em ①, quem pode ver aquele objetivo; em ②, quem iniciou e os membros que concordaram e participaram; em ③, quem fez a solicitação (quando vinculada a um objetivo, quem pode ver aquele objetivo). Você também pode mostrar a outras pessoas com "Share" no Drive. Os administradores da organização podem ver independentemente da atribuição (→ Segurança e tratamento de dados)
• Excluir: no Drive, pressione "…" na linha da ata → "Move to trash". Quem pode excluir são as pessoas que podem editar aquela ata. Depois de excluída definitivamente da lixeira, não é possível recuperá-la (→ Drive "Excluir definitivamente da lixeira")

Notas comuns

• Gravação e transcrição exigem o consentimento dos participantes. Durante a gravação, um aviso é mostrado a todos, e os retardatários também recebem um pedido de consentimento (recusar significa sair)
• Gerar atas consome tokens de IA. Se seu saldo estiver baixo, você não pode iniciar
• O número máximo de participantes da reunião é 50
• O bot de atas não está disponível no plano Starter (→ Planos e cobrança)